Aprender como fazer controle de vendas é uma das práticas mais importantes dentro de um negócio que atua na área do comércio. Por isso, neste artigo você vai ler:
- O que é controle de vendas?
- Qual a importância do controle de vendas?
- Como funciona um controle de vendas?
É o controle das mercadorias que saem do estoque da empresa, que dão ao empresário a certeza sobre:
- quais produtos têm mais saída,
- quais estão encalhados nas prateleiras,
- em que tipo de produtos vale mais a pena investir.
Aqui no blog, sempre gostamos de frisar a importância de manter cada uma das áreas da empresa sob o mais completo controle. Isso porque, a desorganização em qualquer que seja o setor da empresa, sempre resulta em:
- prejuízo,
- dinheiro mal aplicado,
- perda de cliente,
- até no risco de falência, caso o empresário não perceba a tempo onde está errando.
Aprender como fazer o controle de vendas é a forma que os empresários têm de acompanhar mais efetivamente onde estão investidos os recursos da empresa e de que maneira eles estão retornando para os cofres do negócio.
Esse tipo de informação pode – e deve – ser associada ainda a outras informações, vindas, por exemplo, do:
- controle de estoque,
- fluxo de caixa,
- gestão financeira e as outras tantas formas de gerir eficientemente áreas determinadas de uma empresa,.
No caso do controle de vendas, especificamente, o empreendedor vai ter em mãos dados sobre os produtos que estão saindo da empresa e o quanto de lucro estas mercadorias trazem em retorno.
Como todas as empresas dependem de lucro para manterem suas portas abertas, fica clara qual a importância do controle de vendas.
O que é controle de vendas?
O controle de vendas é o processo que gerencia e fiscaliza todas as vendas feitas por uma empresa.
Por meio desta prática o empresário saberá analisar o desempenho do seu negócio na área de vendas e poderá fazer suas projeções para o futuro, ou mesmo, descobrir se precisa investir em melhorias para este setor.
O controle de vendas pode ser feito de diversas maneiras, e veremos algumas opções ainda neste artigo. Entre as opções você encontrará métodos manuais e automáticos.
Fazer controle de vendas manualmente demanda um pouco mais de tempo e costuma ser pouco seguras, uma vez que dependem de caneta e papel e muita atenção.
Planilhas do Excel costumam ser uma forma intermediária, que permite que o empresário insira manualmente as informações sobre as vendas efetuadas e mantenha por ali, a gestão desta área.
A forma mais segura é fazer o controle de vendas por meio de um sistema de gestão, que além de oferecer rapidez, ainda integra todas as informações das vendas com a gestão de estoque da empresa.
Falaremos sobre isso mais adiante. Vamos agora entender os benefícios que o controle de vendas pode trazer para um negócio.
Qual a importância do controle de vendas?
Se você chegou até este ponto do nosso artigo, por certo já entende que gerir as vendas da sua empresa é de grande importância.
Afinal, como citamos há pouco, a saúde financeira de qualquer negócio depende dos recursos que entram na empresa e, geralmente, esses recursos entram no caixa através da venda de produtos.
Ou seja, aprender como fazer o controle de vendas vai ajudar você a cuidar e fiscalizar com eficiência a porta de entrada dos seus lucros e de seus sócios.
É claro que os benefícios não se resumem só a isso. O controle de vendas ainda traz uma série de vantagens, como:
- Planejamento a longo prazo
- Previsibilidade
- Controle financeiro
- Negociação com fornecedores
Entenda cada uma delas, a seguir:
Planejamento a longo prazo
Associado ao controle de estoque, o controle de vendas permite que o empresário saiba exatamente quais são os produtos que têm mais apelo junto ao consumidor. Para isso, basta analisar as mercadorias com o maior número de vendas.
Com essas informações o gestor da área sabe quando comprar mais desses produtos e em que períodos do ano eles vendem mais.
O planejamento de compras futuras fica facilitado assim, quando a empresa sabe em que época deverá investir em mercadorias de determinado tipo e o quanto terá de investir nelas.
Este planejamento ainda se estende por todas as áreas da empresa. Um exemplo disso é a área de atendimento, que através do sistema de controle de vendas saberá os períodos em que há alta de venda de produtos e já se planeja com antecedência, colocando a postos a quantidade de funcionários necessária para atender esta demanda.
Já que estamos falando sobre vendas futuras e sobre garantir estoque dos produtos mais procurados pelos clientes, indicamos que você conheça e comece a usar em sua empresa a planilha de Controle de Estoque Mínimo e Máximo. Faça o download gratuito e não perca mais as datas dos pedidos aos fornecedores.
Previsibilidade
Com o controle de vendas o empresário pode, ainda, prever a média de lucros que terá em cada época do ano, já que ele saberá em que períodos cada mercadoria vende mais.
Isso facilita a implementação do plano de negócios da empresa e possibilita prever a longo prazo a movimentação do caixa.
Controle financeiro
Como dissemos, é através das vendas que o lucro da empresa se faz e com o controle de vendas o empresário terá muito mais entendimento do funcionamento do fluxo de caixa durante cada época do ano.
Isso permite que a área financeira esteja sempre em dia e constantemente atualizada.
Além disso, controlando as vendas o gestor já está fazendo uma parte do controle do caixa da empresa, facilitando o gerenciamento da parte fiscal do negócio.
Negociação com fornecedores
Controlando as vendas e o seu volume, o gestor facilita também as suas negociações com os fornecedores de mercadorias da empresa.
Como a técnica permite que o empresário saiba as épocas de alta de vendas e de que tipos de produtos, ele pode antecipar seus pedidos aos fornecedores ou pode mantê-los de sobreaviso a respeito dos momentos em que serão necessárias novas transações de produtos.
Com isso, até mesmo a negociação de descontos junto a estes fornecedores fica facilitada, uma vez que os pedidos são feitos com antecedência e em quantidades específicas.
Como funciona um controle de vendas?
As técnicas de como fazer um controle de vendas eficiente não são complicadas e vão depender do que o empresário necessita para o seu negócio.
Assim como muitas práticas, é necessário analisar o que se encaixa melhor para cada tipo de empresa.
Como citamos acima, as três formas mais conhecidas de como fazer o controle de vendas são:
- manualmente,
- por planilhas,
- usando um sistema de gestão
Entenda os prós e contras de cada uma.
Manualmente
Fazer controle de vendas pode ser resumido como a velha prática do caderninho e da caneta.
Embora esta seja a forma mais insegura de se fazer este controle, muitos donos de pequenos negócios começam assim a controlar suas vendas.
É claro que com o crescimento do número de vendas e, consequentemente da empresa, outras formas mais seguras e práticas vão se tornando necessárias.
Por planilhas
Fazer o controle de vendas por planilhas do Excel é bastante comum e pode ser considerada uma forma semiautomática de se fazer esta gestão. Isso porque, apesar de a planilha estar salva em um computador, os dados precisam ser inseridos manualmente pelo empresário.
Isso pode demandar certo tempo, além disso, será necessário aprender como montar uma planilha de controle de vendas e há sempre o risco de erro humano, ou seja, o gestor pode inserir, sem querer, dados errados na planilha, ou mesmo, apagar o documento inteiro. Este método exige bastante atenção.
Controle de vendas com sistema de gestão
O empresário pode, ainda, optar pela contratação de um sistema ERP, que faça todo o controle de vendas de maneira automática. Essa ferramenta pode melhorar seu controle comercial.
A vantagem deste método é que programas deste tipo integram as informações das vendas ao sistema de gestão de estoque, dando altas e baixas nos produtos automaticamente no momento em que as transações são feitas.
É claro que o empresário deve estar atento às necessidades da sua empresa, e fazer testes com os métodos que preferir.
Vale lembrar que fazer o controle de vendas é um processo permanente, assim como os seus benefícios, que começam a ser vistos já no início da prática.
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