Todo empresário já ouviu falar sobre os métodos de controles de estoque PEPS, UEPS, Custo Médio e Estoque Mínimo. Apesar disso, na hora de colocar na prática essa pouca teoria que se conhece, muitos acabam notando que precisam aprender mais sobre estas técnicas.

Antes de seguir a sua leitura, fique atento:

 

Por isso, a gente criou este artigo: para que você conheça e domine todos os principais métodos de controle de estoque e possa aproveitar tudo o que uma empresa bem organizada e bem gerida pode oferecer.

Como você sabe, a gestão das mercadorias armazenadas, independente se o método de controle de estoque escolhido seja PEPS, UEPS, Custo Médio ou algum outro, impacta diretamente no fluxo de caixa da empresa.

Isso porque, a circulação de mercadorias, o giro de estoque e o controle destas movimentações são os fatores que garantem a circulação de dinheiro na empresa. É por isso mesmo que, tanto o controle de estoque quanto o controle do fluxo de caixa são imprescindíveis para a saúde financeira de qualquer negócio, uma vez que, sem mercadoria e sem recursos monetários, não existe empresa.

Para que serve o controle de estoque?

Além dos aspectos que já comentamos ali em cima, as vantagens do controle de estoque bem feito são muitas. Tanto que, justamente por isso, existem vários métodos de controle de estoque. Vamos entender para que serve o controle de estoque e os seus benefícios:

  • Evita o desperdício pela deterioração

Se você vende produtos que têm uma data de validade, como comidas ou maquiagens, existe uma boa chance de você ter problemas caso não venda estes produtos a tempo, por isso um controle de estoque utilizando alguns métodos existentes pode te ajudar. Neste mesmo sentido, uma planilha de controle de validade também pode oferecer certos benefícios.

  • Evita estoque parado

O estoque parado ou morto é aquele que não pode mais ser vendido, mas não necessariamente porque ele passou da data de validade. Pode ser, por exemplo, roupas que saíram de moda, ou alguma coisa que ficou irrelevante. Digamos que, você tivesse 100 walkmans hoje para vender, qual seria a utilidade deles a não ser se tornarem peças decorativas? Você provavelmente teria muita dificuldade de vender eles.

  • Gera economia nos custos de armazenagem

O custo com depósitos para seu estoque tende a variar de acordo com sua quantidade de estoque atual. Caso você esteja armazenando muitos produtos, você vai gastar com armazenagem proporcionalmente, pois você vai precisar de mais espaço. Desta forma, evitar um estoque com muitos produtos parados, que sejam difíceis de vender, também vai te ajudar a economizar com custos de armazenagem.

  • Melhora a gestão do fluxo de caixa

Você não vai apenas economizar dinheiro, como falamos anteriormente, mas você terá um fluxo de caixa mais organizado caso faça uma boa gestão de estoque utilizando algum dos métodos de controle de estoque. Você deve ser lembrar que o estoque é composto de produtos que você provavelmente já pagou com dinheiro e que você vai vender por dinheiro. Entretanto, enquanto eles estão parados nas suas prateleiras, definitivamente estes produtos não são dinheiro. Tente pagar o aluguel com 100 sapatos para você ver se você vai conseguir…

Métodos de controle de estoque: o que é PEPS, UEPS, Custo Médio e Estoque Mínimo? 

A utilização de métodos de controle de estoque como custo médio, PEPS ou UEPS tende a facilitar sua gestão de fluxo de caixa pois afeta diretamente suas vendas (o quanto você pode vender) que vai afetar diretamente seus recebimentos e também as suas compras (o quanto você deve comprar) que irá afetar seus pagamentos. Ambas as situações tem efeito direto na quantidade de dinheiro que você terá em caixa.

Se você tiver um controle de estoque eficaz, você vai saber exatamente quanto tem em estoque de cada produto e, baseado nas suas vendas, você vai poder projetar quando você vai ficar sem estoque e programar as compras para que isto não aconteça, ao mesmo tempo aproveitando ao máximo os produtos atuais para não ficar com muito estoque parado.

Agora que você já entende a importância de um bom controle de estoque, conheça os melhores métodos de controle de estoque:

PEPS – Primeiro a entrar, primeiro a sair

Também conhecido como First-In First-Out (FIFO), o PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) é um método de controle de estoque bastante usado e significa que o estoque mais antigo (primeiro a entrar) deve ser vendido primeiro (primeiro a sair), garantindo que o seu estoque mais novo não seja vendido antes do mais antigo. 

Este método de controle de estoque é muito utilizado por empresas que têm produtos com data de validade.

Apesar de ser muito aplicado por empresas que trabalham com perecíveis, utilizar o método de controle de estoque PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) em produtos não perecíveis também é uma boa. 

Digamos que você venda capas de celular e coloque sempre as novas aquisições na frente das antigas: a probabilidade de você ter estoque parado por muito tempo em sua loja é alta e, consequentemente, seu dinheiro vai estar parado também. Você deve se lembrar que o design dos produtos muda constantemente e apesar de não ‘vencer’ o produto pode sair de linha ou de moda.

Para realizar um controle de estoque PEPS você precisa ter um estoque organizado. Geralmente isso significa adicionar produtos novos no fundo das prateleiras, deixando os mais antigos na frente para ter maior visibilidade pelos clientes.

Se você quiser saber mais sobre como calcular usando o método PEPS, nós separamos um vídeo do nosso canal, explicando tudo o que você precisa saber.

 

UEPS (último a entrar, primeiro a sair)

O UEPS faz o contrário do PEPS, ou seja, o último produto a entrar no estoque é o primeiro a ser vendido. Além disso, o valor de venda das mercadorias, no método UEPS, será calculado em cima do custo de compra da última remessa, que costuma ser mais cara. Algumas empresas preferem usar o UEPS (último a entrar, primeiro a sair) pois com este método de controle de estoque é possível fazer uma previsão da demanda futura pelos produtos vendidos. Porém, é importante salientar que essa previsão pode ser afetada pelas taxas de inflação e câmbio, influenciando diretamente nos valores dos produtos comprados.

Você quer fazer um controle de estoque usando o método UEPS? Aqui abaixo está um vídeo do nosso canal, explicando tudo o que você precisa saber.

 

Estoque mínimo

Fica muito mais fácil gerenciar seu estoque definindo um estoque mínimo para cada um dos seus produtos. Este seria o nível mínimo de quantidade de cada produto que você deveria ter em estoque. É uma maneira fácil e eficaz de controlar seus produtos pois, quando você chegar no estoque mínimo já sabe que é a hora certa de fazer uma nova compra.

Idealmente você sempre vai comprar o mínimo possível dos produtos, somente o suficiente para colocar seu estoque novamente acima da quantidade mínima. O estoque mínimo de cada produto sempre vai variar de acordo com a velocidade de venda da mercadoria e quanto tempo ela demora para voltar ao seu estoque.

Apesar de necessitar de alguma pesquisa e tomada de decisão anterior, a definição do estoque mínimo vai sistematizar o seu processo de compras de uma forma uniforme, deixando mais fácil e rápido o processo de tomada de decisão e, até mesmo, você vai poder terceirizar a decisão de compras para algum colaborador.

Não se esqueça que as condições mudam de tempos em tempos e, por isso, é sempre bom dar uma revisada no estoque mínimo dos produtos algumas vezes por ano, adaptando sempre as quantidades para a realidade atual. 

Aqui, neste artigo a gente ensinou tudo sobre estoque mínimo e estoque máximo.

Custo Médio Ponderado

O método de estoque chamado ‘custo médio’, ao contrário do PEPS e UEPS não faz um controle por lote ou ordem de compra/entrada. O custo médio ponderado faz uma média dos custos individuais de cada produto presente no estoque da empresa e com base nesta média é feita a definição de preço a ser cobrado pelas mercadorias despachadas.

Aqui, neste artigo, a gente ensinou tudo sobre o que é custo médio e como calcular esse índice

Como fazer controle de estoque com os métodos PEPS, UEPS, Custo Médio e Estoque Mínimo

Independente do método de controle de estoque que você escolher para utilizar em sua empresa, existem dicas para que a prática traga cada vez mais resultados. Você deve se lembrar, é claro, que o PEPS serve para um tipo de exigência, o UEPS para outro tipo e, assim por diante. Vamos às dicas de controle de estoque:

  • Mantenha um bom relacionamento com seus fornecedores

Manter um bom controle de estoque, seja qual for o método (custo médio, PEPS, UEPS ou estoque mínimo) requer uma capacidade de adaptação rápida. Digamos que você necessite retornar alguns produtos que não estão sendo vendidos para fazer espaço para alguns novos produtos que estão chegando, reabastecer rapidamente um produto que está vendendo muito, resolver defeitos de fábrica ou temporariamente aumentar o seu espaço de armazenagem. 

Tudo isso você pode negociar com o seu fornecedor. Mantendo uma boa relação com eles, provavelmente eles vão ter mais empenho e interesse em te ajudar a solucionar seus problemas.

Além das situações já citadas, você talvez consiga negociar quantidade mínima para pedidos, descontos especiais e promoções que geralmente só são oferecidas para clientes que compram mais.

Um bom relacionamento com seu fornecedor não significa apenas ser amigável mas, também de manter uma boa comunicação com ele. Deixe seu fornecedor ficar sabendo quando você está esperando um aumento nas vendas assim eles já podem se preparar e fazer alguns ajustes na sua produção, por exemplo.

  • Tenha um plano de contenção

Muitos problemas podem ser relacionados ao controle de estoque. Tais problemas podem prejudicar bastante as empresas quando estão despreparadas para estas situações. Veja alguns exemplos:

  • Você vendeu mais do que tinha em estoque (muitos pedidos de entrega para pouca quantidade em estoque);
  • Você teve um problema de fluxo de caixa e não consegue pagar pelo produto que já vendeu para o seu cliente;
  • Seu espaço para armazenamento não é suficiente para estocar tudo que você precisa para uma época de grande aumento em vendas (vendas sazonais);
  • Erro no cálculo de giro de estoque fez com que você pensasse ter mais produtos em estoque do que realmente tem;
  • Um produto ‘empacou’ e não foi vendido por muito tempo, ocupando grande parte do seu espaço de estoque;
  • Seu fabricante fica sem produtos para vender e você tem pedidos para cumprir e clientes esperando;
  • Seu fabricante interrompe as vendas sem aviso prévio, etc.

É importante ter em mente que não é uma questão de SE os problemas vão acontecer, mas sim de QUANDO eles vão acontecer. Problemas sempre acontecem e você é obrigado a lidar com eles! Por isso, você deve se planejar e entender onde estão os riscos da sua operação. Você deve analisar, inclusive, qual dos métodos de controle de estoque seriam mais eficazes na prevenção de problemas (custo médio, PEPS, UEPS ou estoque mínimo). 

Prepare um plano de contingência. Como você vai reagir quando estes problemas aparecerem? Quais os passos você vai dar para resolver os problemas? Como estes problemas vão impactar outras áreas do seu negócio? Nestes casos, contar com um bom relacionamento com seus clientes e fornecedores pode ser de grande ajuda.

Imagine perder um cliente por não ter o produto certo na sua estante? Evite este perigo controlando o seu estoque. Para ajudar você nisso, a gente criou uma planilha de controle de estoque grátis. Para baixar ela, basta clicar na imagem abaixo:

Controle de estoque

  • Faça auditorias regularmente

Apesar de todos avanços tecnológicos, os erros humanos sempre vão existir e por isso é importante fazer uma conferência no seu estoque de tempos em tempos. Qualquer lançamento errado no software pode gerar um erro no estoque, como vendas a mais ou a menos, quantidades erradas etc. Por isso, fazer uma conferência é essencial.

Uma boa maneira de fazer isto é contando todo o seu estoque de uma só vez. Muitas empresas fazem isso no final do ano, porque é a época em que é necessário ajustar a contabilidade e fazer a declaração de imposto de renda. Embora as auditorias nos estoques físicos normalmente serem feitas somente uma vez por ano, são muito tediosas. Porém, é importante. O ideal seria fazer mais de uma vez por ano, pois caso você encontre uma discrepância, pode ser difícil identificar o problema quando você está olhando para um ano inteiro de movimentações.

Se você fizer uma auditoria anual completa no final do ano e você muitas vezes se deparar com problemas, talvez seja interessante para você começar uma verificação por amostragem ao longo do ano. Isso simplesmente significa escolher um produto, contá-lo e comparar o estoque atual com o que está registrado no software de gestão. Isso não é feito com um cronograma fixo e não exclui a necessidade de uma auditoria anual. Se pudermos te dar uma dica, verifique os produtos problemáticos ou aquele que tem muitas movimentações (compras e vendas).

Agora, se você realmente não quer fazer uma grande auditoria anual no seu estoque, uma boa alternativa é fazer uma contagem de ciclos para auditar o estoque. Ao invés de uma contagem completa no final do ano, a contagem de ciclo espalha a auditoria ao longo do ano. Cada dia, semana ou mês, um produto diferente é verificado em um cronograma rotativo. Existem diferentes métodos para determinar quais os itens a serem contados e quando, mas, em termos gerais, os itens de maior valor serão contados com mais freqüência.

  • Utilize o ABC para priorizar

Alguns produtos requerem mais atenção que outros. Use uma análise de ABC para priorizar a gestão de do seu estoque. Separe todos os produtos que requerem muita atenção daqueles que não precisam. Faça isso passando por toda sua listagem de produtos e adicionando cada um deles em três categorias:

  • A – produtos de alto valor agregado com baixo volume de vendas
  • B – produtos com valor agregado moderado e volume de vendas também moderado
  • C – produtos com pouco valor agregado, porém, com alto volume de vendas

Todos os produtos na categoria A requerem uma atenção regular pois eles tem um alto impacto financeiro e as vendas tendem a ser imprevisíveis. Os produtos na categoria C não precisam de tanta atenção pois eles têm um impacto financeiro baixo e estão constantemente sendo vendidos, já os produtos na categoria B ficarão entre as 2 outras. 

Aqui, a gente ensinou tudo sobre como fazer uma Análise ABC

  • Previsão Exata

Uma boa parcela do controle de estoque bem feito pode ser creditado à previsão bem feita da demanda pelos seus produtos. Não cometer erros nesta questão é algo bem difícil. Existem muitas variáveis envolvidas e você nunca vai saber com certeza o que vai acontecer (mas você pode chegar perto!). Veja como você pode aumentar suas chances de acertar a previsão:

  • Fique de olho nas tendências do mercado em que você está inserido
  • Verifique como foram as vendas no ano passado neste mesmo período
  • Conheça o seu percentual de crescimento anual
  • Fique atendo a sazonalidade e a economia como um todo
  • Planeje com antecedência algumas promoções
  • Planeje seus investimentos em marketing

  • Considere o Dropshipping

Dropshipping é um método utilizado no varejo onde uma loja não mantém os produtos que vende em estoque. Em vez disso, quando uma loja vende um produto, ele compra o item de um terceiro que envia diretamente para o cliente final. Como resultado, o comerciante nunca vê ou manipula o produto.

A maior diferença entre dropshipping e o modelo padrão de varejo é que o comerciante de venda não possui estoque próprio. Em vez disso, o comerciante compra o produto de de um terceiro – geralmente um atacadista ou fabricante – de acordo com as vendas que já realizou.

O dropshipping é muito benéfico para o comerciante, pois ele precisa de menos capital para tocar o seu negócio, é mais fácil de começar uma loja por diversos motivos e o espaço requerido também é menor, pois não há necessidade de armazenamento de produtos. Além disso, você não vai ter tanta preocupação com fluxo de caixa e giro de estoque, pois irá comprar itens já vendidos, sem riscos de ficar com produtos parados em sua loja.

Dropshipping é realmente o cenário ideal (de uma perspectiva de gerenciamento de estoque). Em vez de ter que carregar o estoque e expedir produtos você mesmo -seja internamente ou através da logística de terceiros- o fabricante ou o atacadista cuida disso tudo para você. Basicamente, você remove completamente o gerenciamento de estoque de sua empresa.

Muitos atacadistas e fabricantes anunciam dropshipping como um serviço. Não tenha medo de perguntar. Embora os produtos possam ser mais caros, você não precisa se preocupar com despesas relacionadas ao controle de estoque, o que pode ser mais vantajoso (dependendo do caso).

É hora de assumir o controle de estoque e parar de perder dinheiro. Escolha as técnicas de gerenciamento de estoque corretas para sua empresa (custo médio, PEPS, UEPS ou estoque mínimo) e comece a implementar elas hoje mesmo!

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Peps, ueps, custo médio, estoque mínimo: métodos de controle de estoque

Ainda ficou com dúvidas sobre os métodos de controle de estoque? Veja este vídeo: