Não será nenhuma surpresa se você disser que o controle de ponto eletrônico serve apenas para marcar as entradas e saídas dos funcionários na empresa. Esse é um estereótipo comum da tecnologia tradicional, que propunha apenas registrar a jornada trabalhada pelo funcionário. Essa era a função do velho e estático relógio de ponto, que talvez você ainda utilize em sua loja. Hoje vamos apresentar soluções que abrangem também o funcionário externo e que podem aumentar a produtividade e a lucratividade da sua empresa em até 85%!
Desde a portaria 1510 de 2009, funcionários internos registram sua frequência em livro ponto, relógio cartográfico e em relógio de ponto biométrico. Em 2011, a portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) permitiu a utilização de controle de ponto alternativo por empresas que necessitam de tecnologias mais baratas, práticas e seguras. Você que trabalha no comércio conhece bem a importância de ter ferramentas que auxiliam no dia a dia. A seguir os problemas rotineiros de todo RH e que podem ser solucionados com um bom controle de ponto eletrônico.
Fechamento de folha de ponto
Antigamente o fim do mês trazia uma única certeza: dor de cabeça com o fechamento de folha de ponto. Conferir e corrigir as marcações dos funcionários exigia tempo e paciência, o que deixava qualquer analista de Recursos Humanos improdutivo e cheio de cabelos brancos. Sabemos que muitos comércios não possuem um departamento de RH e essa tarefa tão importante acaba ficando nas mãos do gerente ou do proprietário.
Já publicamos anteriormente aqui no blog o artigo Gestão de pessoas: 5 estratégias para você aplicar na sua loja que te ajudou a planejar muitas tarefas. E claro, sabemos que existe uma linha tênue entre o que você almeja para sua gestão e o que seu caixa lhe possibilita fazer. Mas e se dissermos que já existem tecnologias de controle de controle de ponto eletrônico grátis para implantar na sua empresa?
Com qual dos dois cenários abaixo você mais se identifica:
- É fim do mês e você precisa fechar folha de ponto dos funcionários. As marcações já foram registradas no livro ponto ou no relógio de ponto pelos seus vendedores, analistas e gerentes. Agora você precisa apurar as horas trabalhadas, atrasos e faltas, além de contabilizar banco de horas e horas extras de todo mundo. Por fim você imprime os documentos para que eles confiram, assinem e você pode iniciar outro processo. A folha de pagamento.
- Ou você tem liberdade para fechar folha de ponto em qualquer período do mês, pode corrigir marcações com apenas um clique e imprimir documentos em instantes?
Se a realidade da sua empresa é como este segundo cenário, sua empresa está de parabéns e está fazendo um excelente trabalho! Agora, se você se identificou com o primeiro cenário acima, continue lendo esse artigo e veja quantas outras praticidades você pode levar à sua gestão.
Como fazer o controle de ponto do funcionário externo?
Definitivamente esse é um dilema de todo empresário que possui colaboradores que trabalham fora da empresa. Além de não baterem ponto como os funcionários internos, como saber se o funcionário externo chegou ao destino na hora certa ou se ele realmente se encontra no local que deveria estar?
Atualmente também já é possível acompanhar a rotina desses colaboradores e visualizar em um mapa o local que um ponto foi registrado. Imagine só saber em tempo real onde estão seus entregadores, office-boys, representantes comerciais e motoristas, por exemplo, direto do seu celular! Sabemos quantas atividades você tem que desempenhar todos os dias e que praticidade é a palavra chave para qualquer coisa que você for fazer.
Como identificar proativamente funcionários que mais se atrasam ou que geram horas extras?
Sem dúvida esse é o sonho de todo gestor de RH! Identificar os funcionários que mais se atrasam é fundamental para a saúde de muitas empresas. Com exceção de algumas startups que possuem jornada de trabalho livre, empreendimentos que trabalham com agenda necessitam de assiduidade e compromisso com horário. E isso vale também para a hora de largar serviço! Geralmente o “ralo” por onde escorre o lucro de toda empresa se chama “pagamento de hora extra”.
Veja um exemplo: suponha que um colaborador tenha remuneração mensal de R$3.000,00 e que todos os dias ele faça uma hora excedente em relação ao seu horário normal. Ao final do mês, esse colaborador receberá um adicional de, no mínimo, R$ 93,75 referente a hora extra: cerca de R$ 1.125,00 por ano. Agora imagine uma equipe de 10 funcionários onde todos fazem hora extra. Serão mais de R$ 11 mil destinados para pagar um adicional que poderia ter sido economizado se a empresa tivesse um controle de ponto eletrônico inteligente que lhe alertasse antes disso acontecer. O que você faria em sua empresa se ao final do ano sobrar mais de R$ 11 mil em caixa? Talvez ampliar seu maquinário, investir na compra de mais matéria prima ou fazer uma reforma básica na área comum da sua loja. Nada mau, hein?
Organizar a gestão da sua equipe significa adequar os funcionários aos horários da empresa e não a empresa se adequar aos horários dos funcionários.
Se seu negócio está dando os primeiros passos agora, talvez seja interessante terminar de ler este artigo e depois retornar aqui para entender todos os segredos de como administrar uma empresa.
Leia também: 7 erros que você não pode cometer no primeiro ano da sua empresa
Como revolucionar sua gestão de pessoas com controle de ponto eletrônico?
Se você se identificou com qualquer situação acima é hora de fazer a diferença na sua empresa com o controle de ponto eletrônico Genyo. Este é um sistema com aplicativo grátis para Android e iOS onde seus funcionários registram ponto pelo computador, celular ou tablet. Além disso, você pode acompanhar a presença, ausência e a localização da equipe em tempo real e começar a aplicar em sua empresa em menos de 10 minutos! Legal né? O Genyo é grátis para pequenas empresas e pode ser usado na sua loja, da produção à distribuição. Vale a pena conhecer!
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Até o próximo artigo!
Leia também: Lei da Reforma Trabalhista 2017: o que muda para o trabalhador?
Este artigo é um guest-post escrito pelo pessoal do Genyo.
