Acompanhar as despesas de um negócio é um trabalho árduo, mas muito necessário. E isso faz muita gente ter dúvidas sobre o que é e como fazer lançamento de contas a pagar.
Se esse é o seu caso, saiba que não está sozinho. E, pensando nisso, nós decidimos preparar um artigo completo, com tudo que você precisa saber sobre o assunto. Nele, você verá:
- o que são contas a pagar;
- qual a importância de fazer o controle delas;
- como lançar contas a pagar em um sistema de gestão;
- dicas de como gerenciar suas despesas;
- erros mais comuns dos gestores.
Continue lendo para aprender!
Antes de tudo, o que são contas a pagar?
Antes de aprender como fazer o lançamento de contas a pagar, é fundamental saber o que é isso. Basicamente, contas a pagar são as despesas que uma empresa tem para que se mantenha funcionando. Fácil de entender, não é mesmo?
Elas são divididas em dois grupos: custos fixos e variáveis. Os primeiros são aqueles que não variam conforme o mês — ou mudam muito pouco — e costumam incluir:
- aluguel;
- salários;
- reposição do estoque;
- contas de água e energia;
- internet e telefone.
Já o segundo grupo tem aquelas despesas que mudam com frequência. Aqui, podem ser incluídos gastos inesperados — como o conserto de um equipamento ou o salário de um funcionário temporário.
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Contas a pagar é ativo ou passivo?
Uma dúvida que assola muitos empresários e gestores é a seguinte: “contas a pagar é ativo ou passivo”? E, bem, isso se enquadra na categoria de passivos, pois compõem as despesas do empreendimento. Em suma, o que sai do caixa.
Já os ativos são as contas a receber. Ou seja, aquilo que entra no estabelecimento, como os lucros das vendas ou retorno sobre investimentos.
As contas a pagar são parte essencial de uma boa gestão financeira. Por isso, antes de seguir com a leitura, baixe nosso e-book: guia financeiro — como controlar as finanças e aumentar os lucros na loja. É grátis!
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E o que é lançamento de contas a pagar, afinal?
Nesse ponto, você pode se questionar: “e o que é lançamento de contas a pagar”? Esse é simplesmente o termo usado para descrever o processo de registrar todas as despesas em uma ferramenta, como um sistema de gestão ou uma planilha.
Isso serve para melhorar o planejamento e não depender de dezenas de papéis, que podem ser perdidos facilmente, já que armazena todas as informações relevantes sobre as contas em um só lugar.
>>>> Não deixe de ler: controle de contas a pagar e a receber — 11 etapas para realizar
Por que é importante fazer o lançamento de contas a pagar? 6 principais razões
Uma boa gestão de contas a pagar depende do controle desse setor. E a melhor maneira de fazer isso é lançando e acompanhando todas as despesas, conforme elas vão surgindo.
Portanto, antes de ensinar como fazer lançamento de contas a pagar, separamos a seguir os 6 principais benefícios disso para as empresas. Confira!
1. Reduz os custos
Fazer o lançamento de contas a pagar ajuda na redução de custos. Para ficar mais claro, imagine o seguinte exemplo.
Digamos que, ao registrar as despesas, você percebe que elas estão mais altas que nos meses anteriores. Com o auxílio da ferramenta, é possível descobrir qual setor está gastando mais do que devia, porque tudo fica guardado.
Logo, pode-se montar um plano de ação para encontrar a causa do problema e resolvê-la rapidamente.
Assista ao vídeo abaixo para ver mais dicas de como reduzir os custos no seu negócio. É só apertar o PLAY!
2. Centraliza as informações
Todo mundo que tem empresa sabe que a quantidade de documentos parece não ter fim. Ainda mais se você incluir todas as contas, como boletos e contracheques dos colaboradores.
Ao fazer o lançamento das contas a pagar, esse problema é reduzido, já que as informações ficam concentradas em um só lugar. Com isso, você não precisa conferir mil papéis por dia.
3. Padroniza os procedimentos de gestão
Outro benefício do lançamento de contas é a padronização dos processos de gestão. Em outros termos, você cria maneiras mais ágeis de gerir as suas despesas e garantir que tudo será feito da mesma forma, não importa quem seja o responsável pela tarefa.
4. Poupa tempo
Como falamos acima, organizar as contas a pagar sem uma ferramenta específica é um trabalho que demanda muito tempo. Afinal, são diversas despesas.
Logo, ao lançá-las em um sistema, tudo flui mais rapidamente e você fica com mais horas livres para se dedicar às outras atividades.
5. Otimiza o controle financeiro
Imagine que você tem uma loja com 10 funcionários, 15 fornecedores e outras contas para pagar. O trabalho de controlar manualmente todas as movimentações financeiras é grande.
Mas, ao lançar as contas, você pode fazer isso de uma só vez e ainda acompanhar as saídas de dinheiro. Assim, consegue gerenciar o negócio mais facilmente.
6. Diminui os riscos de endividamento
Para finalizar, aprender como fazer lançamentos de contas a pagar ajuda a evitar a inadimplência. Isso porque você terá as datas de vencimento registradas e se organizará para arcar com suas obrigações no prazo.
>>>> Veja também: quais os riscos da inadimplência para seu negócio?
Como lançar contas a pagar no Awise? Passo a passo completo
E aí, foi convencido da importância de registrar suas despesas? Então, confira a seguir um passo a passo simples de como fazer isso, usando como exemplo o sistema de gestão Awise, que é prático e gratuito!
1. Separe suas contas
Organização é tudo na vida. Por isso, o primeiro passo de como lançar contas a pagar no Awise é separar as contas. O ideal é seguir uma ordem de prioridade e começar pelos custos fixos — aqueles que não mudam e são essenciais para o funcionamento do negócio.
2. Acesse o Awise
O segundo passo é acessar seu sistema de gestão. No nosso exemplo, o Awise. Algumas empresas ainda usam planilhas, mas um software costuma ser mais completo e fácil de usar.
3. Crie uma despesa
Após acessar sua conta, vá até o menu de opções e escolha a categoria despesas. No Awise, isso fica localizado no campo financeiro. Basta clicar no símbolo de mais, que você será direcionado para uma aba de criação de novas contas a pagar.
4. Escolha uma categoria
Feito isso, escolha uma categoria para a despesa. Isso é necessário para evitar confusão, uma vez que deixa seus lançamentos organizados. Só para exemplificar, você pode categorizá-los como aluguel ou salários.
5. Insira os dados das contas
Em seguida, insira as informações sobre as contas, como data de vencimento e valores. Também é possível incluir um pequeno texto, com algumas observações, se o pagamento será à vista ou a prazo e até o nome do credor.
Lembrando que isso deve ser feito de maneira individual. Alguns sistemas, como o Awise, contam com a funcionalidade de criar despesas recorrentes. Ou seja, custos fixos que se repetem todos os meses.
Com isso, você pode fazer uma única entrada, colocar um valor médio da conta — caso ela sofra alguma variação — e isso se repetirá em todos os meses seguintes. Legal, não é?
6. Revise e salve
Por fim, basta revisar todas as informações e salvar. Suas contas a pagar ficarão registradas no sistema e podem ser acompanhadas sempre que precisar.
Resumindo, o passo a passo de como fazer lançamento de contas a pagar pede que você:
- separe suas contas;
- acesse o Awise;
- crie uma despesa;
- escolha uma categoria;
- insira os dados das contas;
- revise e salve a entrada.
Como controlar contas a pagar? 5 dicas de ouro para ter sucesso na gestão
Agora que você já sabe como lançar suas despesas, veremos 5 dicas de como organizar as contas a pagar que te ajudam a otimizar a gestão financeira do seu negócio!
1. Comece pelos custos fixos
O ideal é começar a organizar as contas a pagar pelos custos fixos (aluguel, salário etc.). Esses são aqueles que influenciam diretamente o desempenho da empresa e, portanto, não podem ser atrasados.
Mas isso não significa ignorar completamente os custos variáveis, e sim apenas priorizar o que já se tem previsibilidade dos custos, como as contas de energia e água.
>>>> Veja mais: o que é custo fixo e como descobri-lo pode ajudar sua empresa?
2. Acompanhe o fluxo de caixa
A segunda dica de como controlar as contas a pagar é monitorar o fluxo de caixa. De preferência, diariamente. Desse modo, você sempre saberá exatamente o quanto de dinheiro tem disponível para se planejar.
3. Monitore as contas a receber
Para pagar as contas, é preciso ter dinheiro, não é? Por esse motivo, não se esqueça de acompanhar as contas a receber. Anote todas as datas e, se possível, agende a quitação de algumas despesas para próximo da data de recebimento.
4. Pague antes da data de vencimento
Alguns credores costumam oferecer descontos para quem paga antes da data de vencimento. Use isso ao seu favor e, sempre que puder, tente adiantar algumas contas. Isso não apenas ajuda a economizar, mas também melhora a imagem da empresa no mercado, em termos de crédito.
5. Cobre os inadimplentes
Para finalizar, não tenha medo de cobrar aqueles clientes que parecem que possuem um escorpião no bolso e atrasam os pagamentos. Só assim você garantirá que terá dinheiro para arcar com suas obrigações e não sairá prejudicado.
>>>> Tem vergonha de cobrar um cliente? Se for seu caso, aproveite para ler nosso artigo: como cobrar um cliente inadimplente? 10 dicas para diminuir o endividamento e veja como fazer isso!
Resumindo, as melhores dicas para fazer o controle de contas a pagar são:
- começar pelos custos fixos;
- acompanhar o fluxo de caixa;
- monitorar as contas a receber;
- pagar antes da data de vencimento;
- cobrar os inadimplentes.
O que evitar na gestão de contas a pagar? Os 4 erros mais comuns
Já falamos e vamos repetir, a gestão de contas a pagar é fundamental para manter a saúde financeira de qualquer negócio. Justamente por isso, é essencial ficar bastante atento para evitar cometer alguns erros, como os 4 que trouxemos logo abaixo.
1. Misturar as despesas
Nunca lance suas contas pessoais junto com as da empresa. Esse é o ingrediente perfeito para um desastre. Lembre-se: apenas o lucro do estabelecimento é seu. Antes de calculá-lo, tudo pertence ao negócio.
2. Atrasar os pagamentos
A gente sabe que, na correria do dia a dia, é natural esquecer alguma coisa. No entanto, evite ao máximo fazer isso com as datas de vencimento.
Atrasar uma conta causa transtornos com os credores e acarreta juros e multas. Nos casos mais graves, isso pode levar o empreendimento à falência.
3. Não anotar todos os gastos, por menores que eles sejam
Sabe aquele cafezinho que você pagou para os colaboradores como um “agrado”? Pois é, ele também deve ser lançado no sistema. Caso contrário, você ficará procurando a diferença nos valores entre o que está registrado e o que saiu.
4. Não atualizar a lista com frequência
Por último, não se esqueça de atualizar sua lista de lançamentos. É normal que valores mudem — para mais ou para menos. Por essa razão, revise seus registros todos os meses e faça alterações, caso seja necessário.
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Qual o melhor sistema para fazer a gestão das contas a pagar?
Conseguiu entender como fazer lançamento de contas a pagar? Então, aproveite para seguir nossa indicação e começar a usar o Awise. Com ele, você faz:
- controle de contas;
- emissão de notas fiscais;
- gerenciamento de metas;
- precificação dos produtos;
- personalização do PDV (ponto de venda);
- balanço de estoque;
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