Neste artigo, a gente vai falar sobre todas as vantagens que um bom gerenciador financeiro pode trazer para a sua loja, ou para qualquer que seja o ramo da sua empresa. Além disso, também vamos falar sobre quais são as principais funções que um aplicativo do tipo deve ter para prestar um serviço de qualidade para seu negócio.
Como sempre repetimos aqui no blog, o bom gerenciamento de todas as áreas da sua loja é o que pode garantir o seu sucesso, uma vez que o bom funcionamento de todas estas esferas, mantém as engrenagens de uma empresa rodando de maneira fluida e ordenada. Esse é o caso do gerenciamento financeiro, que assim como o controle de estoque e o controle do fluxo de caixa, são essenciais para o desenvolvimento e manutenção da saúde de qualquer negócio.
Embora seja extremamente comum que o empresário execute rotinas de monitoração de seu estoque, de seu caixa e de todas as outras áreas da sua empresa, não é comum ver a mesma atenção orientada à questão que pode ser a principal quando se trata de se ter um negócio: a questão orçamentária.
Muitas vezes essa função é delegada a simples planilhas de gerenciamento financeiro em Excel, que até fazem parte do serviço, mas não oferecem a robustez e a confiabilidade de um software de gerenciamento financeiro desenvolvido especialmente para esse tipo de serviço.
Primeiro, vamos entender do que se trata quando falamos de um software desses?
O que é gerenciador financeiro
Gerenciador financeiro é um programa que faz a gestão completa de todo o sistema orçamentário e financeiro da sua empresa, de maneira automatizada. Ele gerencia todas as atividades referentes a esses processos, como controle de cobranças, controle de entrada e saída de recursos, controle e gestão de gastos e, entre muitas outras coisas, te oferece um relatório completo sobre todas essas atividades.
Um bom gerenciador financeiro vai muito além disso, e pode garantir que você tenha controle absoluto sobre tudo o que acontece na área de finanças da sua empresa, dando tempo para que você possa se preocupar e atuar em áreas que precisam mais da sua atenção, como a gestão de pessoas, o sistema de gerenciamento de estoque, etc…
O que faz um gerenciador financeiro
Esta é uma questão que tem diversas respostas, mas como já vimos, a principal função de uma ferramenta dessas é manter o controle de todos os processos que já citamos. Entre as várias funções, um bom gerenciador financeiro faz:
Controle de recebimentos
Com essa função, o software de gestão financeira vai te ajudar a saber muito mais do que simplesmente os valores que a sua empresa recebe diariamente. A ferramenta ainda vai controlar quanto o seu negócio ainda tem para receber caso a sua empresa trabalhe com crediários, cartões, boletos e carnês, além de deixar o empresário ciente de quanto tempo demora para receber em cada forma de pagamento. Além disso, o gerenciador financeiro deverá estar integrado com o caixa da sua empresa para que esse controle seja mais eficiente e o programa possa emitir os relatórios referentes a estas movimentações.
Manter transações financeiras controladas
Não basta somente saber o que está acontecendo na área financeira da sua loja, você precisa ter controle sobre estes processos. Essa é a principal função do gerenciador financeiro. Dar ao empresário o controle das atividades financeiras de seu negócio. Esse controle se dá, principalmente, por meio das informações que você pode adquirir através dos relatórios completos gerados pelo software de gerenciamento financeiro.
Como dissemos antes, esta área é importante demais para ficar dependendo do uso de uma simples planilha do Excel, que pode até funcionar por um período inicial, mas com o tempo, a tendência é que esta tabela não seja mais suficiente para cobrir e gerenciar os processos que vão aumentando de tamanho, complexidade e valores. Acredite, você vai querer começar a usar um gerenciador financeiro antes que a sua empresa cresça muito e você perca o controle das suas finanças e, consequentemente, do seu crescimento.
Controlar os gastos
Controlar somente a entrada de recursos financeiros na sua empresa não basta, não é? Para ter uma análise justa, equilibrada e realista, você deve estar ciente de quanto a sua empresa está gastando, já que a principal função de uma empresa é gerar lucros para seus proprietários e sócios.
Um bom gerenciador vai permitir que você saiba onde está gastando o dinheiro que entra em sua empresa e se ele está tendo o devido rendimento. Além disso, ele vai permitir que você classifique e categorize cada tipo de gasto para que a sua gestão da área seja simples, intuitiva e clara.
Controlar dívidas
O empresário constantemente precisa realizar cobranças que pagamentos pendentes, sejam de clientes, sejam de revendedores. Como ter o controle sobre todos os pagamentos que ainda devem ser recebidos? Como saber o tempo de atraso, a quantidade de juros e se a há a necessidade de renegociar certa dívida?
Com um bom gerenciador financeiro.
Uma das funções da ferramenta é exatamente essa: oferecer de forma completa e atualizada em tempo real, as informações sobre inadimplência. Além disso, você poderá saber em que formas de pagamento há a maior taxa de não-pagamento, seja ela em crediário, boleto ou qualquer que seja a forma.
Gerenciar os pagamentos por cliente
Aqui está a chave para a solução de muitos problemas do lojista. Um bom gerenciador financeiro também gerencia o seu cadastro de clientes, não só para melhorar a experiência do cliente dentro da loja, como também, para saber informar quais são as formas de pagamento preferidas para cada cliente e os dias que eles preferem efetuar seus pagamentos.
Alguns vão preferir fazer pagamentos direto no cartão de crédito, e nesse caso, as suas preocupações com inadimplência são quase nulas, uma vez que a empresa que cedeu crédito àquele cliente dificilmente vai deixar de reverter os devidos valores a você, entretanto, alguns outros clientes só vão poder pagar caso a compra seja parcelada no carnê e é nesse momento que o lojista deve estar atento, pois a taxa de não-pagamento nessas situações é grande.
O gerenciador financeiro ajuda nesses casos, uma vez que você saberá mais sobre os seus clientes, até mesmo se costumam atrasar o pagamento de faturas. Isso ajuda o empresário a se prevenir e definir novas formas de pagamento para certos clientes, além de saber a hora certa de cobrar os inadimplentes.
Agilizar processos
Já falamos um pouco sobre isso no início deste artigo: uma vez que a sua empresa tenha um sistema automatizado de gestão financeira, você, e mesmo seus funcionários, terão mais tempo livre para se dedicar a funções mais efetivas. Além disso, vale lembrar que funcionários que não estão sobrecarregados de funções são mais felizes no ambiente de trabalho. Esse é, inclusive, uma via de mão dupla. Siga o raciocínio:
Seus funcionários têm mais tempo livre ou não precisam dedicar tanto tempo a uma única tarefa
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Seus funcionários ficam menos tensos e mais felizes
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Funcionários felizes atendem melhor os clientes
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Clientes que são bem tratados sempre retornam
Simples, não é? Por mais incrível que possa parecer, é exatamente assim que acontece quando você tem um bom controle de processos e ainda investe na gestão de pessoas.
Qual é o melhor gerenciador financeiro
No final das contas essa é uma questão que só pode ser respondida por você já que é você quem saberá o que a sua empresa necessita. Você conhece as principais deficiências e deficiências do seu negócio e em que áreas você deve focar para melhorar os resultados de sua gestão.
Apesar disso, indicamos o QuantoSobra, que é mais do que um gerenciador financeiro. Este sistema vai fazer tudo o que um bom gerenciador financeiro faz mas vai te oferecer mais. Com o QuantoSobra você também vai poder fazer a automação comercial de todo os seu negócio, além dos já citados, sistema de gestão de estoque, gestão de fluxo de caixa, gestão de clientes, entre muitas outras coisas. Dá uma olhadinha no vídeo abaixo para descobrir algumas das vantagens do programa para lojistas:
Além disso, com o QuantoSobra você ainda vai poder ter uma geral sintetizada com todas informações financeiras, visão por regime de caixa ou competência, ter estruturação do DRE de forma customizável, contas a pagar e receber, controle de contas bancárias e saldo em bancos, lançamento de contas com repetição para cobrança recorrente, listagem das vendas e compras por competência e fluxo de caixa, emissão dos mais diversos tipos de nota fiscal eletrônica NFC-e, e diversas outras funções.
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