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Se você busca os melhores caminhos para manter a saúde financeira do seu negócio, é importante ter em mente a relevância de contar com um sistema de controle de contas a receber para facilitar o processo.
Isso porque, com a ajuda da ferramenta, fica mais fácil gerenciar todos os recebimentos da empresa, bem como identificar inadimplências em tempo hábil e efetuar as cobranças antes que prejudiquem o andamento do seu projeto.
Quer entender como funciona o sistema e de que maneira ele impacta positivamente no seu planejamento estratégico? Continue a leitura!
Qual a diferença entre contas a pagar e receber?
Contas a pagar representam as despesas da empresa, ou seja, a quantia devida a seus fornecedores, parceiros, prestadores de serviço e colaboradores.
Já as contas a receber são aqueles valores devidos à empresa.
Para te ajudar a entender, de forma detalhada, a composição das contas a pagar e a receber, veja a lista a seguir. Ela contempla os principais valores atribuídos a cada segmento.
Contas a pagar
Fazem parte da lista de contas a pagar os gastos fixos (que incidem mensalmente sobre o orçamento da empresa) e variáveis (despesas imprevisíveis), como:
- aquisição de matéria-prima;
- compra de equipamentos;
- reformas e ajustes estruturais;
- pagamento de salários;
- tributos e impostos;
- contas de luz e água;
- aluguel de espaços;
- manutenção e consertos.
Contas a receber
As contas a receber, por outro lado, são representadas pelos valores devidos à empresa. Fazem parte desta lista itens como:
- vendas a prazo ou em parcelas;
- títulos de crédito;
- aportes de investidores;
- notas promissórias;
- verbas indenizatórias;
- etc.
O que é o sistema de contas a receber?
O sistema de contas a receber é uma ferramenta pensada para facilitar sua gestão de receitas. Com a plataforma, você armazena informações e dados sobre a natureza do recebimento, o pagador e o prazo acordado para a quitação da dívida. A partir daí, gerencia cada recebível de forma organizada.
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Como fazer o controle de contas a receber?
É importante ter em mente que o controle de contas a receber deve ser incorporado à rotina como uma prática cotidiana. Aliás, para garantir um gerenciamento confiável e realista, os dados precisam ser atualizados e conferidos constantemente.
Veja, a seguir, quais as condutas indicadas para quem quer entender como fazer o controle de contas a receber.
1- Separe todas as contas a receber
Organização é a chave para um bom gerenciamento de processos organizacionais. Ainda que você conte com um sistema de controle de contas a receber para automatizar parte da rotina, separar os valores devidos previamente impede que algo se perca de vista.
Dessa forma, o ideal é fazer um balanço diário de contas a receber. Anote o descritivo do montante recebido, assim como os dados básicos de contato do responsável pelo pagamento e a data acordada para a quitação, mantendo as informações em um local de fácil acesso.
2- Insira as informações no seu sistema de controle de contas a receber
Tão importante quanto organizar os valores a receber é a gestão dessas informações. Afinal, é a partir do controle de adimplência e inadimplência que a empresa identifica oportunidades para estimular o pagamento e reverter potenciais crises.
Por isso, escolha um bom sistema de contas a pagar e receber online. Além de unificar o diretório de informações (reduzindo as chances de perder dados importantes), a ferramenta facilita o trabalho e o controle colaborativo dos valores devidos à empresa.
3- Crie uma rotina de cobranças e negociações
Dados armazenados? É hora de começar o gerenciamento! Um dos pontos-chave de um efetivo controle de contas a receber é a possibilidade de criar uma rotina de cobranças.
Dessa maneira, você reduz as chances de inadimplência e fortalece a imagem da sua empresa como um negócio sólido e sério.
Quer dicas sobre como estruturar um programa de cobrança de clientes inadimplentes? Dê o play no vídeo abaixo e veja alguns insights:
Em alguns casos, a cobrança de dívidas já não é suficiente para estimular o pagamento. Especialmente quando o valor devido é expressivo, a negociação pode ser uma importante aliada para reduzir o prejuízo da sua empresa.
Nesse caso, ofereça soluções amigáveis para o pagamento: parcelamentos e descontos são algumas das possibilidades. Mas não se esqueça de se assegurar que as ofertas sejam viáveis para o seu negócio. Do contrário, o ditado “o barato sai caro” fará mais sentido do que nunca por aí.
Por sinal, lembre-se de analisar bem e propor condições que não te prejudiquem. Caso contrário, o plano fará mais mal do que bem.
4- Observe suas finanças para além do controle de contas a receber
Ter o controle sobre os prazos e valores devidos é um importante passo para uma gestão financeira eficiente. Porém, é preciso enxergar um pouco além para entender que esta é apenas uma peça de um quebra-cabeças maior: o fluxo de caixa.
Nessa perspectiva, analise outras variáveis relacionadas às finanças do negócio e trabalhe para manter o equilíbrio da empresa.
É comum que a análise completa do fluxo de caixa aconteça uma vez por mês, com levantamentos completos a cada ciclo (que pode ser semestral ou anual). O objetivo destes balanços é verificar se a empresa performou conforme o esperado e se a relação entre gastos e receitas foi satisfatória.
Vantagens de um sistema de contas a pagar e receber online
E aí, já se convenceu de que um sistema de controle de contas a receber pode simplificar a sua vida? Se você ainda tem dúvidas sobre a aplicabilidade da ferramenta na rotina da empresa, aqui vão mais alguns argumentos para te ajudar a entender suas vantagens.
- Custos reduzidos: com o sistema de controle de contas a receber, você acompanha de perto os valores que entram no caixa. Logo, pode propor contratos com condições mais vantajosas junto aos fornecedores.
- Gestão financeira otimizada: fica mais fácil gerenciar os recursos disponíveis quando você tem controle dos recursos que entram e saem do negócio.
- Processo de cobrança mais efetivo: com o sistema, você acessa com facilidade os valores e as datas limites para os pagamentos. Assim, pode elaborar planos de ação efetivos para reduzir a inadimplência.
- Aumento das chances de pagamento: a cobrança efetiva de contas a receber potencializa as chances de pagamento.
- Antecipação de riscos: observar os fluxos de contas a receber ajuda a identificar potenciais crises decorrentes do não-pagamento de dívidas e traçar planos de ação para revertê-las.
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