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Já pensou em usar um software de gestão de contas para monitorar seus gastos e receitas? Pois saiba que essa é uma ótima opção de ferramenta, com vários benefícios práticos para empresas de qualquer tamanho.

Em especial, trata-se de um sistema que centraliza as informações e, com isso, otimiza o controle. O resultado é que seu time comete menos erros e, adicionalmente, aumenta a produtividade.

Quer saber mais? Então, continue lendo para conferir:

  • ferramentas utilizadas para controlar as contas;
  • benefícios de usar um software de gestão financeira para pequenas empresas;
  • dicas de como escolher a melhor opção para o seu negócio!

Quais são as ferramentas utilizadas para controlar as contas?

Você já se questionou a respeito de quais são as ferramentas utilizadas para controlar as contas? Pois saiba que essa é uma dúvida bem comum entre gestores e empresários que se preocupam em otimizar o dia a dia da empresa.

E, já respondendo ao questionamento, atualmente, usam-se duas ferramentas principais: planilhas do Excel ou softwares de gestão de contas. Ambas são acessíveis e bem fáceis de adotar.

Dito isso, veja quais são os sistemas de gestão financeira mais usados e como cada um deles funciona na prática!

1. Planilhas

Entre as ferramentas de gestão de contas mais usadas pelas empresas estão as planilhas do Excel. Elas são práticas, personalizáveis e podem ser compartilhadas à vontade entre os responsáveis pelo controle financeiro do empreendimento.

O funcionamento é bem simples, bastando inserir os dados das contas nos campos específicos e monitorar o registro constantemente. Fácil, não é?

Porém, a entrada de informações manualmente traz um certo nível de risco para esse gerenciamento. Isso porque as chances de errar algum dado são grandes. Por esse motivo, é bom prestar bastante atenção ao preencher as planilhas.

Para você não ter que fazer uma planilha de contas a pagar e receber do zero, a QuantoSobra disponibilizou um modelo completo e gratuito para você baixar!

2. Software de gestão de contas

A segunda opção é um sistema de controle de contas. Se você está se perguntando “o que é um software de gestão financeira?”, saiba que a resposta é bem simples. Essa é uma ferramenta online que dispõe de diversas funcionalidades para realizar o monitoramento das contas de um negócio.

Diferentemente das planilhas, aqui as entradas são automatizadas. Em outras palavras, você não insere todos os dados manualmente e pode, inclusive, transferir informações de documentos externos para ele.

Como funciona um software de gestão financeira?

Agora que você já sabe o que é um software de gestão financeira, vamos entender como essa ferramenta funciona.

Em suma, esse é um sistema que conta com várias funcionalidades para o registro e monitoramento das contas de uma empresa. Simples, certo? Na prática, ele age como um banco de dados.

Nesse sentido, você usa-o para inserir todas as informações sobre as contas. Para compreender melhor, preparamos um tutorial simples de como fazer esse registro, usando como base o sistema do Awise:

  • acesse sua conta Awise;
  • vá até o campo financeiro e escolha entre as opções contas a receber ou contas a pagar;
  • insira os detalhes da conta (valor, data, breve descrição etc.);
  • revise as informações e salve.

Pronto, viu como é fácil? Agora, siga a leitura para descobrir quais as vantagens de utilizar um software de gestão financeira na sua empresa!

>>>> Para aprender mais, leia nosso artigo: controle de contas — o que é + importância + passo a passo

Quais as vantagens de utilizar um software de gestão financeira?

Deu para perceber que um software de gestão de contas é uma ferramenta muito útil, certo? Para te convencer de vez a investir em um sistema como esse, explicamos abaixo quais as vantagens de utilizá-lo. Confira!

1. Otimização dos processos

O primeiro benefício do uso de um software de gestão de contas é a otimização dos procedimentos. Isso significa que ele ajuda a criar um guia, detalhando tudo que deve ser feito para uma gestão de contas eficaz.

Para ficar mais claro, imagine a seguinte situação. Existem várias pessoas responsáveis por controlar as contas de uma empresa.

Em dado momento, cada uma delas preenche uma planilha diferente, devido a uma falha na comunicação. O resultado são informações divergentes ou, pior, a perda de dados essenciais para a gestão.

Com um software, isso não costuma acontecer, pois o processo usa apenas um sistema e todos têm acesso à mesma interface, padronizando as informações.

2. Economia de tempo e mão de obra

Para uma empresa funcionar, é necessário que todos os departamentos funcionem em conjunto. Agora, imagine ter que preencher dezenas de planilhas todos os dias? Isso toma bastante tempo.

Se você usar um programa de gestão de contas, que também possua outras funcionalidades, pode fazer tudo isso em menos tempo, pois muitos dos processos são integrados.

Com isso, você aumenta sua produtividade e usa o tempo extra para se dedicar a outras atividades essenciais para a gestão.

3. Redução dos erros

Outro benefício de um software de gestão financeira para pequenas empresas é a redução dos erros. Voltemos ao exemplo do primeiro item: se há uma falha na comunicação durante o compartilhamento das planilhas, existe a chance de inserir uma informação errada.

Já com um programa, onde todos têm o mesmo acesso, é possível conferir e importar os dados com alguns cliques, garantindo a veracidade deles.

O resultado de todos os benefícios que trouxemos aqui é uma melhora geral dos resultados da companhia, visto que os processos são mais precisos.

>>>> Veja mais: 5 ideias de planejamento financeiro para pequenas empresas

Como escolher um bom software de gestão de contas?

E aí, gostou de saber quais são os sistemas de gestão financeira e está interessado em utilizar um software para otimizar seu controle de contas? Então, fique de olho nesses pontos na hora de escolher o melhor para o seu negócio:

  • preço;
  • usabilidade;
  • integração;
  • funcionalidades extras.

Em suma, ele tem que caber no orçamento, ser fácil de usar, se conectar com outros sistemas — como de bancos — e possuir mais funcionalidades. E um exemplo de ferramenta que oferece tudo isso é o Awise.

Adicionalmente, com esse software, você consegue:

  • cadastrar as despesas e contas recorrentes;
  • prever receitas e gastos;
  • acompanhar o fluxo de caixa;
  • emitir documentos fiscais;
  • e muito mais.

E nem precisa colocar a mão no bolso para usar, porque o Awise é gratuito. Aproveite para fazer sua inscrição agora mesmo e veja como ele pode ajudar sua empresa!