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A gestão de contas a pagar é uma das atividades mais importantes de qualquer empresa. Ela possibilita o acompanhamento das despesas e dá insights poderosos sobre a saúde financeira do empreendimento.
Sendo assim, é fundamental usar um bom programa de controle de contas a pagar. Essa ferramenta permite uma gestão mais eficaz, reduzindo a incidência de erros e otimizando todo o processo.
Ficou curioso para saber como adotar essa opção na sua empresa? Continue lendo, pois, neste artigo, explicamos como usar um software para este fim e, ainda, falamos quais são os principais benefícios para a gestão!
Primeiramente, o que é controle de contas a pagar?
Controle ou gestão de contas a pagar é o monitoramento de todas as despesas de um negócio. Isso inclui os custos fixos (aluguel, salários etc.) e variáveis (gastos imprevistos e que mudam durante o ano, como a conta de energia). Ficou claro?
Então, vamos aprender como fazer o controle de contas a pagar usando duas opções de ferramentas gratuitas!
Como fazer o controle de contas a pagar? 2 dicas de ferramentas gratuitas
Agora falando de como fazer a gestão de contas a pagar, é fundamental saber que você pode realizar essa tarefa com duas ferramentas: uma planilha do Excel ou um programa de controle de contas a pagar.
Mas como escolher a melhor opção? Nesse ponto, é imprescindível avaliar qual é a mais adequada para o seu modelo de negócio. Para te ajudar a decidir, explicamos um pouco sobre como cada uma delas a seguir. Confira!
1. Planilha
A primeira indicação de ferramenta de controle de contas a pagar é a boa e velha planilha. Ela ainda é muito usada por ser prática, compartilhável e dar margem para personalização de modo que se adéque perfeitamente a qualquer empresa.
Contudo, é a menos funcional das duas opções. Isso porque, na planilha, as entradas são feitas manualmente. Logo, há sempre o risco de errar ou esquecer algum dado ou, pior, perder o arquivo. Apesar disso, é uma ferramenta bastante útil.
Você não tem que montar uma planilha de contas a pagar e receber do zero, basta baixar nosso modelo gratuito e pronto para uso!
2. Programa de controle de contas a pagar
Outra dica de como fazer o controle de contas a pagar é usando um software. Essa ferramenta é a melhor opção, pois é acessível e integrada. Em outros termos, o sistema de contas a pagar é conectado com o de contas a receber e muitos outros.
Isso ajuda a economizar tempo, já que o trabalho pode ser finalizado em poucos minutos, além de evitar erros, pois você tem mais controle sobre as informações inseridas.
Como fazer o controle de contas a pagar usando um software?
Bem, a primeira etapa é fazer o lançamento de contas a pagar no sistema escolhido. Separamos aqui um passo a passo simples, usando como base o programa Awise:
- acesse o menu principal, escolha a opção criar e em seguida despesa;
- informe a categoria para a conta a pagar (como: salário, contas de energia, aluguel etc.);
- insira os dados da despesa (valor e data de vencimento);
- identifique a forma de pagamento;
- revise todas as informações e salve.
Fácil, não é mesmo? Após isso, você terá o registro de todas as despesas e poderá monitorar suas contas a pagar em um só lugar!
>>>> Leia mais: como organizar as contas a pagar e melhorar a gestão financeira?
Vantagens de usar um programa de controle de contas pagar
No tópico anterior, mencionamos que a melhor ferramenta para o controle de contas a pagar é um software. E, para deixar isso ainda mais claro, trouxemos 3 benefícios desse sistema para as empresas!
1. Padroniza os processos
Já pensou em ter que se ausentar da gestão por um tempo e ficar constantemente preocupado se os colaboradores – encarregados temporariamente da sua função – estão fazendo tudo corretamente?
Pois é, isso acaba com o dia de qualquer um. Mas a boa notícia é que, com um programa de controle de contas a pagar, você não precisa se perturbar com isso, visto que ele é fácil e intuitivo de usar.
Adicionalmente, os softwares mostram os campos que devem ser preenchidos e quais informações vão em cada um deles. Logo, você garante que o processo será sempre o mesmo, não importando quem seja o responsável por ele.
2. Otimiza o tempo
Pegando o mesmo exemplo acima, se alguém inseriu um dado errado no controle de contas a pagar, será necessário refazer todo o procedimento, certo? Isso demanda mais tempo e causa estresse.
Além de evitar que isso ocorra, um bom software também agiliza os trabalhos. Dessa maneira, o que antes levaria horas de preenchimento de planilhas, pode ser finalizado em alguns minutos, com poucos cliques.
3. Reduz os erros
Para finalizar, o uso de um software faz com que caiam drasticamente as chances de você errar no controle de contas.
Primeiro, porque ele conta com uma estrutura do que deve ser feito. Segundo, devido à integração, você não insere os mesmos dados em vários campos, já que eles podem ser transferidos rapidamente. Isso, consequentemente, reduz os custos operacionais.
>>>> Leia mais: 5 ideias de planejamento financeiro para pequenas empresas
Como escolher um bom sistema de contas a pagar e receber online?
Foi convencido pelas vantagens de um programa de controle de contas a pagar? Então, continue conosco para aprender o que procurar na hora de escolher a melhor opção para o seu negócio!
Um bom sistema de contas a pagar e receber online precisa:
- ser de fácil uso;
- ter integração com outras plataformas, como bancos;
- oferecer funcionalidades extras que são úteis para a gestão;
- caber no orçamento.
E não é difícil encontrar uma ferramenta que se encaixe em todos esses pontos, viu? Um exemplo é o Awise, que é totalmente gratuito e, além de contar com os benefícios que citamos acima, permite que você:
- cadastre as contas a pagar e receber;
- acompanhe as despesas recorrentes;
- monitore o fluxo de caixa;
- preveja gastos e receitas;
- e muito mais.
Vai perder tempo? Aproveite para fazer sua inscrição e comece a testar o Awise hoje mesmo!
Melhore o controle financeiro do seu negócio com essas seis dicas que deixamos lá no nosso canal no Youtube:
