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As 4 funções administrativas permitem que você possa estruturar e gerenciar a sua pequena empresa da maneira mais efetiva possível. É claro que isso também se aplica a empresas de grande porte, mas, de fato, as pequenas empresas podem encontrar vantagens em desenvolver esta estrutura enquanto o negócio ainda é pequeno.
A ideia é que, com a estrutura já implementada, a efetividade trazida pelas 4 funções administrativas ajude a empresa a crescer cada vez mais, com a melhor administração, gestão e controle.
Vamos aprofundar:
O que são funções administrativas
Funções administrativas são ações específicas que são necessárias para a boa administração de uma empresa. Quando executadas com competência, as funções administrativas torna a gestão do negócio mais efetiva, consciente, organizada e, até mesmo, mais simples.
Fazer a administração não é uma tarefa fácil, principalmente quando não temos uma formação específica para isso, como é o caso de muitos dos pequenos empresários brasileiros.
Evidentemente, não é por isso que se deve deixar de empreender. Muito pelo contrário! São as pequenas empresas que mantêm a economia do país funcionando.
Entretanto, devemos aprender tudo o que for possível para manter o nosso negócio funcionando sem prejuízos, sem surpresas, bem direcionada e dando lucros. Aí é que entram as 4 funções administrativas.
Com estas chaves você vai conseguir estruturar a administração da sua empresa, direcionando ela para a efetividade e sucesso.
Quais são as 4 funções administrativas
As 4 funções administrativas são: Planejamento, Organização, Direção e Controle ou PODC, sigla pela qual também é conhecida a estrutura. Como você pode perceber, são funções que definem o que você deve executar para ter uma empresa bem administrada. Vamos entender um pouco mais sobre cada uma destas funções:
1. Planejamento
Quando temos um objetivo, o primeiro passo é planejar o caminho que vamos percorrer para alcançar ele. Traçar estratégias para alcançar metas é algo que se aplica à sua empresa, também.
Este planejamento pode ser para alcançar uma determinada meta da empresa ou, pode ser o planejamento para alcançar um objetivo da empresa como um todo.
Simplificando: você pode fazer um planejamento para vender determinada quantidade de produtos até uma determinada data ou, pode definir que o objetivo da empresa é crescer 10% ao ano.
Quando o objetivo é da empresa como um todo, a melhor ideia é você desenvolver um plano de negócios, como ensinamos aqui.
Quanto aos objetivos menores, como metas mensais, por exemplo, você pode sentar com seus colaboradores e fazer esse planejamento de maneira mais simples, mas sempre com seriedade e dedicação, uma vez que a meta maior, que é o crescimento da empresa, depende de as metas pequenas serem alcançadas.
2. Organização
A segunda das 4 funções administrativas é Organizar. E o motivo é simples, não é mesmo? Depois de planejar uma ação ou objetivo, chega a hora de organizar tudo aquilo que é necessário para se ter sucesso nesse plano.
É nesse momento que você vai verificar a disponibilidade dos recursos que você e sua equipe vão precisar para realizar o que foi planejado.
Também é na etapa de organização que você vai definir quem vai ficar responsável por cada ação, quais áreas do negócio vão fazer parte da ação, quanto dinheiro vai ser necessário e como esses valores vão ser distribuídos entre as ações.
3. Direção
Já planejou e organizou? Agora é a hora de dirigir. A terceira das funções administrativas é Dirigir. Ou seja, é nessa etapa que você vai liderar a sua equipe para direcionar as ações de cada um dos colaboradores.
Esta etapa pode se mostrar um desafio para quem não tem a habilidade de lidar bem com pessoas. Para isso é necessário, além de saber o objetivo principal, ter carisma, paciência, saber motivar, saber a capacidade de cada colaborador e não sobrecarregar ninguém da equipe. A gente criou um manual para a boa liderança, aqui.
4. Controle
A quarta das 4 funções administrativas é o Controle. Isso porque, depois de ter planejado, organizado e liderado, você precisa controlar a execução das tarefas e controlar os resultados alcançados.
Esta parte do controle está muito associada à ideia de ter em mãos, números, resultados e índices, para usar como base nos próximos planos da empresa. É um processo que vai se aperfeiçoando, como você pode ver.
Como você, ao controlar o processo todo, vai ter acesso aos resultados, é possível alterar pequenas execuções, mudar a rota, corrigir o que não está funcionando, trocar a função de algum colaborador, etc…
Uma boa ideia é você usar planilhas para gerenciar o processo todo. No botão abaixo você encontra várias planilhas grátis para ajudar você nisso e em toda a gestão do seu negócio.
Funções administrativas: objetivos
Apesar de, no início, parecer um desafio estruturar as funções administrativas, você vai perceber que, depois de implementadas elas passam a ser intuitivas no seu modo de gerir o seu negócio.
Além disso, como dissemos acima, as funções administrativas criam um ciclo que vai se auto aperfeiçoando com o tempo. Quanto mais você aplica a estrutura para atingir determinadas metas, mais conhecimento você vai tendo sobre como funciona o trabalho de cada colaborador, no que eles são especialistas, onde estão os pontos fortes e fracos, tanto da empresa quanto da equipe, e assim por diante.
O objetivo, é claro, é manter o seu negócio no caminho certo para o sucesso. Ou seja, o crescimento constante, com saúde financeira, lucro e clientes e colaboradores satisfeitos.
Enfim, agora você conhece as 4 funções administrativas. Você vai implementar este processo aí no seu negócio? Conhece algum outro método que funciona bem para você?
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