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Ter um sistema de gestão de cartões é fundamental para manter o controle sobre esta modalidade de pagamento, que segue liderando as preferências dos consumidores em compras físicas ou digitais.
De acordo com a Abecs (Associação Brasileira de Empresas de Cartões de Crédito e Serviços), em matéria da Agência Brasil, compras com cartões de crédito, débito e pré-pagos somaram R$ 827 bilhões no terceiro trimestre de 2022. O índice é 20% superior ao do ano anterior.
Dentre as modalidades de pagamento em cartão citadas acima, o cartão de crédito cresceu 25,6% no trimestre, registrando um total de R$ 527,6 bilhões em pagamentos.
Não perca a oportunidade de usar a receita das vendas em cartão de crédito a favor da sua empresa. Descubra o que é gerenciamento de cartão e como escolher o melhor sistema para administradora de benefícios.
O que é gerenciamento de cartão?
Gerenciamento de cartão é o conjunto de atividades realizadas com o intuito de acompanhar a movimentação de valores oriundos de compras em cartões de débito e crédito. Esses valores também são conhecidos como recebíveis, e, de forma geral, estão atrelados a três operações:
1- vendas realizadas;
2- valores futuramente repassados pela operadora das maquininhas de cartão;
Por que fazer o gerenciamento de cartões?
Ao incorporar as tarefas de monitoramento e gestão de recebíveis à rotina, seu time financeiro tem um controle adicional sobre:
- fluxo de caixa do negócio;
- possibilidades de investimento (em decorrência da entrada de valores recebíveis);
- necessidade de remanejar recursos (quando há atrasos ou intercorrências no pagamento dos valores);
- cobrança indevida de taxas pelas operadoras.
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Desafios do gerenciamento de cartões
Nós sabemos o quão complicado pode ser gerenciar as transações feitas em cartões em meio a tantos outros processos comerciais.
Se você chegou até este artigo em busca de um sistema de gestão de cartões para simplificar sua rotina, certamente já enfrentou um ou mais desafios como estes:
1. Solicitações de chargeback
Quando um pagamento é revertido, seja pela solicitação de estorno por parte do cliente ou pelo não-reconhecimento da compra, há um processo conhecido como chargeback. Nesses casos, a operação acontece diretamente entre a operadora de cartão e o usuário, sem a mediação da loja.
Em casos como os citados anteriormente, o valor é devolvido ao consumidor, mas permanecem as taxas cobradas pela operadora da maquininha para a loja. Sendo assim, sua dívida com o fornecedor permanece, ainda que não haja recebimento nenhum pela operação.
É bastante comum que as lojas não separem uma margem do fluxo de caixa para possíveis chargebacks, ou mesmo que não acompanhem esse tipo de movimentação junto às operadoras. Isso gera prejuízos e pode desbalancear o controle de contas da empresa.
2. Taxas das operadoras
O segundo desafio da gestão de cartões diz respeito às taxas das operadoras — ou, em muitos casos, o desconhecimento sobre elas.
Muitas operadoras de maquininhas de cartão cobram diferentes taxas por transações realizadas no aparelho. Sobretudo para empresas que usam mais de um sistema, desconhecer a tabela de cobranças pode levar a surpresas desagradáveis na hora do fechamento.
3. Rotina de acompanhamento dos dados
Estabelecer uma rotina de acompanhamento das transações em cartões de crédito é, sem dúvidas, um desafio dos gestores.
Fazer a conferência de vendas registradas no sistema e nas maquininhas é crucial para contornar erros precocemente e evitar que um engano se torne um transtorno financeiro para a empresa.
4. Armazenamento de informações-chave
Por fim, desenvolver um método eficaz para armazenar os dados e informações relacionados às compras realizadas com cartões segue sendo um desafio para gestores de empresas.
As mais tradicionais seguem apegadas a métodos como os cadernos, blocos de notas e até planilhas. Utilizar essas ferramentas como apoio realmente ajuda a não perder elementos importantes de vista. Entretanto, é possível tornar o monitoramento mais efetivo e colaborativo com ferramentas como o sistema de gestão de cartões, que integra e simplifica o processo.
Por que usar um sistema de gestão de cartões?
No tópico anterior, adiantamos algumas das grandes vantagens de usar um sistema de gestão de cartões. De maneira geral, podemos dizer que o objetivo principal da ferramenta é facilitar o controle financeiro do negócio.
E como isso acontece? Aqui estão 3 formas.
1. Ajuda a controlar vendas
Ter um sistema de gestão de cartões é uma maneira eficiente de controlar suas vendas. Isso porque, na ferramenta, você insere informações sobre todas as compras, sejam elas pontuais, recorrentes, em pequena ou larga escala. Além disso, com base naquilo que for inserido, pode-se analisar, diariamente, a performance da equipe e os produtos com maior saída.
2. Reduz os riscos de erros e prejuízos
Quando os vendedores não têm o hábito de inserir os dados de vendas em cartão no sistema, as chances de identificar erros e evitar prejuízos são reduzidas.
Por sinal, a desorganização dos apontamentos de vendas a prazo impede a realização do double check diário entre os registros da maquininha e as informações do sistema.
Além disso, impossibilita a conferência da procedência da transação, caso um cliente faça uma reclamação ou diga, por exemplo, que deseja um estorno.
3. Potencializa a produtividade da equipe
Ter acesso a informações organizadas e acessíveis a qualquer momento é um importante estímulo à produtividade.
Sabendo que podem usar o sistema de gestão de cartões para obter insights sobre a rotina de vendas e conferir dados-chave, as equipes conseguem solucionar tickets com muito mais agilidade e se dedicar a outras tarefas.
Como escolher um sistema para administradora de benefícios?
Agora que você já conhece os benefícios do sistema de gestão de cartões, é hora de entender o que levar em conta para escolher o seu.
Algumas perguntas podem nortear a definição do melhor sistema para administradora de benefícios. Confira os exemplos!
- Qual é o seu setor de atividade?
- Qual é o tamanho da sua empresa?
- O que você pretende fazer com o sistema de gestão de cartões?
- Você vai precisar de um bom atendimento/suporte?
- O valor do software é adequado?
- A ferramenta tem boa usabilidade?
- A empresa fornecedora oferece treinamento ao time?
- Qual a frequência de atualizações do sistema?
- Ele faz integrações com outros serviços que a empresa já usa?
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- gestão da logística de entregas;
- gestão das metas;
- acompanhamento de inadimplência;
- relatório de vendas;
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