O fechamento de caixa, assim como o fluxo de caixa de uma empresa, é a base operacional de toda gestão financeira do pequeno empresário. Pelo seu fluxo de caixa você sabe quanto recebeu, quanto pagou e como está sendo a sua movimentação financeira diária. Mas, afinal, como fazer o fechamento de caixa?
Ter um controle de caixa eficiente é indispensável para realização de uma boa gestão e manutenção da saúde do seu negócio. Por isso, a seguir, organizamos o passo a passo de como fazer o fechamento de caixa na sua empresa.
O que você vai ler neste artigo?
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- Software de Gestão
Como fazer fechamento de caixa? Dicas para fazer um bom controle
O fechamento de caixa no PDV ou em negócios que não são físicos é indispensável para o acompanhamento básico dos resultados da empresa. Acompanhe, a seguir, como fazer esse gerenciamento.
Saiba qual o seu saldo inicial na abertura do caixa
Para ter um bom controle de caixa, é muito importante que você faça o registro do seu saldo inicial ou saldo de abertura de caixa.
Ele será o ponto de partida para todo o restante do dia.
Conte o dinheiro que você tem em caixa para realizar uma abertura com o saldo real e sem erros no início.
O controle de caixa diário inicia com o saldo de abertura e posteriormente, para cada lançamento realizado, seja ele de pagamento ou recebimento, o saldo será alterado.
Ao fim do dia, você terá um saldo de fechamento de caixa como resultado da equação que iniciou com o saldo de abertura e que durante o dia foi variando de acordo com as entradas e saídas de valores.
Lance os recebimentos, pagamentos e as compras e vendas corretamente
É muito comum que as pessoas esqueçam de realizar lançamentos de recebimentos e pagamentos. É também muito fácil realizar lançamentos trocados, por exemplo, pagar um boleto com dinheiro que estava no banco e lançar como se tivesse sido pago com o dinheiro do caixa.
Desta forma, tome muito cuidado e realize os lançamentos corretamente, diferenciando o que foi VENDIDO do que de fato foi RECEBIDO e o que foi COMPRADO do que realmente foi PAGO.
Lembre-se também de sempre cuidar de qual conta saiu ou para qual conta entrou o dinheiro, se realmente foi do seu caixa.
Verifique o seu saldo final no fechamento do caixa
Erros ao fazer fechamento de caixa são comuns. Em sua grande maioria, as pessoas não percebem e continuam com um saldo errado dia após dia, pois sempre começaram o caixa com o saldo inicial errado como resultado de fechamentos passados equivocados.
Preste atenção e resolva qualquer problema no próprio dia, pois sempre será mais fácil revisar os lançamentos do dia, que você provavelmente irá lembrar, do que ter que voltar vários dias ou semanas até achar um erro.
Além de poupar seu tempo, sua memória irá lhe ajudar muito na busca por um erro no próprio dia.
Deu erro no seu fechamento de caixa? Veja o que pode estar acontecendo!
Diariamente ajudamos clientes com problemas no fechamento de caixa. Um grande problema que verificamos foi a falta de lançamento de retiradas de valores pelos sócios ou dos depósitos em dinheiro realizados pelo empregado, também conhecidas como sangrias.
Geralmente, algum responsável pega um valor no caixa e deposita no banco ao final de certo período, com intuito de não deixar tanto dinheiro vivo na empresa.
Muitas vezes este lançamento não é realizado e o dinheiro ainda fica constando como se estivesse no seu caixa, seja o seu fechamento de caixa feito via planilha, sistema ou fechamento de caixa no caderno.
Por isso, preste bastante atenção se você está lançando os depósitos e também as retiradas de pró-labore dos sócios que, geralmente, ocorrem diretamente do caixa das micro empresas.
Nós já falamos da importância de um sócio ter um pró-labore separado pago pela empresa, você pode ler a respeito no artigo, “O que você precisa saber sobre pró labore (ou pró-labore)”.
Se a pessoa responsável por lançar alguns dos recebimentos (ou todos) na sua ferramenta de controle de caixa é um vendedor, tome cuidado!
É muito comum que ele foque em realizar as vendas e deixe para fazer os lançamentos no fim do dia, porém, se ele não tiver isto anotado é muito fácil de esquecer de realizar alguns lançamentos.
Além de você não saber o que foi vendido, também não vai saber o que foi recebido à vista e o que terá que receber.
Por isso, fazer fechamento de caixa no caderno é um modelo perigoso de gestão, pois pode contribuir para erros humanos.
O fechamento de caixa é algo muito importante e o saldo deve estar sempre correto, porém, requer MUITA atenção e comprometimento de quem faz os lançamentos.
Por isso, ter um caixa separado que somente faz esta função é tão importante e muito visto na maioria das lojas.
Trata-se de uma função chave na empresa e que requer bastante concentração, pois o mínimo erro pode causar a perda no rastreio do seu caixa e um grande retrabalho.
Pela nossa experiência nos diversos atendimentos diários, percebemos que é fácil para alguém esquecer de lançar algum pagamento pequeno realizado no dia-a-dia.
Um bom exemplo disto é aquele dinheiro pequeno que é pego para ir até o mercado comprar café ou copinhos descartáveis.
Algo tão pequeno pode quebrar todo o seu controle de caixa e impedir de realizar uma boa gestão financeira, tornando impossível realizar o fechamento de caixa com o saldo real.
Este é o mais comum de todos os erros ao fazer fechamento de caixa. Geralmente o operador do caixa está desatento ou ainda não aprendeu bem como fazer sua função. Nesse momento acaba fazendo tudo certo, exceto o lançamento da ORIGEM ou DESTINO do valor de recebimento ou pagamento. Isto pode comprometer todo seu fechamento de caixa.
Se você pagou alguma coisa com dinheiro do caixa e na hora de lançar disse que a origem do valor foi do BANCO, seu controle de caixa ficará prejudicado.
Se você recebeu algo em dinheiro no caixa e disse que foi no banco em cartão, o seu fechamento de caixa também estará irreal.
Desta forma, tome muito cuidado ao realizar os lançamentos para que a conta correta seja selecionada!
Como fazer o controle de caixa com uma boa abertura e fechamento de caixa?
Além de ler este artigo, prestar atenção nas dicas que já demos e verificar os maiores pontos de falha, a utilização de uma boa ferramenta também poderá lhe ajudar!
Existem vários modelos de caderninhos já prontos da Tilibra que podem lhe auxiliar a fazer o controle de caixa.
A abertura, fechamento de caixa e todos os lançamentos podem ser feitos no caderninho. Porém, além de muito complexo e chato, fazer fechamento de caixa no caderno não entrega os dados necessários para você fazer uma boa gestão financeira.
Além disso, as folhas de caderno podem rasgar, serem perdidas, voar com o vento, molhar, e serem facilmente adulteradas, sendo um grande risco para o pequeno negócio.
Ainda, é complicado achar quem lhe deve, quanto lhe deve e quais as contas você tem que pagar ou já pagou e recebeu.
A necessidade de ficar somando valores manualmente também faz com que você perca muito tempo para realizar um bom fechamento de caixa diariamente.
Como fazer fechamento de caixa no Excel? Essa é uma pergunta muito comum. Em nosso website temos 2 planilhas de controle de fluxo de caixa que poderão lhe ajudar a realizar este controle.
Você pode fazer o download da Planilha de Controle de Fluxo de Caixa Simplificado ou da Planilha de Fluxo de Caixa. Ainda, não deixe de ver os demais materiais que poderão lhe ajudar.
Se você está utilizando planilhas e está tendo problemas no controle do seu fluxo de caixa, estes artigos poderão lhe ajudar:
- Fuja das planilhas! 4 vantagens ao adotar um sistema de gestão financeira para o seu empreendimento.
- Excel já era! Saiba quais são os limites da ferramenta para sua gestão financeira.
O QuantoSobra oferece uma Planilha de Fluxo de Caixa completamente grátis. Para automatizar suas finanças e não deixar escapar nenhum centavo do seu orçamento, basta clicar na imagem abaixo para baixar:
É muito importante contar com sistemas de fechamento de caixa que possam facilitar o seu dia-a-dia.
Uma empresa que quer crescer e sair da crise fortalecida precisa elevar o seu nível de gestão.
Ter o controle de caixa completo com abertura e fechamento de caixa poderosos, com relatórios, poderá ajudar você a ter sucesso nesta empreitada. Entre as informações as quais você pode ter acesso estão:
- fluxo de caixa,
- vendas,
- compras,
- estoque,
- clientes etc de forma integrada e fácil.
Por isso, uma ferramenta como um software de gestão poderá lhe auxiliar muito.
O QuantoSobra é um ERP online que conta com emissão de documentos fiscais como NF-e, NFC-e e NFS-e. Além disso, todo sistema funciona de forma integrada, onde uma venda e uma compra já realizam ações automáticas no financeiro, estoque, cadastros de clientes, fornecedores etc.
Isto tudo também conta com um controle de caixas que permite ao usuário fazer abertura e fechamento de caixa com controle ideal dos saldos iniciais e finais de cada caixa, bem como extratos para os gestores.
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Podemos também te ligar caso tenha dúvidas se o QuantoSobra é o ideal para sua empresa.
Se precisar, leia estes dois artigos que poderão lhe ajudar na tomada de decisão:
