Saber como fazer o controle de contas a receber deve estar na “ponta da língua” de qualquer gestor de empresas. Até porque esse procedimento é essencial para manter a saúde financeira da companhia e garantir que ela receberá tudo o que lhe é devido.
Contudo, é uma área que costuma ser deixada um pouco de lado no meio de tantas tarefas que parecem ser mais urgentes. Porém, como você verá neste artigo, ignorá-la significa correr riscos desnecessários, que poderiam ser evitados com um processo muito simples.
Por esse motivo, aprenda a seguir como controlar as contas a receber de uma empresa e entenda de uma vez por todas qual a importância disso para a sobrevivência do negócio! Vamos lá?
Primeiramente, o que são contas a receber?
Antes de aprender como realizar o controle de contas a receber, é importante saber, exatamente, o que isso significa. Para explicar de maneira simples, o termo contas a receber diz respeito ao dinheiro que entrará no caixa da empresa.
Esse grupo costuma incluir:
- receita das vendas de produtos ou serviços;
- retorno de investimentos;
- restituições tributárias.
Enfim, tudo o que está previsto para “cair” na sua conta bancária. Simples, não é?
Sabendo o que esses valores representam, fica mais fácil aprender como fazer o controle das contas a receber. Siga conosco para conferir mais detalhes!
Qual é o objetivo de fazer o controle de contas a receber?
Até aqui, você conferiu a definição de contas a receber, mas sabe qual é o objetivo de acompanhar isso de perto?
Pois bem, essa ação é fundamental para o controle financeiro da sua companhia. Afinal, é impossível prever o fluxo de caixa e montar um plano de ação para destinar os recursos se você não sabe o que terá à sua disposição.
Além disso, gerir os valores assertivamente permite que você trace o perfil dos seus melhores clientes, incluindo aqueles que pagam em dia ou até antecipadamente. Com isso, pode-se pensar em estratégias para atrair e fidelizar esse público.
Sendo assim, podemos dizer que o propósito do controle de contas a receber é contribuir para que você “tome as rédeas” da gestão financeira do empreendimento. Assim, suas decisões serão baseadas em dados, elevando as chances de sucesso.
>>>> Aproveite e leia: fidelização de clientes – veja as melhores dicas para fidelizar seu público
Quais os procedimentos do controle de contas a receber? Checklist com 5 passos
Fazer a gestão do dinheiro que cairá no caixa não é tão difícil quanto possa parecer. Na verdade, esse processo é bem mais simples do que se imagina. Apenas é crucial ter bastante atenção para não deixar nenhuma informação importante passar despercebida.
Para te ajudar, nós montamos um passo a passo logo adiante, que te ensina quais os procedimentos de contas a receber para você acertar na administração.
Passo 1: identifique e organize todas as contas a receber
O primeiro passo em um bom controle de contas a receber é saber quais são os valores que você espera que caiam no caixa da companhia em determinado período. Nesta etapa, a palavra-chave é organização.
Isso porque você deve anotar não apenas o valor referente ao pagamento dos itens que fazem parte desse grupo, mas também as datas em que espera recebê-los.
Passo 2: crie um cronograma de cobranças
Nós sabemos que cobrar clientes inadimplentes não é uma das tarefas mais prazerosas do mundo e que muita gente evita fazer isso até o último minuto. Aliás, um dos motivos costuma ser o medo de perder esse consumidor.
Entretanto, esse passo é imprescindível se você deseja fazer o controle eficaz das suas contas a receber. No fim das contas, é preciso garantir que as datas de pagamento que você anotou no passo anterior sejam cumpridas.
Logo, faça um cronograma de cobranças e busque técnicas para lidar com inadimplentes. E, principalmente, deixe o medo e a vergonha de lado, pois você tem o direito de receber, bem como os órgãos competentes, como SPC e Serasa, estão ao seu lado.
Não sabe ao certo como cobrar aquele consumidor inadimplente? Aperte o PLAY no vídeo a seguir e confira 10 dicas!
Passo 3: negocie as dívidas
Nem sempre fazer uma cobrança direta e no valor integral é o melhor caminho para receber o que lhe é devido. Às vezes, a ação mais adequada é conversar com os clientes e oferecer opções para negociar os valores.
Esse é o cenário ideal, sobretudo para aqueles consumidores mais antigos e com quem você já teve boas experiências de venda. Por sinal, o atraso pode ter sido causado por um imprevisto e oferecer uma negociação que irá ajudá-los pode conquistá-los ainda mais.
Mas lembre-se de analisar bem e propor condições que não te prejudiquem. Caso contrário, o plano fará mais mal do que bem.
Passo 4: controle o fluxo de caixa
O controle do fluxo de caixa afeta diretamente a gestão das contas a receber. Por isso, é um passo que não deve ser negligenciado.
Fazendo isso com frequência, você estrutura melhor a gestão, administra todos os valores que entram e prevê como será a realidade financeira do negócio em um período futuro.
E mais: com o fluxo de caixa, pode-se identificar quais clientes pagam no prazo e os que costumam pagar com atraso. Assim, você monta um sistema de análise e evita vender para aqueles que já deram sinais de inadimplência.
Passo 5: incentive o pagamento antecipado
Por último, estabelecer uma política de incentivo ao pagamento antecipado também faz parte da gestão das contas a receber.
Uma dica é deixar claro para seus clientes que, se eles pagarem antes da data de vencimento, terão descontos. Oferecer brindes é outra iniciativa que costuma dar bons resultados.
Resumindo, os procedimentos do controle de contas a receber são:
- identificar e organizar as contas a receber;
- criar um cronograma de cobranças para os clientes inadimplentes;
- propor planos para negociar as dívidas;
- controlar o fluxo de caixa;
- incentivar o pagamento antecipado.
>>>> Veja mais: formas de pagamento – quais são as melhores e mais seguras para a sua loja?
6 vantagens de fazer o controle de contas a receber do seu negócio
Agora que você já viu quais são os procedimentos das contas a receber, vamos falar sobre as vantagens que essa técnica trará para a administração da empresa.
1. Otimiza a gestão financeira
Quando você sabe o que entrará no caixa da firma, fica mais fácil gerenciar todos os recursos disponíveis. A propósito, sabemos como uma boa gestão financeira é parte indispensável de qualquer estabelecimento.
Sem ela, é impossível controlar os gastos e realizar investimentos com altas chances de retorno. E, infelizmente, essa é uma área que, quando negligenciada, causa muitas dores de cabeça.
Uma pesquisa divulgada pelo Sebrae – Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Empresas – mostrou bem a importância disso. No estudo, apurou-se que 23% dos negócios de micro e pequeno porte fecham em menos de 5 anos por um planejamento financeiro ineficaz.
Para quem é MEI – Microempreendedor Individual – os números são ainda mais altos, chegando a quase 30%.
>>>> Preocupado com isso? O QuantoSobra preparou uma planilha de planejamento financeiro completa e gratuita para você baixar.
2. Agiliza o processo de cobrança
Explicamos que um dos passos do controle de contas a receber é cobrar os inadimplentes, certo? Nessa linha, pode-se afirmar que a gestão dessa área torna o processo mais ágil e eficiente.
O motivo é muito simples: você terá em mãos os valores e as datas limites para os pagamentos. Consequentemente, poderá pensar em ações para incentivá-los, contatar os consumidores e supervisionar aqueles que têm mais problemas para cumprir os prazos.
3. Reduz os riscos de inadimplência
A terceira vantagem é o resultado direto da que citamos no tópico anterior. Afinal, ao cobrar as contas a receber em atraso, você aumenta as chances de reaver o que lhe é devido.
Ao mesmo tempo, o dinheiro que entra no caixa servirá para quitar as dívidas da firma. Assim, você evita que ela fique devendo, o que tem o potencial de minar a confiança do mercado e até “sujar” o nome com os fornecedores.
4. Melhora a administração do negócio
Quando a parte financeira vai bem, todas as outras tendem a acompanhar. Em vista disso, ao melhorar essa área, o controle de contas a receber possibilita que você otimize toda a gestão.
Ademais, esse procedimento serve como guia na hora de fazer novos investimentos, expandir os negócios e até mesmo trabalhar em campanhas para atrair novos clientes.
5. Antecipa os riscos
A gente sabe que nem sempre é possível prever tudo o que pode dar errado na administração de uma empresa. Apesar disso, o controle das contas a receber costuma auxiliar na antecipação de algumas crises.
Por exemplo, se o nível de inadimplência subiu bastante em pouco tempo, talvez seja uma indicação de uma crise que se instalou. Posto isso, talvez seja melhor pensar em campanhas que incentivem as compras à vista, para evitar ficar sem receber mais à frente.
6. Reduz os custos
Por fim, o sistema propicia a redução dos custos operacionais. Isso acontece porque você tem mais controle sobre os valores que entram no caixa, podendo propor contratos mais vantajosos para os fornecedores.
Adicionalmente, isso ajuda a planejar bem para não gastar mais do que devia, além de elaborar planos para economizar e, ainda, aumentar as vendas.
O controle financeiro é essencial para a saúde organizacional. Por essa razão, confira o vídeo abaixo, em que Sanara Fonseca dá seis dicas de como fazê-lo de maneira eficiente:
Como controlar as contas a receber de uma empresa sem dor de cabeça? 3 ferramentas usadas
Entendeu como fazer o controle de contas a receber? Então, confira agora três dicas de ferramentas para lhe auxiliar:
1. Caderninho
Manter todas as datas e valores das suas contas a receber em um caderninho pode dar certo em alguns casos. Em linhas gerais, as pessoas que administram empreendimentos menores ainda usam essa técnica.
No entanto, saiba que essa não é uma ferramenta infalível, já que está muito suscetível aos erros e costuma ser mais difícil de manter organizada. Isso porque é necessário registrar todas as entradas com caneta. Além do mais, é mais fácil se perder no meio disso tudo.
2. Planilha
A segunda opção possui mais funcionalidades e é mais fácil de se manejar: a planilha do Excel. Com ela, existe a possibilidade de aplicar fórmulas, que calculam os valores inseridos automaticamente.
Em paralelo, as planilhas permitem que você controle os valores de entrada, independente do valor, criando quantas categorias achar necessário. Por último, essa ferramenta é acessada de qualquer lugar.
O QuantoSobra tem um modelo de planilha de contas a pagar e receber para otimizar a gestão do seu negócio. Clique na imagem abaixo para baixar GRATUITAMENTE!
Confira o vídeo abaixo e veja tudo o que essa planilha tem para te oferecer:
3. Sistema de gestão para empresas
Por fim, a melhor opção é investir em um software de gerenciamento. Um bom exemplo de sistema do tipo é o Awise, que viabiliza o controle total das contas do seu empreendimento.
Com ele, também pode-se:
- controlar o caixa;
- administrar o estoque;
- emitir relatórios de desempenho;
- personalizar o PDV;
- gerar códigos de barras;
- criar etiquetas personalizadas;
- gerar catálogos e muito mais.
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