O crescimento de um negócio não depende apenas de apurar o quanto ele dá de lucro, mas também quais são os gastos para mantê-lo. Assim sendo, é essencial implementar uma boa gestão de custos.

De fato, administrar uma instituição sem esses dados é como navegar em um barco à deriva. Ou seja, sem conhecer a direção, nem como chegar lá. Além disso, as despesas afetam todos os setores, incluindo o de vendas, especialmente no quesito precificação.

Neste artigo, você aprenderá o que é, qual a importância e quais as etapas da gestão de custos, com dicas do que fazer em cada uma delas. Confira e melhore o gerenciamento do seu negócio!

O que é gestão de custos?

A gestão de custos é um processo em que se identifica os gastos da empresa, cria estratégias para reduzi-los e planeja o uso dos recursos para promover o controle financeiro. É basicamente uma ferramenta estratégica, que serve de base para uma administração efetiva.

Por falar nisso, trata-se de uma tática contínua. Em outras palavras, ela deve ser feita com frequência e sempre atualizada para garantir que todas as informações se mantenham relevantes e se adéquem à realidade da instituição.

>>>> Leia mais: o que é custo fixo e como descobri-lo pode ajudar sua empresa

Qual é o objetivo da gestão de custos para uma empresa?

Nada no gerenciamento de uma empresa é feito em vão. A gestão de custos está inclusa nisso. Afinal, não vale a pena investir tempo e recursos em algo que não trará resultados concretos.

Sendo assim, a resposta para a pergunta de qual é o objetivo da gestão de custos é trazer mais controle e segurança para a administração. Nesse procedimento, você descobre dados cruciais sobre o negócio, como as despesas e, consequentemente, a lucratividade.

Adicionalmente, ele proporciona uma ampla visão das movimentações financeiras, o que auxilia no planejamento de outros setores. Por último, essa tática traz informações para tomar decisões sobre futuros investimentos e cortes de gastos.

5 vantagens da gestão de custos para seu negócio

A gestão de custos eficaz pode trazer muitos benefícios e proporcionar o crescimento do seu negócio. Logo adiante, confira  cinco destaques!

1. Reduz os riscos

Ninguém gosta de correr riscos que poderiam ser evitados com um projeto bem pensado, não é mesmo? Pois uma das vantagens da gestão de custos é justamente reduzir os riscos.

Em outra alegoria, gerenciar um negócio sem apurar o quanto ele custa para se manter é como andar pelas ruas com os olhos vendados. Assim dizendo, sem direção.

Inclusive, uma pesquisa feita em 2021 pelo Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio à Micro e Pequenas Empresas) descobriu que 23% dos negócios de micro e pequeno porte fecham antes de completar cinco anos.

Para os MEIs (Microempreendedores Individuais), o número é de quase 30%. E o principal motivo para isso é uma má gestão financeira.

Nesse sentido, a gestão de custos serve para que você saiba quais são suas despesas. Dessa maneira, pode-se pensar em ações e planos para arcar com todas elas e, ainda, aumentar os lucros.

2. Melhora a precificação

Todo mundo já está cansado de saber que o objetivo das empresas é dar lucro. No entanto, é impossível obter isso sem precificar corretamente seus produtos ou serviços. Por isso é tão importante fazer uma boa gestão de custos.

Você pode se perguntar: como isso influencia na precificação? Basicamente, seus preços devem variar de acordo com os custos de manutenção do negócio. Caso contrário, a conta não baterá e você sairá no prejuízo.

Por esse motivo, antes de decidir por quanto venderá cada item, identifique o quanto ele custou. Isso não envolve somenteo preço cobrado pelo fornecedor, viu? Gastos com transporte, armazenamento e até mão de obra devem ser incluídos no cálculo.

3. Mantém a saúde financeira

Outra vantagem da gestão de custos é manter a saúde financeira do negócio. Isto é, garantir que as contas estejam equilibradas.

Nesse método, você identifica os gastos que são desnecessários e até mesmo aqueles que podem ser cortados. Partindo dessa perspectiva, tem-se um maior controle sobre o que fazer.

4. Proporciona maior controle dos recursos

Você sabe como usar os recursos da empresa para promover o crescimento dela? Pois saiba que a gestão de gastos também ajuda nesse sentido.

Isso acontece por causa do maior controle financeiro e pela possibilidade de identificar áreas que necessitam de um incentivo a mais para funcionar corretamente.

Ele proporciona um melhor entendimento sobre qual é a ocasião mais adequada para expandir ou abrir para investidores. Nesse último, lembre-se de que as pessoas só investirão mediante ao potencial de lucro e uso adequado dos recursos.

5. Aumenta os lucros

Por último, a gestão de custos pode trazer como benefício um aumento significativo dos seus lucros. O principal motivo para isso é a redução dos gastos irrelevantes.

Ou seja, o dinheiro que iria para eles, será direcionado para o que traz lucros em vias de fato. O resultado óbvio é um crescimento da lucratividade, sem necessariamente precisar aumentar o número de vendas.

>>>> Aproveite e assista ao vídeo com 5 dicas de como aumentar os seus lucros:

Como fazer gestão de custos? 5 dicas para começar hoje mesmo

O processo de gestão de custos não é tão complicado quanto possa parecer. Porém, ele costuma ser um pouco trabalhoso e requer atenção para evitar erros ao preencher todos os dados.

Pensando nisso, separamos a seguir quais são as etapas da gestão de custos e o que fazer em cada uma delas para ter sucesso nos seus planos!

1. Identifique os custos do seu negócio

A primeira dica é identificar todos os custos ou despesas do seu negócio. Esse passo é indispensável, pois determinará todos os procedimentos fundamentais para sua estratégia de gerenciamento.

Você pode fazer isso com uma planilha do Excel ou com um software de gestão. Contudo, é ideal não esquecer nenhuma informação ou o planejamento futuro poderá ser prejudicado. Posto isso, os exemplos de custos de um negócio são:

  • reposição de mercadorias;
  • pagamento de colaboradores;
  • internet e telefone;
  • luz e água;
  • aluguel;
  • tributos;
  • manutenção;
  • materiais de limpeza e escritório.

Vale destacar que diferentes empresas terão custos distintos. Portanto, é imprescindível analisar a realidade do seu negócio. Por exemplo, se você tem algum empréstimo que requer pagamento mensal, se oferece comissão sobre as vendas, horas extras e muito mais.

O importante é colocar tudo no papel.

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2. Planeje como usar seus recursos

Finalizado o primeiro passo, é fundamental pensar com cuidado no direcionamento dos recursos disponíveis. Para exemplificar, o rendimento da sua empresa é suficiente para cobrir todos os custos atuais de manutenção dela?

Outra pergunta que exige uma resposta é se você tem que investir mais em alguma área. No caso, pode ser relevante comprar um equipamento novo ou contratar colaboradores.

Tudo isso entra na etapa de planejamento. Vale destacar que esse processo deve ser revisado com frequência, pois as necessidades podem mudar conforme a época do ano.

Dito isso, anote tudo o que deve ser feito e custará ao caixa da empresa. Não se esqueça de adicionar o valor que será empenhado, ok?

3. Faça uma estimativa dos custos futuros

Uma boa gestão de custos não depende apenas de conferir quais as despesas atuais. Em paralelo, é crucial estimar os gastos futuros de um determinado período.

Aqui, você deve separar os possíveis custos para o resto do ano, por exemplo. Para facilitar, comece pelos gastos fixos, que são salários, aluguel, reposição do estoque e assim por diante.

Se você já pensa contratar novos funcionários sazonalmente, como no Natal, não deixe de anotar. Uma dica é conferir os dados do ano anterior, para ter uma pequena noção do que esperar para os próximos meses.

Feito isso, estabeleça um orçamento e especifique a quantia que ficará disponível para ser usada na manutenção empresarial. Por sinal, tente se ater a esse valor, ao máximo, em todas as suas decisões.

4. Crie uma estratégia de redução de custos

O próximo passo do checklist de como fazer uma gestão de custos é criar um esquema para reduzir os gastos. Nesse ponto, entram em ação todos os dados que você recolheu nas dicas anteriores.

Mas lembre-se de ser realista e propor ações sólidas. Um exemplo: em vez de indicar que quer reduzir a conta de água, especifique como isso será conduzido. Com estratégias de conscientização? Troca das torneiras e descargas para modelos  econômicos? Tudo isso deve ser pensado.

5. Monitore os dados

Por último, chegou o momento de monitorar e analisar todos os dados. Essa etapa é a chave para descobrir se seu método de gestão de custos deu certo ou se é hora de fazer alguma mudança.

Em função disso, reflita sobre os resultados, incluindo perguntas similares às indicadas abaixo.

  • Minhas despesas ficaram dentro do orçamento previsto?
  • Caso não, o que deu errado?
  • Houve gastos que não foram previstos?

Com isso em mãos, pode-se planejar, com precisão, quais ações serão tomadas no próximo período a ser analisado.

>>>> Leia mais: como fazer um bom controle de custos de sua empresa e manter as finanças no azul?

Principais erros ao fazer a gestão de custos

Agora que você viu como fazer gestão de custos, fique atento a alguns erros muito comuns e evite cometê-los:

  • não levar em consideração as eventuais perdas no estoque, como o extravio ou furto de mercadorias;
  • não controlar o estoque;
  • esquecer de calcular o preço de venda das mercadorias;
  • não controlar o fluxo de caixa;
  • não investir em boas ferramentas;
  • não identificar a lucratividade do negócio.

A maneira mais adequada de evitar tudo isso que foi citado e obter um bom resultado é ficar bem atento a todas as etapas da gestão de custos.

>>>> Aproveite e leia: erros de gestão – quais são os mais comuns e como não cometer na sua empresa

A tecnologia é uma aliada na gestão de custos do seu negócio

Após aprender como fazer uma gestão de gastos, está preparado para colocar isso em prática no seu negócio?

Então, saiba que usar um bom software de gestão de empresas, como o Awise, pode simplificar seu trabalho. Isso porque ele conta com diversas ferramentas, disponíveis em um sistema totalmente integrado, que facilitam seu dia a dia.

Algumas delas são ligadas à precificação, gestão financeira, fiscal, de vendas, estoque e controle de todas as movimentações. E mais: no Awise, você tem acesso aos relatórios de desempenho que orientam a tomada de decisões.

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