Você sabe como organizar as contas a pagar da sua empresa? Essa, na verdade, é uma dúvida bastante comum entre os empreendedores que estão começando e, também, entre aqueles mais experientes que desejam melhorar a gestão.

Essa é uma etapa de extrema importância para a saúde financeira, mas que, muitas vezes, é negligenciada. Para colocar em números, uma pesquisa feita pela Serasa Experian mostrou que, no Brasil, existem mais de 6 milhões de empresas inadimplentes.

Pensando em te ajudar com isso, neste artigo você aprenderá o que são contas a pagar e, ainda, verá um passo a passo de como se organizar para não terminar o mês devendo. Confira!

O que são contas a pagar?

Contas a pagar, como o nome já indica, são as despesas que a empresa tem e deve quitar em um determinado período. Ou seja, são os custos necessários para que o negócio continue funcionando.

Por sinal, alguns exemplos desse tipo de gasto são:

  • aluguel;
  • contas de luz e água;
  • internet;
  • salários dos colaboradores;
  • despesas com compra de mercadorias;
  • gastos com transporte e armazenamento dos produtos.

Vale destacar que cada empresa terá uma variedade diferente de contas a pagar. Isso porque cada uma delas possui logísticas distintas e, consequentemente, necessidades particulares.

Qual a importância das contas a pagar para as empresas?

Agora, vamos entender qual a importância das contas a pagar para as empresas. Em primeiro lugar, tenha em mente que a saúde da empresa depende de múltiplos fatores.

Entretanto, é comum que empresários e equipes se concentrem apenas em aumentar o faturamento. É claro que vender mais deve ser um objetivo contínuo, mas, para ampliar os lucros, é vital reduzir os custos, inclusive evitando multas por inadimplência.

Dito isso, entender como organizar as contas a pagar  demonstra as oportunidades de corte de gastos que contribuirão para que sobre mais dinheiro em caixa no final do mês.

Para aprender mais sobre a redução de custos, aperte o play no vídeo a seguir!

Para exemplificar, veja os benefícios de organizar as contas a pagar:

  • garantir a capacidade de cumprir seus compromissos financeiros;
  • manter o crédito junto a parceiros e fornecedores;
  • evitar multas;
  • manter as obrigações contábeis em dia.

Mas, afinal, como organizar as contas do mês? Continue lendo este artigo para descobrir!

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Passo a passo de como organizar contas a pagar

Aprender como organizar as contas a pagar da empresa, seja em planilha ou software, é indispensável para obter sucesso na análise e no cumprimento de compromissos e metas.

Para te auxiliar nisso, preparamos um passo a passo fácil de ser seguido para arcar com todas as obrigações financeiras e evitar contratempos.

Contudo, antes de seguir para a prática, lembre-se que organizar as contas a pagar não se resume em preencher uma planilha após quitar o valor devido.

No fim das contas, uma gestão eficiente envolve ter uma previsão desses gastos. Por conseguinte, esse processo pode gerar insights e evitar que a empresa enfrente uma lista de problemas relacionados à má gestão financeira.

Nessa perspectiva, confira o passo a passo de como organizar suas contas a pagar!

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1. Tenha um sistema de controle

Pode-se utilizar, como sistema de controle, uma simples planilha para organizar as contas a pagar. Porém, é importante que ela possua campos específicos para colocar informações sobre:

  • quais pagamentos você já recebeu;
  • as contas que já pagou;
  • quanto foi gasto durante o período analisado;
  • quais as próximas contas que ainda precisam ser pagas.

Tudo isso você encontra na planilha de controle de contas a pagar e receber do QuantoSobra, que pode ser baixada de maneira gratuita.

Outro controle bastante eficiente é um sistema de gestão financeira. A propósito, o uso da tecnologia deixou de ser exclusividade das grandes corporações há muito tempo e está se tornando cada vez mais acessível e fácil de usar.

Essa ferramenta é extremamente relevante para organizações que possuem poucos funcionários e, por isso, buscam aproveitar o tempo de cada um para realizar tarefas relevantes.

Nesse sentido, um software financeiro elimina o retrabalho e contribui para a inteligência do negócio. Isso acontece porque ele atualiza automaticamente diversas informações, a partir da inserção de um único dado.

2. Organize as datas dos pagamentos

O segundo passo na lista de como organizar as contas a pagar da sua empresa é especificar todas as datas dos pagamentos. Tais dados devem ser colocados na planilha ou no sistema de gestão.

Afinal, como pagar as despesas dentro do prazo se você nem sabe qual é a data de vencimento de cada conta, não é mesmo? Logo, separe essas informações e adicione-as no sistema de controle.

Nesse momento, você pode marcar as contas mais importantes ou que estiverem mais próximas do vencimento, destacando-as para não se esquecer dos pagamentos.

3. Controle os valores a receber

Em paralelo, adicione informações sobre os valores que sua empresa ainda receberá na planilha para organizar as contas a pagar. Por exemplo, as vendas a prazo, por meio de boletos ou cartões de crédito, que não são computadas na hora.

Mesmo que, neste momento, você não esteja preocupado em organizar essas despesas, é importante manter esse tipo de controle. Ele é essencial para programar os pagamentos, de modo que eles coincidam com as datas dos seus recebimentos.

Adicionalmente, esse processo  permite que você consiga negociar com seus fornecedores, para que eles coloquem os pagamentos em uma data específica ou ofereçam descontos para as compras feitas à vista.

O resultado é que você evita que seu caixa fique negativo ou corra o risco de não ter dinheiro para pagar todas as contas. Portanto, é uma maneira assertiva de reduzir os gastos com multas e juros por atraso.

4. Comece pelas despesas fixas

O último passo de como organizar as contas a pagar é colocar a mão na massa. Mas, antes disso, é preciso compreender os dados que você tem disponíveis para  fazer um controle de gastos eficiente.

Sendo assim, comece listando as despesas que você já conhece, que são os chamados custos fixos, pois fazem parte do dia a dia.. Por exemplo: os salários dos colaboradores e as contas de água, luz, internet e aluguel.

Ter todas essas informações te dará a previsibilidade de gastos mensais, o que oferece um ponto de partida para  seu planejamento financeiro.

Feito isso, anote os gastos variáveis. Esses, como o nome já diz, são os que mudam com frequência., razão pela qual devem ser adicionados conforme aparecem.

Não se esqueça de atualizar os status das despesas após quitá-las, viu? Assim, você não corre o risco de esquecer nenhuma conta ou pagar a mesma duas vezes.

>>>> Confira também: planilha de planejamento financeiro – tabela excel grátis para baixar

Resumindo, esse é o passo a passo de como organizar suas contas a pagar:

  • tenha um sistema de controle;
  • organize as datas dos pagamentos;
  • controle os valores a receber;
  • comece pelas despesas fixas.

Invista em uma ferramenta para organizar as contas a pagar

No passo a passo de como organizar as contas a pagar, você viu que é possível utilizar um sistema de gestão, como o Awise, para auxiliar todo o processo. Por falar nisso, a ferramenta não é útil apenas para controlar as despesas, mas também para gerenciar todo o negócio.

Com um bom sistema de gestão, você  otimiza a gestão de finanças,  estoque e vendas, bem como as obrigações fiscais. Além do mais, é possível ter acesso aos relatórios e emitir notas fiscais.

O Awise oferece tudo isso e muito mais para você gratuitamente. Faça hoje mesmo um teste e aproveite esse amplo leque de vantagens!