Aprender como elaborar um plano de ação para uma empresa é  essencial para qualquer empresário ou gestor. Isso porque essa atividade permite que os projetos de curto e longo prazo possam sair do papel, uma vez que determina uma série de estratégias que não apenas agilizam a execução das tarefas, como também as tornam viáveis.

No entanto, tudo isso depende de ações bem planejadas e que aconteçam dentro do tempo estabelecido. E, cabe ao chefe do projeto ter um bom entendimento sobre a cultura do negócio e as limitações de  cada um dos envolvidos  para definir os próximos passos.

Dito isso, neste artigo você aprenderá que os 5 passos para montar um plano de ação para uma empresa são:

  • ter um objetivo, ou meta, bem definido;
  • ter um planejamento bem executado, com tarefas e prazos para conclusão estabelecidos;
  • ter as funções delegadas para os colaboradores mais indicados para cada tarefa;
  • monitorar os resultados durante a execução do plano;
  •  analisar todos os dados recolhidos durante o período.

O que é plano de ação?

Um plano de ação é um tipo de estratégia de planejamento, monitoramento e gerenciamento das atividades de um negócio. Ele é, basicamente, um documento que registra informações sobre tarefas, quem serão os responsáveis por fazê-las, as metas e ainda os objetivos a serem alcançados com a execução correta de tudo que foi definido.

Esse, inclusive, é um dos melhores métodos para fazer com que o planejamento estratégico de uma empresa saia do papel e também para mensurar de maneira realista os resultados de todas as estratégias adotadas no processo de gerenciamento.

Esse plano é construído na forma de um documento, ou mesmo de uma planilha do Excel, e lista todas as atividades que já foram feitas e as que ainda precisam ser executadas dentro da empresa. Quase como se fosse um checklist.

E é esse formato que garante que os colaboradores saibam quais tarefas precisam fazer e que o gerente estipule prazos e possa acompanhar o cumprimento deles.

Qual é o objetivo do plano de ação?

De uma maneira bem simplificada, o objetivo de um plano de ação é facilitar e guiar a execução das tarefas necessárias para que uma empresa alcance um determinado resultado, ou meta.

Pense nele como um guia que serve para deixar todos os seus colaboradores do seu na mesma página, sabendo das suas obrigações, e, portanto, possam trabalhar para atingir um objetivo em comum.

Por conta disso, tem o formato de lista, como foi mencionado no tópico anterior, visto que ele facilita o monitoramento por parte dos gestores.

Vale lembrar também que tempo é um componente escasso e valioso dentro de uma empresa, uma vez que ele é dinheiro. Por isso, o principal objetivo do plano de ação é organizar as atividades para que elas sejam executadas no menor espaço de tempo possível e, ao mesmo tempo, com os melhores resultados.

O que deve conter um plano de ação?

Antes de colocar a mão na massa, também é preciso entender o que deve conter em um plano de ação, para saber criar e, acima de tudo, delegar as tarefas corretamente e até mesmo para saber o que esperar após o término dele.

Dito isso, em um bom plano de ação é essencial que constem, pelo menos, os seguintes itens:

  • meta a ser alcançada com o conjunto de ação;
  • lista com as atividades que devem ser desempenhadas;
  • prazo para que elas sejam concluídas;
  • orçamento que abranja os custos de todas as tarefas;
  • quais colaboradores ficarão responsáveis por cada ação;
  • os resultados que se espera alcançar no final de cada atividade;
  • os possíveis riscos;
  • um plano B, para que os objetivos sejam alcançados caso algo dê errado.

Esses são passos básicos e que valem para empresas de qualquer tamanho. Por isso mesmo, você pode adicionar mais tarefas, caso ache necessário para alcançar o sucesso do seu negócio.

Como montar um plano de ação para uma empresa?

Após ver as dicas de como elaborar um bom plano de ação para sua empresa, você ficou animado para colocar em prática, mas ainda está meio perdido sobre por onde começar?

Então pode ficar calmo, que a seguir você poderá conferir um passo a passo, que mostra quais são as etapas de um plano de ação para sua empresa.

Passo 1: definir o objetivo

A primeira coisa a se fazer ao pensar em como elaborar um plano de ação para uma empresa é definir o objetivo principal dele. Inclusive, essa é a etapa mais importante, pois é o objetivo final, ou seja, a meta a ser alcançada, que guiará todos os passos que serão dados no futuro próximo.

O ideal é estipular um objetivo único e claro. Por exemplo, aumentar as vendas do setor em 25% e, a partir disso, você fará todo o planejamento para que isso seja possível. Deu para entender?

Outro ponto importante é que, estabelecer uma meta logo no início ajudará na hora de calcular as métricas, para verificar se todas as tarefas foram executadas da maneira esperada.

Por isso, lembre-se também de ter profissionais bem capacitados desde o início da operação, para assim, garantir os bons resultados.

Passo 2: fazer o planejamento

Agora que você já definiu claramente qual é o objetivo do seu plano de ação, é preciso planejar a maneira como a execução das tarefas será estruturada. É nesta etapa que você definirá:

  • as ações a serem tomadas para atingir o objetivo final;
  • o cronograma do plano de ação;
  • os responsáveis por cada tarefa;
  • o orçamento disponível para a execução;
  • os recursos materiais e humanos (os colaboradores) necessários para cada ação;
  • todas as outras estratégias que você acha que devem ser adotadas e conhecidas por todos antes do plano ser executado.

Passo 3: delegar funções

Agora sim, chegou a hora de começar a fazer tudo o que foi predefinido. Isso porque, a execução do seu plano é a etapa que vai, realmente, trazer os resultados que foram definidos lá no primeiro passo.

Aqui, você e seus sócios ou o gestor escolhido para encabeçar o projeto, devem separar as atividades programadas em categorias e delegar cada uma delas a uma pessoa ou equipe, dependendo da complexidade da tarefa.

Esse fracionamento traz agilidade às ações e torna mais fácil a execução delas. Além disso, é necessário estipular um orçamento específico para cada uma dessas microatividades. Isso torna o processo de monitoração dos custos e dos resultados mais fácil.

Passo 4: monitorar a execução

Aqui, tudo o que estiver sendo feito no passo anterior deve ser monitorado e mensurado. Isso garante que todas as atividades serão cumpridas com eficiência e que nada ficará para trás.

Esse processo também garante que você possa programar uma correção de rota, caso determinada ação não esteja entregando a reação esperada. No mais, prazos e gastos devem receber uma atenção especial, para que nenhum dos dois extrapole o que tinha sido acordado anteriormente.

Passo 5: analisar os dados colhidos

Esse passo é extremamente importante, não apenas para que você ou seu gestor possam avaliar se as ações tiveram os resultados esperados e que as metas estipuladas foram atingidas, mas também para que seja possível listar todos os erros e acertos do processo.  Isso permite que você já saiba o que deve ou não fazer ao planejar o próximo de ação.

Por esse motivo, recolha todos os dados possíveis sobre o que foi feito durante o período de execução e analise-os com calma, junto com seus sócios.

O que é a metodologia 5W2H?

A metodologia 5W2H é apenas uma das possíveis maneiras de elaborar um plano de ação para uma empresa. Ela define as atividades e itens a serem cumpridos na forma de checklist, que são definidos com o empresário respondendo algumas perguntas iniciais sobre o negócio. Por isso, é relativamente fácil de pôr em prática.

Dito isso, as perguntas são os 5W:

  • what (o que será feito?);
  • why (por que será feito?);
  • where (onde será executado?);
  • when (quando?);
  • who (quem será responsável?).

Já a segunda parte de questões é formada pelos 2H, que significam:

  • how (como será executado?);
  • how much (quanto custará?).

Essa técnica é bastante conhecida por ser completa e detalhada, além de se mostrar efetiva. Todo o método de execução segue os passos listados anteriormente no artigo. Será preciso apenas responder às perguntas já estabelecidas na hora de colocar o plano de ação no papel, o que pode te ajudar a poupar tempo.

Qual é a importância de fazer um plano de ação?

Você já sabe o que é e, agora, chegou o momento de entender qual é a importância de fazer um plano de ação. Em primeiro lugar, é possível destacar o fato dele poder ser aplicado em diversos setores de uma empresa, como gestão de pessoas, controle financeiro e até mesmo na gestão de clientes.

Isso serve para agilizar todo o processo de gerenciamento, fazendo com que seja mais fácil acompanhar tudo o que acontece na empresa e ainda entender o que precisa deve melhorado no futuro.

Por fim, esse processo estimula a colaboração entre os funcionários, ajuda os líderes de cada setor a tomarem decisões e ajuda no crescimento pessoal de todos da equipe.

Agora que você aprendeu como elaborar um plano de ação para uma empresa, sabia que pode simplificar ainda mais esse processo com um bom sistema de gestão empresarial?

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