Fazer o efetivo controle de fluxo de caixa é uma etapa essencial para uma boa gestão. Os dados obtidos através desse processo são usados para guiar o planejamento geral da empresa, não importando o porte dela.
Entretanto, os empresários e gestores tendem a não dar a devida importância a esse ponto, o que pode ser muito prejudicial para a saúde do negócio.
Pensando nisso, preparamos um artigo que mostra o que é, para que serve e como fazer o controle do fluxo de caixa diário para otimizar sua gestão. Confira!
Primeiramente, o que é fluxo de caixa?
Fluxo de caixa é um relatório que trata das movimentações de dinheiro dentro de uma empresa. Em outras palavras, é um processo que acompanha tudo o que entra e sai do negócio, em detalhes.
Para ficar mais claro, um fluxo de caixa, geralmente, é composto pelos seguintes dados:
- dívidas;
- vendas;
- tributos;
- aluguel;
- compra de mercadorias ou matéria-prima;
- investimentos;
- salários;
- contas de água, luz e internet, entre outras.
No mais, destacamos que essa é uma ferramenta extremamente útil para a gestão, pois permite que você, como empresário ou gestor, possa programar os próximos passos.
Além disso, esse relatório traz informações para montar um plano de ação mais eficiente.
E por que isso é tão importante? Você pode se questionar. Bem, para responder a isso, traremos os dados de uma pesquisa divulgada em 2021 pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, o Sebrae.
O documento descobriu que cerca de 23% das empresas de micro e pequeno porte abertas no Brasil fecham em menos de 5 anos. Quando se fala em pessoas que atuam como Microempreendedores Individuais, os MEIs, o número sobe para 30%. E o principal motivo para isso é que os gestores não conduziram uma boa gestão financeira.
Quais são os tipos de fluxo de caixa?
Agora que você já entende o que é esse relatório, saiba que existem diversos tipos de fluxo de caixa, tais como:
- projetado: faz projeções sobre movimentações futuras para prever os ganhos e gastos;
- direto: registra todas as movimentações, sem descontar nenhum valor;
- operacional: inclui todos os dados referentes às movimentações do caixa, exceto os investimentos e tributos;
- livre: anota o que resta no caixa da empresa após o pagamento das dívidas e tributos;
- simples: anota todas as entradas e saídas de dinheiro em um período, que costuma ser mensal;
- diário: é semelhante ao fluxo de caixa simples, porém, o registro das movimentações é feito diariamente.
Vale dizer que não existe um melhor do que o outro. O que importa é qual será o ideal para a gestão da sua companhia e, também, para o seu estilo de administração.
Por esse motivo, é crucial avaliar bem cada um deles. Só assim será possível escolher o que trará mais benefícios, de curto a longo prazo. Por sinal, pode-se usar mais de um simultaneamente para obter dados mais precisos e fazer uma análise completa.
O que é o controle de fluxo de caixa e para que isso serve?
Até aqui, ficou claro que o fluxo de caixa é um relatório com todas as movimentações financeiras de uma companhia, certo? Com isso em mente, fica fácil entender que fazer o controle disso é, basicamente, registrar e acompanhar todos esses dados, não é?
Mas não para por aí. Esse processo ainda inclui analisar todas as informações para orientar as decisões de gestão, bem como administrar tudo para que as contas fiquem equilibradas.
No geral, o controle de fluxo de caixa serve para dar um maior controle sobre o setor financeiro. Com isso, é possível pensar em alternativas para reduzir custos, aumentar os lucros e ajustar os planejamentos futuros. Afinal, você “tem uma ideia” sobre o que esperar para os próximos meses, de acordo com a situação atual do caixa.
>>>> Aproveite e veja: redução de custos – 8 ideias para cortar gastos sem diminuir a qualidade do seu negócio
Por que fazer o controle do fluxo de caixa? 4 principais vantagens
Após entender o que é o controle de fluxo de caixa, veremos algumas vantagens que esse processo pode trazer para seu negócio.
1. Otimiza a gestão financeira
Imagine a seguinte situação: você está analisando o caixa disponível no seu negócio e percebe que tem mais dinheiro saindo do que entrando. É óbvio que essa situação é insustentável, já que causa prejuízos, não é mesmo?
Pois saiba que, com o controle de fluxo de caixa, você saberá, exatamente, de onde o dinheiro está saindo. Assim, poderá descobrir o porquê isso está acontecendo e terá insights para resolver a questão.
Como resultado, pode-se elaborar um planejamento financeiro e focar na redução de gastos, apenas para exemplificar. Ao mesmo tempo, esse relatório serve como um guia para criar planos que visam ao aumento das vendas e, consequentemente, dos lucros.
A gestão financeira igualmente se beneficia desse relatório, pois, com ele, você evita acumular dívidas. Isso porque terá tudo anotado e saberá quais as datas de pagamento, evitando multas por atraso e inadimplência.
>>>> Leia mais: veja quais são os principais riscos da inadimplência para seu negócio
2. Orienta a tomada de decisões
Essa vantagem está totalmente ligada com a otimização da gestão financeira. O que acontece é que, quando você sabe o que está sendo feito com o dinheiro que entra no caixa, fica bem mais fácil decidir o que fazer com ele, por exemplo:
- identificar áreas que dão mais lucro e investir no crescimento delas;
- reduzir os gastos com um setor que não se mostra tão vantajoso;
- definir a hora certa de conduzir campanhas sazonais, como no Natal.
3. Verifica o desempenho do negócio
Outro benefício do controle de fluxo de caixa é que ele permite que você verifique como seu negócio está se saindo. Ele está dando lucro ou prejuízo? As vendas estão dentro do esperado ou será necessário investir em campanhas nessa área? Seus colaboradores estão batendo as metas?
Todas essas informações – e muitas outras – podem ser percebidas simplesmente ao analisar o relatório frequentemente. Contudo, lembre-se: é importante agir conforme o que observou. Ou todo o trabalho de coletar os dados terá sido em vão.
4. Reduz os riscos
Por fim, o controle de fluxo de caixa possibilita que você corra menos riscos, especialmente nos novos investimentos.
Isso ocorre porque sabe-se exatamente o que pode gastar, se o ritmo de crescimento possibilita uma expansão e daí em diante. Em linhas gerais, você terá em mãos os dados que mostram quais áreas do negócio são mais vantajosas.
Que tal aprender mais sobre como fazer o controle financeiro do seu negócio? Então, assista o vídeo abaixo para conferir seis dicas práticas:
Como fazer o controle de fluxo de caixa? Checklist com 5 passos
Aprender como fazer o controle de fluxo de caixa não é tão complicado quanto parece. Na verdade, você conseguirá elaborar um relatório completo seguindo esses 5 passos simples.
Passo 1: identifique e organize as contas
O primeiro passo para fazer o controle de fluxo de caixa é identificar e organizar todas as contas da sua empresa. Essa etapa é indispensável para saber tudo o que está disponível em caixa e verificar qual é a situação financeira.
Sendo assim, anote literalmente tudo. Até mesmo aqueles gastos que considera pequenos, como a reposição de um único item ou um almoço.
Passo 2: categorize as movimentações financeiras
Após finalizar o tópico 1, você provavelmente terá uma lista cheia de dados, mas sem nenhuma ordem aparente. Por isso, precisará criar categorias para cada despesa.
Esse processo auxiliará na organização geral das contas e evitará que você fique perdido na hora de analisar os números.
Já quanto ao método, isso fica à sua escolha. O ideal é adotar um sistema de prioridade e evitar colocar termos muito vagos, como “outros” ou “extras”.
No entanto, isso não significa que é preciso criar um espaço para cada despesa. A dica é colocar itens semelhantes em uma mesma categoria, tais como:
- custos operacionais, com os valores de aluguel, luz e água;
- comunicação, com as contas de internet e telefone;
- estoque, com os valores referentes à reposição e ao armazenamento de produtos e assim por diante.
Dessa forma, será muito mais fácil encontrar qualquer inconsistência nos números e saber exatamente qual delas está tomando mais do que deveria do orçamento final.
Passo 3: insira as contas a receber
Não se esqueça de criar uma categoria exclusiva para as contas que ainda receberá. Em especial se sua empresa é do tipo B2B – que vende para outras companhias – ou recebe pagamento em carnê.
Fazendo isso, você sabe o que esperar nos próximos meses, além de ficar atento aos prazos e elaborar planos para cobrar os clientes inadimplentes.
>>>> Não sabe como fazer isso? Confira nosso artigo: como cobrar um cliente inadimplente? 10 dicas para reduzir a inadimplência do seu negócio
Passo 4: faça projeções
Nesta etapa, você simulará o que espera para os próximos meses, com base nos números coletados anteriormente. Em outros termos, antecipa-se o controle de fluxo de caixa que deverá ser elaborado no mês seguinte.
Vale lembrar que esse passo não é fixo. Ele servirá apenas de base para que a empresa saiba, parcialmente, como estará em breve, se será preciso guardar dinheiro para cobrir despesas sazonais etc.
Dito isso, o processo não deve ser feito com base em achismo, mas considerando tudo o que foi visto nos fluxos de caixa até o momento.
Passo 5: atualize os dados com frequência
Por último, repita todos os passos citados acima, frequentemente. A maioria das companhias faz o controle de fluxo de caixa de maneira mensal. Entretanto, caso perceba a necessidade, você pode reduzir esse tempo.
Todavia, evite demorar muito para elaborar seu relatório, uma vez que isso servirá apenas para acumular trabalho e prejudicar toda a gestão.
Erros comuns ao fazer o controle de fluxo de caixa
Viu que fazer o controle de fluxo de caixa não é tão difícil? Mesmo assim, é bom ficar atento para não cometer os erros a seguir, já que eles podem colocar todo seu trabalho “a perder”:
- misturar despesas pessoais com as da empresa;
- demorar muito tempo entre cada relatório;
- não atualizar o documento;
- esquecer de categorizar as contas;
- lançar como “recebido” um valor que ainda cairá em conta;
- não usar os dados nas projeções.
Quais as formas de fazer o controle do fluxo de caixa diário: 3 dicas de ferramentas
Um dos pontos cruciais ao elaborar o controle do fluxo de caixa diário, que também vale para o mensal, é utilizar a ferramenta correta. As três mais usadas são:
1. Caderninho
A primeira opção é o bom e velho caderninho. Porém, saiba que ela não é a mais prática ou segura, sobretudo se sua empresa é de médio ou grande porte, pois terá muitas entradas. Logo, será difícil de acompanhar as movimentações e mantê-lo atualizado.
2. Planilha
As planilhas também são uma alternativa muito usada. Elas são práticas, podem ser acessadas de vários dispositivos e tendem a ser simples de usar.
O ponto baixo é que você terá que colocar todas as entradas, o que poderá tomar um certo tempo, além de redobrar a atenção para não confundir nenhuma categoria.
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Não sabe como usar a planilha? No vídeo abaixo, você aprende como ela funciona. Basta apertar o PLAY para conferir!
3. Sistemas de gestão
Uma das melhores opções para fazer o controle de fluxo de caixa é utilizar um sistema de gestão, como o Awise. A propósito, essa ferramenta permite acompanhar todas as movimentações financeiras, tendo um amplo leque de recursos, como:
- emitir de notas fiscais;
- controlar as entregas;
- fazer o balanço de estoque;
- controlar as vendas;
- elaborar relatórios de desempenho;
- gerenciar as metas e muito mais.
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