Um dos passos essenciais para administrar bem uma empresa é a gestão de estoque. Afinal, essa é uma das partes mais importantes de qualquer negócio e, caso seja mal gerenciado, pode afetar negativamente os outros setores, direta ou indiretamente.
No artigo a seguir, nós explicaremos tudo o que você precisa saber sobre esse sistema. Isso inclui: o que é a gestão de estoques, qual o objetivo de fazer isso e quais são as principais atividades para garantir a eficiência da administração.
Confira e coloque tudo o que aprender em prática!
O que é a gestão de estoque?
Gestão de estoque é o processo de controle das mercadorias estocadas na empresa. Ou seja, os itens que estão disponíveis para venda. Isso também serve para ditar quais técnicas que serão usadas para armazenar e conservar os produtos em bom estado.
Para tal, deve-se apurar o que entra e o que sai, bem como os períodos em que isso acontece. Aliás, isso evita os prejuízos com falta ou excesso de produtos.
Então, vamos conferir qual é o objetivo da gestão de estoque? Siga a leitura!
Qual é o objetivo da gestão de estoque?
O objetivo da gestão de estoque é ter mais controle sobre o empreendimento. Até porque é fundamental saber o que vende e em quais quantidades, para administrar melhor os investimentos feitos.
Posto isso, o procedimento serve para que você identifique oportunidades de negócio, faça compras mais conscientes e não perca dinheiro armazenando itens desnecessários.
4 benefícios que a gestão de estoque proporciona para sua empresa
Uma boa gestão de estoque traz vários benefícios para a empresa, especialmente para os setores comercial e financeiro. Alguns deles são:
1. Melhora o giro de estoque
Um dos benefícios desse gerenciamento é melhorar o giro de estoque. Para resumir, é uma métrica que mostra quantas vezes um produto foi vendido e reposto nas prateleiras.
O que acontece é que, ao administrar o estoque, você descobre o padrão de compra das mercadorias, quais vendem mais e, portanto, devem ser compradas em maior quantidade.
Ao mesmo tempo, é possível identificar quais não devem ser compradas, pois vendem pouco. Como resultado, você não fica com tantos itens parados, lembrando que eles representam dinheiro.
2. Reduz os gastos
Outro benefício da gestão de estoque é reduzir os custos. Isso ocorre porque, ao otimizar o giro de estoque, você evita gastar dinheiro com itens que não darão um retorno imediato.
Um estoque bem administrado economiza com limpeza, perde menos itens devido ao mau armazenamento e, ainda, reduz o tempo gasto nas buscas. Isso, por sua vez, evita que o cliente fique esperando por muito tempo, o que diminui as chances de desistir da compra.
>>>> Leia mais: redução de custos – 8 ideias para cortar gastos sem diminuir a qualidade
3. Evita prejuízos
Essa vantagem está diretamente ligada ao item anterior. Se você reduzir os custos e as perdas, terá menos prejuízos relacionados a esses dois problemas, não é mesmo?
4. Ajuda no controle financeiro
Por último, o giro de estoque auxilia bastante na estratégia de planejamento financeiro. Ao administrar esse setor, você identifica quais são os gastos mais expressivos que tem com ele.
Como resultado, é possível ter uma visão mais abrangente sobre como melhor investir os recursos. Por exemplo, quais mercadorias são mais lucrativas, o que os clientes mais procuram, como diversificar o que está disponível nas prateleiras e muito mais.
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Como é feita a gestão de estoque?
Uma dúvida que pode afetar muita gente é: como é feita a gestão de estoque? Pois bem, não existe um manual que lista ação por ação, porque o procedimento depende muito do método escolhido.
Dito isso, alguns dos métodos de gestão de estoque mais populares para você conhecer são:
- PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair): as mercadorias mais antigas do estoque são vendidas primeiro;
- UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair): itens que chegaram por último são vendidos primeiro, por conta da rotatividade maior;
- Custo Médio: usado nos casos em que não há muita variação de preços nos itens. Em geral, consiste em calcular o preço médio do estoque, dividindo o valor total pelo número de produtos. Por exemplo, se você tem 5 itens que custaram R$ 50 e 5 que custaram R$ 100, seu custo é de R$ 37,50;
- Just in Time (no tempo certo, em português): visa à chegada de produtos no estoque no prazo ideal para que seja entregue ao cliente. Por isso, funciona mais para indústrias, visto que utilizam a matéria-prima.
Escolhido o método, pode-se optar pelo gerenciamento manual ou com ferramentas automatizadas.
De qualquer forma, lembre-se de que esse é um processo contínuo e que demanda dedicação. Entretanto, como já falamos, ele é vital e traz ótimos benefícios para os negócios.
>>>> Leia também: como fazer o controle de estoque – passo a passo + planilha grátis
Quais são as principais atividades da gestão de estoque?
Agora que você já sabe o que é e quais os benefícios, vamos entender quais são as principais atividades de gestão de estoque. E, sim, são várias e todas estão interligadas.
Imagine o estoque como um relógio. Se apenas uma peça não funcionar corretamente, todo o funcionamento dele fica comprometido. Por esse motivo, é crucial realizar todas as ações com capricho e atenção.
E não importa o método escolhido, algumas atividades são essenciais para uma boa administração.
Assim sendo, para gerenciar um estoque de modo eficiente, é preciso:
1. Fazer um inventário
A primeira atividade de uma boa gestão de estoque é inventariar tudo o que está disponível no seu negócio.
Isso quer dizer que você tem que montar uma lista com todos os produtos do estoque, com as quantidades disponíveis de cada um deles. Esse é um sistema que carece de atualização frequente, com bastante cuidado.
Caso contrário, há riscos de “perder” alguma mercadoria e, consequentemente, o dinheiro que foi investido na compra dela.
2. Registrar as entradas e saídas de mercadorias
Outra atividade essencial é registrar com as entradas e saídas de produtos. Isto é, quando e em que quantidades eles chegam e saem do seu estoque. Em outros termos, são vendidos e entregues aos seus clientes.
Não se esqueça de anotar caso algum item seja devolvido ou trocado, pois ele, tecnicamente, voltou para a loja.
Essa tática é essencial, pois permite que você saiba qual é a rotatividade das mercadorias, as quantidades disponíveis e se há ou não a demanda de reposição.
3. Monitorar o giro de estoque
A terceira atividade é monitorar o giro de estoque, que precisa ser acompanhado com frequência.
Isso é imprescindível porque, para administrar o estoque, você tem que saber quanto tempo cada item fica “parado” nas prateleiras.
Nesse sentido, pode-se calcular quando pedir a reposição e agendar as datas de entrega, otimizando os pedidos de novos itens e evitando que eles fiquem em falta.
4. Treinar a equipe
Uma empresa carece de mão de obra qualificada para funcionar bem. Isso inclui a área do estoque. Afinal, de nada adianta montar um plano incrível de gestão, se os funcionários não souberem como acompanhá-lo.
Com isso em mente, ofereça treinamento constante para garantir que seus colaboradores saibam o que devem fazer e, sobretudo, o que evitar. Além disso, a qualificação evita ruídos na comunicação, já que todos estarão “na mesma página”.
5. Escolher uma ferramenta de gestão
Sim, escolher qual ferramenta usar é crucial. Até porque, como você colocará todos os seus planos em prática, se não tiver um meio para apresentá-lo aos colaboradores ou anotar todos os dados que citamos nos tópicos anteriores?
Para isso, há opções de métodos tradicionais ( caderninhos e planilhas) ou tecnológicos e automatizados (softwares de gestão).
No entanto, saiba que os dois primeiros possuem suas limitações. E, caso tenha um estoque grande, eles podem ser mais trabalhosos de se usar. Logo, analise com cautela sua realidade para escolher o que oferece mais benefícios para a empresa.
Falando nisso, o QuantoSobra tem uma planilha gratuita para te ajudar a controlar seu estoque.
Aproveite e assista ao vídeo que demonstra o funcionamento da planilha:
6. Manter o estoque organizado
Por fim, é essencial manter seu estoque sempre bem organizado. Isso significa tanto categorizar suas mercadorias, quanto manter um espaço fácil de circular e, principalmente, de encontrar os itens desejados.
Você pode, por exemplo, separar tudo por categorias ou setores, além de cuidar do armazenamento. Por sinal, caso trabalhe com alimentos, os produtos que exigem refrigeração devem ser guardados adequadamente para evitar riscos aos clientes.
O que é curva ABC na gestão de estoque?
O mundo da administração de empresas é cheio de termos que podem dar um verdadeiro nó na cabeça de quem está começando nele. Nessa linha, uma dúvida bem comum é: o que é curva ABC na gestão de estoque?
Bem, para explicar de maneira simplificada, esse sistema categoriza as mercadorias estocadas pela ordem de importância.
Basicamente, ele usa uma lei chamada 80/20, que é baseada no princípio de Pareto. Essa lógica dita que 80% dos resultados são consequência de 20% dos esforços feitos.
No caso do estoque, ele indica que 80% do faturamento é derivado de 20% dos produtos. Para entender melhor, confira o que cada letra significa:
- categoria A: produtos mais relevantes. Geralmente, eles representam 20% do estoque, mas formam 80% das vendas. Em razão disso, devem ser repostos com mais frequência;
- categoria B: itens nem tão importantes, nem tão dispensáveis. Por conseguinte, eles costumam não ter uma frequência de reposição tão alta;
- categoria C: mercadorias que não têm muita relevância, pois têm preços mais baixos ou saem pouco, com baixa frequência de reposição.
Na gestão de estoque, a curva ABC serve para que você analise com mais cuidado onde investir os recursos financeiros, quais clientes compram mais e, até mesmo, quais produtos adquirir em maior quantidade.
Nessa perspectiva, o sistema garante que os esforços serão postos no lugar certo para favorecer o aumento dos lucros.
Como a tecnologia pode ajudar no gerenciamento do estoque?
Como falamos, as ferramentas são uma verdadeira “mão na roda” na hora de fazer a gestão de estoque. E uma das opções disponíveis são os sistemas de gerenciamento, como o Awise.
Isso porque ele permite o controle de estoque de forma automatizada. Em outras palavras, a solução dispensa as planilhas ou um caderninho do lado, já que tudo é integrado pelo computador.
Não é só isso. O software dispõe de: controle de contas e caixa, precificação completa, relatórios de desempenho e muitas funcionalidades para facilitar seu dia a dia.
O melhor de tudo é que o Awise é gratuito. Faça hoje mesmo um teste e confira tudo o que ele pode fazer pelo seu negócio!
