Neste artigo você vai ler:

Sabia que existe a opção de usar um software de gestão de custos para otimizar o dia a dia do seu negócio? Pois é, essa ferramenta é bastante útil porque ajuda a economizar tempo e dinheiro.

E não pense que esse tipo de sistema é difícil de usar ou custa caro, viu? Na verdade, existem várias opções gratuitas e, por sinal, indicamos uma delas no final deste artigo.

Siga a leitura para conhecer a solução, além de aprender como fazer a gestão de custos em um software de gestão e quais as vantagens dessa ferramenta para as empresas!

Primeiramente, o que é gestão de custos?

Em suma, gestão de custos é um conjunto de processos que servem para identificar os gastos de um negócio. Isso ajuda a elaborar estratégias para usar os recursos disponíveis corretamente, bem como reduzir os gastos da administração.

Compreendeu o conceito? Então, continue lendo para conferir quais são as ferramentas de gestão de custos mais efetivas!

Quais são as ferramentas de gestão de custos? As 2 melhores opções

Agora que você aprendeu o que é e para que serve, pode se questionar: quais são os tipos de software de gestão de custos? É bom saber que existem várias ferramentas para este fim, mas as duas melhores são: planilhas e softwares de gestão de custos.

Quer saber mais como elas funcionam? Continue a leitura, que explicamos direitinho para você a seguir!

1. Planilhas

A primeira dica de ferramenta para gestão de custos são as planilhas. Elas são práticas de usar, gratuitas e podem ser acessadas pelo computador ou celular.

A grande vantagem dessa ferramenta é que ela pode ser compartilhada, para que todos os responsáveis possam utilizá-la ao mesmo tempo, com o armazenamento em nuvem. O problema dessa funcionalidade é que os softwares geram versões diferentes dos arquivos.

Essa alternativa requer bastante cuidado durante o uso. Isso porque as entradas são inseridas manualmente. Logo, os riscos de errar um número e colocar todo o trabalho a perder são grandes.

Caso queira experimentar, saiba que temos várias opções de planilhas gratuitas para você baixar e agilizar sua gestão de custos. Confira:

2. Software de gestão de custos

A segunda opção, que costuma ser a mais viável, é um software de gestão de custos. Essa ferramenta é integrada e, por isso, não necessita de tanto controle durante o uso, já que os dados costumam ser atualizados automaticamente sempre que há alguma alteração.

Em decorrência disso, os softwares costumam ser mais fáceis de usar, ajudando a economizar tempo e dinheiro. Em se tratando dos tipos de sistemas, há versões gratuitas e pagas, mas vamos prosseguir com um exemplo que é totalmente free.

Continue lendo para aprender como realizar a gestão de custos em um software de gestão, usando como exemplo o Awise!

Como realizar a gestão de custos em um software de gestão?

O primeiro passo para realizar a gestão de custos em um software de gestão é criar uma nova despesa. No Awise, isso é feito diretamente no meu principal, no campo financeiro. Em seguida:

  • insira a data de pagamento da despesa e uma breve descrição da conta;
  • escolha uma categoria (aluguel, salário etc.);
  • defina a forma de pagamento (à vista ou a prazo e se será em dinheiro ou cartão);
  • revise as informações e salve!

Feito isso, você adicionou um novo custo no seu sistema. Fácil, não é mesmo?

>>>> Antes de seguir, aproveite para ler nosso artigo: como fazer um bom controle de custos e manter as finanças no azul?

Por que você deve investir em um software de gestão de custos? 3 vantagens

Entendeu quais são as ferramentas de gestão de custos e como elas funcionam? Pois veja a seguir a explicação do porquê você deve investir em um sistema online, mostrando as principais vantagens dele para seu negócio!

1. Agiliza o trabalho

Uma das principais vantagens de um software de gestão de custo é a otimização dos processos. Ou seja, o trabalho toma menos tempo, já que todas as funções são integradas.

Em outras palavras, as informações são compartilhadas e, por isso, você não atualiza cada entrada manualmente, basta inserir os dados em um campo e os outros ligados a ele recebem a informação automaticamente.

2. Padroniza os processos

O segundo benefício é a padronização dos processos. Imagine que você é o responsável por fazer a gestão de custos, mas, por qualquer que seja o motivo, não consegue realizar isso um dia e precisa designar um colaborador para executar a tarefa.

Contando com um software, o funcionário não fica perdido, pois tem um “guia” ditando as ações necessárias. Com isso, você evita erros que prejudicam todo o trabalho e tem a segurança de que, mesmo quando não estiver presente, as tarefas importantes serão feitas com a mesma qualidade.

3. Reduz os custos

Para finalizar, um software de gestão de custos reduz os gastos diários. Isso acontece porque, com ele, você não depende de vários funcionários para realizar uma tarefa simples. Basta que uma pessoa fique responsável por inserir os dados no software.

Adicionalmente, um sistema online ajuda a não esquecer as datas de vencimento de alguma conta. Como resultado, evita o pagamento de multas e juros por atrasos ou possibilita a negociação de melhores condições para a quitação adiantada das despesas.

>>> Leia mais: 5 ideias de planejamento financeiro para pequenas empresas

Como escolher um bom software de gestão de custos para sua empresa?

Após ver como usar e quais são os benefícios de um software de gestão de custos, ficou tentado a investir nessa ferramenta? Pois confira alguns pontos que você deve avaliar durante a escolha, para garantir que usará a melhor opção:

  • preço;
  • usabilidade;
  • integração;
  • funcionalidades.

Resumindo, um bom software de gestão de custos precisa caber no seu bolso, ser fácil de usar, permitir a integração com sistemas já usados e oferecer todas as ferramentas necessárias para um bom controle financeiro.

Um ótimo exemplo de sistema que possui todas essas características é o Awise. Só para exemplificar, você:

  • cadastra as despesas;
  • controla as contas recorrentes;
  • prevê gastos e receitas;
  • acompanha o fluxo de caixa;
  • e muito mais.

E o melhor de tudo é que você não tem que pôr a mão no bolso para gastar um centavo, porque o Awise é gratuito. Inscreva-se e comece a testar hoje mesmo para ver na prática o que ele pode fazer pelo seu negócio!