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Já pensou em usar um programa para pagar contas para otimizar sua gestão financeira? Se a resposta for “não”, saiba que está perdendo uma ótima oportunidade de reduzir os custos operacionais e aumentar a produtividade do seu negócio.

Pois é, um sistema de contas a pagar e receber online entrega tudo isso e ainda é mais fácil de usar. Com ele, você pode esquecer as dezenas de planilhas, já que um software centraliza as informações essenciais para a saúde financeira em um só lugar.

Quer saber como usá-lo? Continue lendo para conferir um passo a passo simples de como pagar contas por um software de gestão, além de dicas de como escolher o melhor programa para a sua empresa!

Como controlar as contas a pagar de uma empresa? 2 ferramentas gratuitas

Antes de mais nada, saiba que as contas a pagar são todas as despesas que uma empresa tem para continuar se mantendo. Isso inclui:

  • aluguel;
  • salário dos colaboradores;
  • contas de energia e água;
  • internet;
  • contratação de funcionários temporários;
  • etc.

Então, como pagar as contas de uma empresa, sem se perder no meio de tantas informações? Bem, a resposta para esse questionamento é bem simples: basta usar uma planilha ou programa para quitar tudo em dia e centralizar o armazenamento dos dados.

A seguir, explicamos como cada uma dessas ferramentas funciona, assim, você pode escolher a melhor para sua empresa!

1. Planilhas

A primeira opção são as planilhas do Excel. Elas existem há anos e, até hoje, são usadas por empresas de todo o mundo, por serem práticas e poderem ser compartilhadas livremente.

Para controlar as contas a pagar usando planilhas, não se esqueça de anotar nada e sempre confira as entradas duas vezes. Isso evita um problema comum dessa ferramenta, que é inserir um dado errado.

Para te ajudar nisso, a QuantoSobra disponibilizou uma planilha gratuita de contas a pagar e receber. É só baixar e usar!

2. Software

Outra opção bem interessante é um programa para pagar contas, como o Awise. Essa ferramenta vem ganhando bastante popularidade por ser mais prática e segura, já que centraliza diversos procedimentos.

Após fazer o lançamento das contas na plataforma, você não precisa acessar dezenas de planilhas. Basta usar um único sistema para gerir todos os pontos do empreendimento, como o pagamento de contas e o fluxo de caixa, só para exemplificar.

Como pagar as contas de uma empresa pelo Awise?

Ficou se perguntando como pagar as contas de uma empresa por um software? Logo adiante, confira o passo a passo que montamos, usando o Awise de exemplo, para te explicar como fazer isso rapidamente:

  • acesse sua conta Awise e vá até o menu principal;
  • escolha o campo financeiro e, em seguida, clique em contas a pagar;
  • selecione a despesa e clique em pagar;
  • insira as informações da conta (valor, forma de pagamento, juros, multas etc.);
  • clique em salvar e pronto!

Com apenas esses passos, você paga uma conta, de maneira simples e rápida, bem como a despesa é, automaticamente, marcada como quitada. Prático, não é mesmo?

Caso tenha restado alguma dúvida, basta assistir a este vídeo com o tutorial completo:

>>>> Adicionalmente, leia: como organizar as contas a pagar e melhorar a gestão financeira?

Por que usar um programa para pagar contas? 3 vantagens dessa ferramenta

Até aqui, falamos que o sistema de contas a pagar e receber online é uma ferramenta muito útil, certo? E, agora, deixaremos claro os motivos pelos quais você deveria investir em uma solução como essa. Para isso, listamos 3 vantagens a seguir!

1. Agiliza os processos

Uma empresa não possui apenas uma conta para pagar. Na verdade, são inúmeras despesas que devem ser quitadas todo mês e, portanto, fazer tudo isso “manualmente” pode ser bastante complicado.

O programa para pagar contas agiliza esse processo, já que demanda poucos cliques para manter suas contas em dia. Ou seja, você finaliza tudo em menos tempo, especialmente porque não precisa marcar em outra ferramenta que quitou uma dívida.

2. Reduz os riscos

Muitas contas trazem consigo riscos de errar um valor na hora de preencher uma planilha ou até mesmo esquecer completamente de pagar um dos boletos. Isso resulta no acúmulo de multas e juros que podem levar a empresa à inadimplência.

Com um software, você monitora tudo a ser pago e, ainda, é avisado quando chegar a data de vencimento. Assim, é mais difícil se esquecer ou errar algum lançamento.

3. Diminui os gastos

Por fim, destacamos a redução dos custos operacionais. Tenha em mente que, em geral, é necessário apenas uma pessoa para pagar as contas e registrar todas as movimentações, já que esse tipo de programa é mais fácil e prático de usar.

Logo, você não tem que contratar mais colaboradores para “dar conta” do serviço. E, como mencionamos, um software diminui os riscos de esquecer a data de vencimento de uma conta e ter que pagar juros e multas por atraso.

O resultado é que você economiza dinheiro e, simultaneamente, melhora a gestão de contas a pagar.

>>>> Aprenda mais: controle de contas a pagar — 11 etapas para fazer corretamente

O que um bom sistema de contas a pagar e receber online deve ter?

E aí, ficou com vontade de investir em um programa para pagar contas? Pois saiba que, para escolher a melhor opção para o seu negócio, é fundamental que o software seja:

  • acessível;
  • de fácil uso;
  • integrado a outras plataformas;
  • repleto de funcionalidades extras.

Dessa maneira, você consegue não apenas pagar contas, mas também realizar diversas atividades essenciais para uma gestão eficiente. Um ótimo exemplo de software que entrega tudo isso é o Awise.

Com ele, além de pagar contas, você consegue:

E não fique pensando que tudo isso custa caro, porque o Awise é um sistema 100% gratuito. Aproveite para fazer sua inscrição e confira o que ele pode fazer pela sua empresa!