Com a chegada da Nota Fiscal Eletrônica a palavra DANFE está cada vez mais presente no vocabulário dos empresários. Aqui neste artigo nós vamos aprender o que é este documento e qual é a sua função.
A implementação gradual da obrigatoriedade de emissão da Nota Fiscal Eletrônica fez com que os empresários se acostumassem com novos termos e siglas. Uma das siglas que entrou neste novo vocabulário é DANFE, que como veremos mais pra frente, é a abreviação para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
A Nota Fiscal Eletrônica é jovem, e a ideia sobre ela surgiu em 2006 com o SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, que tinha, entre outros objetivos, a unificação, validação e autenticação dos sistemas fiscais, por meio de um fluxo de informações computadorizado. Este sistema integra todas as informações de interesse da União, dos estados e dos municípios.
A Nota Fiscal Eletrônica, ou simplesmente NF-e, representa um avanço na praticidade desta troca de informações, tanto para a fiscalização do governo quanto para as empresas, que ganham agilidade, e já não precisam ser escravos do papel, como no antigo sistema de notas. Além disso, já existem aplicativos que fazem esse processo todo, automaticamente para o empresário.
No momento, existem 4 tipos de notas fiscais eletrônicas e cada uma delas foi idealizada para substituir um tipo de documento do antigo sistema de fiscalização:
Para tomar o lugar da versão de papel dos modelos 1 e 1A foi criada a NF-e, usada nas operações de venda e prestação de serviços, quando estas operações estão ligadas à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços, ou ICMS.
Substituindo a Nota de Blocos, necessária para transações em que eram cobradas o ISS, ou Imposto Sobre Serviços, nos Municípios, foi criado a NFS-e.
A CT-e, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico, substitui vários documentos do antigo sistema, sendo eles os modelos 7,8,9,10,11 e 27.
Há ainda a NFC-e, sigla para Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, que vai substituir o modelo 2 das Notas Fiscais de Venda a Consumidor e o cupom fiscal emitido por impressora ECF.
Entre os benefícios do novo sistema integrado de fiscalização é possível listar: o aumento da confiança e credibilidade das transações fiscais, redução no custo de armazenamento de documentos, seja por parte do governo seja para o empresariado, agilidade na fiscalização e no controle fiscal, incremento do uso de tecnologias da informação no mercado nacional, benefícios ao meio ambiente, uma vez que há uma diminuição gigante no uso de papel, entre muitas outras vantagens que, talvez, o tempo ainda vá mostrar quando o sistema estiver implementado em todo o território nacional.
Mas porque estamos falando sobre tudo isso?
Simples: é necessário entender toda a estrutura do novo sistema fiscal para perceber os benefícios do DANFE, que é o que explicaremos melhor a partir de agora.
O que é DANFE
Como já dissemos, DANFE é uma abreviação de Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. E ele é justamente o que o nome diz: um auxiliar.
O DANFE é um resumo físico da Nota Fiscal Eletrônica, que é impresso em papel e serve para garantir a existência da versão eletrônica do documento.
Com o DANFE é possível acompanhar o trânsito de mercadorias por toda a extensão do território nacional, já que ele possui uma chave de acesso única, composta por 44 números, que identifica o tipo de carga transportada e confirma as informações disponíveis na versão eletrônica da nota fiscal que está armazenada nos arquivos da Secretaria da Fazenda.
É por meio desta chave, ou do código de barras impresso no DANFE que o fiscal terá acesso, através da internet, às informações que estão nesta nota.
Vale lembrar que o DANFE é um documento auxiliar. Ele não possui validade jurídica e serve apenas para informar, resumidamente, os dados contidos no documento original. Então, a sua validade está vinculada à existência deste arquivo original.
Apesar de não ter validade legal, o DANFE ainda pode servir como auxiliar para a escrituração contábil das transações, e neste caso sim, ele pode ser guardado durante todo o prazo legal exigido pelas notas fiscais normais. Ele poderá ser usado, também, para o recolhimento da assinatura do destinatário no momento da entrega da mercadoria que estava em transação, ou após o ato de prestação de serviço, servindo como comprovante de operação.
O modelo do documento é padrão para todo o Brasil, como na imagem abaixo:
Os 44 números que podem ser vistos no DANFE, são a série numérica que mencionamos antes. Ela identifica os seguintes dados, de acordo o Manual de Integração – Contribuinte, da Secretaria da Fazenda:
2 caracteres – Código da UF segundo o padrão do IBGE. Exemplo: 43 = RS.
4 caracteres – Ano e mês da emissão, exemplo: 201804 = ano 2018, mês de abril.
14 caracteres – CNPJ do emitente.
2 caracteres – modelo do documento fiscal. Exemplo: 55 = NFE.
3 caracteres – Série da nota fiscal. Exemplo: 001
9 caracteres – Número da nota fiscal. Exemplo: 000001030 = nota 1.030
1 caracter – Forma de emissão da nota. Exemplo: 1 = modo normal.
8 caracteres – Código de segurança.
1 caractere – Dígito verificador.
O código de segurança, que possui 8 dígitos, é gerado de maneira automática pelo programa que emite a Nota Fiscal Eletrônica e o DANFE.
Além da chave da nota, de 44 dígitos, existem outros elementos que devem constar obrigatoriamente no DANFE, como os dados do emitente: razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Estadual de Substituto Tributário. Também deve constar a natureza da operação, se ela é entrada ou saída, além da frase “DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”. Por fim, deve constar ainda, o total de folhas do documento impresso, que podem ser mais de uma, desde que numeradas.
Existem também elementos que podem ser colocados na impressão, caso o emissor julgue eles importantes para a transação, como dados sobre as mercadorias e o seu transportador. A única obrigação, no caso, é de que estas informações adicionais estejam no verso do documento e não cubram mais de 50% dele. O logotipo do emissor pode constar na frente do documento mesmo, desde que não prejudique a leitura do código numérico e do código de barras.
Ainda de acordo com o Manual de Integração do Contribuinte, o DANFE pode ser impresso em papel comum, de tamanho mínimo de A4 (201 x 297 mm) e máximo de ofício 2 (230 x 330mm).
Podem ser usadas folhas soltas, formulário contínuo, formulário pŕe-impresso ou mesmo Formulário de Segurança para impressão de DANFE. O Manual proíbe somente a impressão do documento em papel jornal, devido à fragilidade do material.
Como imprimir o DANFE
O DANFE deve ser impresso antes de a mercadoria sair para o transporte, uma vez que o caminhão não pode circular sem a posse do documento. A Secretaria da Fazenda recomenda que o emissor use o mesmo sistema que emitiu a Nota Fiscal Eletrônica para imprimir o DANFE.
Isso porque, é proibida qualquer diferença nos dados entre um documento e outro, e só será possível a impressão do arquivo depois que a Secretaria da Fazenda autorizar a emissão da Nota Fiscal Eletrônica.
Você pode contratar um sistema como o QuantoSobra, que obtém a autorização da Sefaz automaticamente, gerando a Nota Fiscal Eletrônica e imprimindo o DANFE, também de maneira automática, se você assim quiser.
DANFE em Contingência – Formulário de Segurança
Como imprevistos sempre podem acontecer, há ainda a possibilidade de se imprimir um DANFE mesmo que a sua internet caia ou alguma outra coisa impeça o seu contato com a Secretaria da Fazenda na hora da transação. Você deve emitir um DANFE em Contingência, que deve ser impresso em papel moeda, em duas vias, contendo marca d’água.
O documento deve conter os dizeres “DANFE em contingência, impresso em decorrência de problemas técnicos”.
A primeira via vai ficar com o emissor da nota e a outra acompanhará a mercadoria até as mãos do emissário. Sempre que for emitido um DANFE em Contingência, ele deve ser lavrado no Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência.
DANFE em Contingência – DPEC
Dispensa o uso do formulário de segurança e pode ser impresso em papel comum, contendo marca d’água. Deve conter a informação de que foi impressa em DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência). Esse documento deve ser salvo e ser validado posteriormente, no site da Secretaria da Fazenda.
Como você pôde ver, o DANFE tem um papel importante no novo sistema fiscal e, apesar de não ter validade jurídica, tem diversas funções que ajudam a sua empresa no seu controle e gestão.
A modernidade do novo sistema de notas do governo pressiona os empresários e se modernizarem também, já que a ferramenta para a emissão destes documentos, que era disponibilizada no Site da Secretaria da fazenda, está saindo de circulação.
Hoje as empresas estão optando por alternativas mais completas, que façam este serviço de forma toda automatizada, como o QuantoSobra, que além de ser um sistema completo para o gerenciamento do seu negócio, ainda emite todos os tipos de notas fiscais que citamos aqui. A ferramenta trabalha também, com certificados digitais, inclusive com o certificado A1, que é obrigatório, visando a segurança de todas as suas transações.
Como é um sistema completo de gerenciamento, o QuantoSobra ainda cuida do fluxo de caixa do seu negócio, registrando todas as suas vendas, pagamentos e transferências, mantendo sempre você atualizado sobre o desempenho do seu caixa.
O controle de estoque, que é essencial para o bom funcionamento de uma empresa, também pode ser gerenciado pelo sistema, que registra entradas e saídas de mercadorias de maneira automática. Isso garante que o seu estoque esteja sempre atualizado e que você não tenha nenhuma surpresa desagradável durante alguma transação com o cliente.
Há funções, inclusive, para o cálculo automatizado de juros e multas, cadastramento de clientes, que ainda monta um histórico de compras de cada um deles, impressão de etiquetas, edição de produtos em lote, controle de vendedores, impressão de carnês, geração de orçamentos em PDF, importação de XML de fornecedores, indicadores de vendas, entre muitas outras. Conheça o QuantoSobra e teste o sistema por dez dias, de graça.
