Como informatizar uma loja de roupas? Passo a passo com dicas!

 

Para entender como informatizar uma loja de roupas, antes, é necessário entender o que representa esse processo de informatização. Com a modernidade das tecnologias atuais, ficar sem as facilidades que o mundo digital traz é perder tempo e dinheiro. 

Quando estamos falando de informatizar sua loja de roupas não estamos falando de, simplesmente, colocar máquinas para fazer tudo. Muito pelo contrário! A informatização surgiu para facilitar os processos internos do negócios sem que para isso seja necessário abrir mão do fator humano. Afinal, não há máquina que substitua esse fator. 

Além disso, com o processo de informatizar a sua loja de roupas, há uma melhora considerável na qualidade de vida de seus colaboradores, uma vez que todas as atividades internas acabam ficando mais ágeis, rápidas, efetivas e com resultados mais imediatos. 

Então, vamos ao que interessa!

O que é informatizar

Informatizar a sua loja é usar todos os recursos modernos, como internet, aparelhos com acesso à rede, programas e plataformas digitais, para fazer a gestão e a execução de atividades de forma virtual. Tudo isso, aumentando a autonomia, a eficiência dos processos e barateando drasticamente os custos.

Em outras palavras: informatizar a sua loja é transferir o máximo de atividades ações administrativas para o mundo virtual, de modo que você tenha acesso facilitado a todos estes recursos e a seus dados de qualquer lugar do planeta.

As ferramentas que você vai usar para isso vão depender do quão completa você deseja que seja essa informatização. Quanto mais recursos você aplicar, melhor vai ser a visão e gestão global que você vai ter do seu negócio, como você vai ver a seguir.

Qual a importância de informatizar a sua loja?

Nos dias atuais tudo está na nuvem. Caso você não saiba o que é o conceito de nuvem a gente explica: nuvem é como se fosse um depósito, um local de armazenamento infinito, que fica na internet. Como este local virtual tem espaço de sobra, lá você pode salvar todos os documentos da sua empresa, além de poder rodar programas diretamente lá, sem precisar investir em máquinas robustas para isso.

Como o mundo inteiro está migrando para o ambiente virtual, as empresas que não se adaptarem a isso vão acabar ficando para trás. Além disso, informatizar a sua loja é importante em função dos diversos benefícios que isso traz para o negócio, como você vai ver no próximo item.

Quais os benefícios de informatizar sua loja?

Os benefícios de informatizar a sua loja são muitos. Seria impossível listar todos eles em um artigo que pretende ser simples. Por isso, a seguir, vamos listar as principais vantagens de se levar a gestão e administração da sua empresa para o ambiente virtual.

1. Economia

E nesse caso, não estamos falando somente de economia de dinheiro. A economia de tempo é gigantesca com a informatização da sua loja. Quando você transfere para a nuvem os dados e a gestão da sua empresa, você para de ter que investir em máquinas pesadas para isso, além de parar de gastar com papel, impressoras e outros materiais de escritório. Como os processos ficam mais ágeis, você para de perder tempo com burocracia.

2. Eficiência

Como ao informatizar a sua loja você vai centralizar tudo em um só lugar, estes processos ficam mais eficientes. Além disso, você conhece a inteligência por trás dos programas de computador, não é? Então, esta é a inteligência que vai estar por trás da sua gestão, o que aumenta a eficiência e quase zera o risco de erros.

3. Agilidade

Rapidez! Os programas de computador trabalham rápido. Cálculos são feitos em milésimos de segundo e quase sem interferência humana. Toda essa rapidez se reflete em tempo e dinheiro poupado para você e para os cofres da sua loja.

4. Menos erros

Lembra que acabamos de dizer que quase todos os processos são feitos sem interferência humana? Então: isso reduz, em muito, o risco de erros nos cálculos importantes do negócio, além de diminuir os riscos de colocar dados em campos errados.

5. Dados confiáveis

Quando você tem eficiência e programas de computador cuidando da sua gestão, todos os dados que você obtém são confiáveis. Isso ajuda sempre que você quiser fazer um plano de ação, um planejamento estratégico ou mesmo, um planejamento orçamentário.

6. Centralização

A informática tem um poder de centralização muito grande. Isso porque, uma vez que você tenha todos os seus dados guardados na nuvem, você pode acessar esses dados de um único computador, sem precisar ir a diversos departamentos para saber como anda a saúde de cada setor.

7. Acesso fácil

Como todos os dados da sua empresa vão estar em um lugar só, e este lugar fica na internet, você tem acesso fácil a toda a documentação e gestão do seu negócio de qualquer lugar que tenha acesso à web. Isso ajuda você a gerenciar tudo de longe e a não perder a oportunidade de implementar ideias somente por estar longe.

Como informatizar a sua loja?

Agora que você já conhece os benefícios de informatizar a sua loja, vamos entender o passo a passo para isso. No seguinte item, você aprende como informatizar a sua loja de maneira simples, sem muita burocracia e com o máximo de benefícios. Vamos lá?

As melhores dicas para informatizar a sua loja

As dicas encontradas abaixo não são definitivas. Você pode adaptar elas à sua realidade ou, mesmo, encontrar novas plataformas para fazer as mesmas atividades citadas. Fica à critério da sua imaginação, criatividade e necessidade.

1. Use todos os recursos da nuvem

A nuvem oferece recursos quase infinitos. Por ser um espaço virtual você pode assinar um serviço de armazenamento de dados, de edição de documentos, formatação de texto, criação de planilhas, e muito mais. Inclusive, pode encontrar tudo isso em uma plataforma só, como o Google Docs, onde você pode fazer tudo isso sem precisar contratar diversos serviços. Ao longo deste artigo, você vai conhecer outras plataformas com mais tipos de serviços.

2. Controle as atividades virtualmente

Existem várias plataformas que permitem que você faça o gerenciamento das suas atividades e de seus colaboradores virtualmente. O Trello é uma dessas ferramentas. Com ela, você pode dispor as atividades a serem executadas perfeitamente organizadas em quadros e, na medida em que cada etapa delas for sendo executada, os quadros também vão avançando. Assim, você sempre sabe em que estágio está a execução de cada atividade e pode gerenciar tudo isso do seu computador ou celular. O ClickUp também é uma alternativa de ferramenta do tipo.

3. Crie contas individuais nos serviços contratados

Independente da ferramenta que você contratar, certifique-se de criar uma conta para cada colaborador. Assim, além de cada um ter acesso individual a cada ferramenta, você ainda consegue acompanhar quem fez cada coisa dentro de cada plataforma.

4. Crie uma conta para sua organização

Na mesma linha da dica anterior, crie uma conta para a sua empresa e, vá colocando os seus colaboradores como afiliados ou agregados. Algumas plataformas, inclusive, já permitem que você coloque eles como colaboradores, de forma a acompanhar a execução das atividades durante o expediente.

5. Tenha uma visão sistêmica da empresa

A informatização da empresa ajuda você a ter uma visão sistêmica do seu negócio, como ensinamos aqui. Essa visão consiste em ver a empresa como um todo formado por pequenas partes, que são os setores a serem gerenciados. Como o resultado de cada setor impacta diretamente todos os outros, o seu negócio tem que ser visto dessa maneira abrangente. Quando você informatiza o seu negócio, tendo todos os dados e atividades registradas em um só lugar, fica muito mais fácil ter essa visão global da sua loja.

6. Contrate um sistema de gestão na nuvem

Facilite ainda mais a sua vida e poupe muito mais tempo e dinheiro, deixando que um sistema de gestão de empresas faça a gestão do seu negócio por você. Com um sistema do tipo, você automatiza o seu controle de estoque, fluxo de caixa, controle de vendas, contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais e muito mais. E, no final de tudo, você ainda tem uma visão ampla e panorâmica de todos os resultados do seu negócio, em gráficos e em números. Tudo em um só lugar.

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7. Faça cópias de segurança

Uma das grandes vantagens de se informatizar uma empresa é reduzir a possibilidade de se perder qualquer dado ou documento. Basta, para isso, sempre criar cópias de segurança de cada arquivo. Você pode escolher entre fazer isso sempre que criar cada arquivo ou estabelecer um dia do mês para fazer isso.

8. Digitalize todos os seus documentos

Sabe todos aqueles documentos que você tem impressos e guardados no seu escritório? Isso pertence ao século passado! Hoje em dia você pode escanear esses documentos e salvar eles na nuvem. Assim, você sempre tem acesso a eles, independente do momento ou do local.

9. Organize tudo por datas e pastas

Sabemos que quando se trata de gestão, organização é o fator principal. Isso não seria diferente na hora de informatizar a sua loja. Não esqueça de deixar tudo salvo por pastas com os nomes corretos e, também, tudo organizado por datas. Assim, além de facilitar a pesquisa quando necessário, você evita se perder no meio dos seus dados salvos.

10. Calcule custos e efetividade

De nada adianta, executar tudo isso, todo esse processo de informatizar a sua loja, sem saber o quanto você economizou com isso, não é mesmo? Não deixe de fazer estes cálculos, de custos de antes e custos de depois, além de analisar o retorno que você tem ao contratar cada ferramenta. você vai se surpreender com a economia de tempo e dinheiro.

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