Sistema integrado: como ele pode revolucionar gestão da sua empresa

Um sistema integrado traz para uma empresa a união de todos os setores na hora da gestão. Nesse artigo você vai entender porque é essencial que uma empresa que deseja alcançar o sucesso tenha um sistema do tipo.

O que você diria se existisse a possibilidade de fazer a gestão completa da sua empresa de maneira centralizada? Com os dados de todos os setores do negócio concentrados em um lugar só, gerando relatórios completos, gerenciamentos financeiros automáticos, controle de estoque atualizado eletronicamente e muito mais?

Essa é a proposta de um sistema integrado de gestão de empresas. Ele foi criado, ainda com outro nome e com funções bem limitadas, na década de 60 e, já naquela época, visava automatizar a gestão de certos setores das empresas que eram complexos e trabalhosos demais para os colaboradores.

Com o tempo a tecnologia evoluiu e as funções que um sistema do tipo consegue executar também. Os sistemas integrados agora conseguem atender bem mais de um setor, fazendo exatamente o que o nome sugere: integrar a gestão de todas as áreas vitais de um negócio em um lugar só.

Independente do ramo da empresa, todo negócio tem que lidar com processos burocráticos e financeiros. Todas as empresas lidam com fluxo de caixa, pagamento de colaboradores, investimentos específicos, etc.

Muitas vezes, dependendo do tamanho da empresa, são contratados diversos funcionários para fazer a gestão de cada uma dessas áreas, aumentando os custos e, também, a complexidade dessas atividades, que levam tempo para serem executadas.

São esses custos e esse tempo gasto que um sistema integrado de gestão empresarial tem o objetivo de diminuir. Ao automatizar essas gestões o empresário não só economiza tempo e dinheiro mas, também, agiliza processos, facilita a comunicação interna entre setores, facilita a negociação com fornecedores e muito mais.

Vamos entender o que é e qual, exatamente é a proposta de um sistema integrado.

O que é sistema integrado

Um sistema integrado é um programa criado para fazer a gestão de todos os setores da empresa e unificar os resultados e informações geradas em um lugar só.

Exatamente como o nome indica, um sistema integrado de gestão empresarial vai centralizar e integrar as áreas importantes de um negócio e vai reunir os dados de cada uma delas para gerar relatórios completos sobre a situação da empresa.

É claro que esse é apenas o conceito de um programa do tipo. Ao longo do artigo você vai perceber que existem ainda mais vantagens em um sistema desses.

Muitos conhecem o sistema integrado pelo nome de sistema ERP. A sigla, bastante conhecida, significa Enterprise Resource Planning, ou Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais.

Foi por esse nome que esse tipo de recurso ficou conhecido lá na década de 90, quando a tecnologia começou a se desenvolver com mais rapidez e começou a focar, também, na gestão de negócios.

Benefícios do sistema integrado de gestão

Bom, se você chegou até esta parte do artigo, você já deve ter notado diversos benefícios de adotar um sistema integrado para sua empresa. Aqui neste capítulo, a gente vai listar mais algumas tarefas essenciais que um sistema do tipo pode fazer seu negócio.

• Redução de custos

Esse fator é um dos mais atrativos para a maioria dos empresários, afinal, quem não quer gastar menos?

A partir do momento em que a gestão da sua empresa é feita por um software ERP, diminui substancialmente o número de funcionários necessários para executar determinadas tarefas. O número de horas exigidos para isso também é reduzido drasticamente, uma vez que, agora, é um programa de computador fazendo os cálculos e gestões de cada setor.

• Confiabilidade e segurança

É bem difícil confiar nos resultados de uma área quando os resultados são gerados por uma planilha do Excel, não é? Isso porque, apesar de serem muito boas para criar listas e fazer certos cálculos, uma planilha do Excel é muito básica para fazer a gestão de um setor inteiro de um negócio. Chega um momento em que os dados são tantos e as atualizações feitas nas planilhas são tantas que fica impossível confiar na veracidade das informações que tem nelas. Isso porque, humanos são falíveis e basta um erro em um cálculo para todo um planejamento ir pelos ares.

Por isso, investir em um sistema integrado é investir em segurança. Segurança de dados e confiabilidade nos resultados.

• Agilidade nos processos internos

Outra grande vantagem de um sistema integrado de gestão empresarial é a agilidade que ele traz para todos os processos internos da sua empresa. Como os dados e resultados da gestão de cada área são gerados de maneira automática e instantânea, esses dados vão estar disponíveis para o empresário de maneira imediata.

Além disso, as informações são atualizadas cada vez que um novo dado, número, venda ou compra é feita. Isso garante que os dados sejam sempre reais e que a rapidez esteja sempre garantida. Você ganha em agilidade quando vende algum produto e ele tem baixa automática no estoque, não é? Um sistema integrado faz isso e ainda coloca os dados dessa venda no fluxo de caixa, gerindo o PDV e o estoque ao mesmo tempo.

Esses são alguns dos benefícios de um sistema integrado. É claro que existem muitos outros, como você ainda vai ver nesse artigo.

O que um sistema integrado de gestão tem que fazer?

Embora existam diversos tipos de sistemas do tipo, nem todos executam as funções mínimas que um programa de gestão deve fazer. Alguns são focados somente em uma área da empresa, outros alegam que são completos mas não geram relatórios e assim por diante.

Para que você esteja atento na hora de contratar um sistema ERP completo, a gente vai listar algumas das atividades obrigatórias que eles devem executar para serem considerados bons sistemas integrados.

• Controle de estoque

Essa gestão é essencial para qualquer empresa do ramo do varejo ou qualquer outra que trabalhe com venda de mercadorias. Isso porque, cuidar do controle de estoque e do giro de estoque é cuidar da sobrevivência da empresa.

Se não existe o cuidado com estas áreas, o empresário corre o risco de perder clientes por não ter mercadorias à pronta entrega na hora da venda. Além disso, um controle de estoque mal cuidado aumenta as chances de estragar as relações com os fornecedores, que podem oferecer descontos em compras feitas em datas certas e com certa antecedência.

Um bom sistema de gestão integra o sistema de estoques com o PDV e caixa. Assim, quando você faz uma venda e registra ela pelo leitor de código de barras, o sistema dá baixa nesse produto no estoque e adiciona os valores referentes à venda ao seu caixa. Três funções executadas no mesmo momento e automaticamente.

• Fluxo de caixa

Nada mais exaustivo do que chegar a todo final de expediente e ter que fazer o fechamento do caixa. Além disso, nada é mais chato do que ter que atualizar o seu caixa toda hora.

Nada melhor do que deixar um sistema fazer isso automaticamente por você, não é? Um bom sistema integrado faz a gestão do fluxo de caixa rapidamente, automaticamente e sem erros.

Ele também, cruza todas essas informações com as outras transações que estão ocorrendo na empresa, de modo que todos os dados estejam atualizados e corretos quando você precisar conferir.

Isso poupa o seu tempo e o tempo de seus colaboradores, que vão poder dar atenção às outras tantas tarefas que existem no dia a dia de uma empresa.

• Emissão de notas fiscais

Achou que a gente ia esquecer dessa função, não é? Impossível, ela é essencial para o empresário que trabalha com venda de mercadorias. Um bom sistema integrado faz isso também. Ele emite os mais variados tipos de notas fiscais de maneira que o empresário não tenha problemas com o Fisco. Além disso, emitir notas fiscais evita dores de cabeça para o consumidor também, uma vez que com uma nota fiscal em mão ele tem a certeza de que pode fazer a troca de seu produto caso ele venha com algum defeito.

• Gestão financeira

Como a sua empresa vai poder sobreviver sem ter as suas finanças em dia? Impossível, não é? Por isso, na hora de automatizar a gestão do seu negócio, escolha um sistema integrado que também faça a gestão financeira. Isso porque, se você não mantiver o controle sobre o seu planejamento orçamentário a sua empresa corre os risco de ir à falência.

Por isso, a gestão centralizada é tão importante. Com as informações cruzadas de todas as áreas e setores da empresa, os resultados financeiros são exatos e sem erros, permitindo que você veja, em tempo real a verdadeira situação financeira da sua empresa. Um bom sistema do tipo faz a gestão de todos os aspectos financeiros de um negócio.

• Contas a pagar e receber

O dia a dia de um empresário é bastante corrido e fica quase impossível dar conta de todas as tarefas, mesmo quando se tem um bom time de colaboradores. Por isso, a ideia de automatizar as gestões da empresa é tão atrativa e necessária. Um bom sistema integrado vai fazer até mesmo a gestão de suas contas a pagar e a receber. Isso porque, grande parte do seu orçamento depende de essa área estar em dia e é preciso estar atento.

• Gestão de clientes e crediário

Que tal gerenciar todos os dados que seus clientes cederam para a sua empresa junto com os dados de crediário? Essa função de gerir seus cadastros de clientes é essencial na hora de fazer promoções ou vendas direcionada. Isso porque, com um sistema de gestão você já vai ter em mãos quais são os tipos de produtos favoritos de cada cliente. Assim fica fácil pegar o telefone dele e oferecer justamente aquele produto quando ele estiver na promoção.

Além disso, fazendo a gestão de clientes você vai diminuir os índices de inadimplência, uma vez que você vai saber para quem pode ou não pode vender e sob quais condições é mais indicado fazer negócios com cada pessoa. Além disso, um bom sistema do tipo também tem integração com a consulta aos órgãos de proteção ao crédito, de forma que você possa fazer a consulta de maneira imediata, para descobrir se o cliente tem o nome negativado ou positivado.

 

Legal, não é? Essas são apenas algumas das funções que um sistema integrado deve fazer. Existem muitas outras para cada tipo de empresa.

Se você quer testar, gratuitamente um sistema de gestão integrada, sem compromissos nem custos você deve conhecer o QuantoSobra.

Ele executa todas essas funções que citamos no texto, e muito mais como, geração de etiquetas de preços, controle de vendas, recibos e carnês, e muitas outras funções.

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