A gestão financeira é uma área vital para a sobrevivência de uma empresa, saber como fazer controle de contas a pagar e receber é tarefa obrigatória para quem quer manter uma boa saúde financeira.
Finanças mal geridas podem levar uma organização à falência. Ter controle sobre os pagamentos recebidos e fazer um planejamento para que as contas sejam pagas em dia sem deixar o caixa desfalcado, é fundamental para conseguir manter a empresa em funcionamento e crescimento.
Essa tarefa requer muita atenção e planejamento, e muitos empreendedores ainda têm dificuldades em conseguir fazer o gerenciamento de seus negócios de forma eficaz.
Pensando nisso, elaboramos algumas dicas sobre como fazer controle de contas a pagar e receber, para que você possa fazer a gestão correta do caixa, sem comprometê-lo.
Como fazer controle de contas a pagar e receber
É preciso ter um controle exato de todos os compromissos assumidos pela empresa. Para fazer controle de contas a pagar e receber siga o passo a passo:
- Registre e faça o controle
- Não misture os gastos pessoais com os da empresa
- Gerencie tudo o que deve ser recebido
- Facilite o pagamento antecipado
- Envie suas cobranças em tempo hábil
- Mantenha diálogo com os clientes
- Não deixe de cobrar dos clientes
- Tenha cuidado com a liberação de crédito
- Organize sua gestão
- Faça um planejamento
- Utilize um software de gestão
Registre e faça o controle
O primeiro passo de como organizar contas a pagar e receber de uma empresa, para que a administração financeira do negócio seja eficaz, é ter todos os registros das despesas para um controle rigoroso sobre as operações.
O controle é responsável por monitorar quais contas deverão ser pagas e quando — o que ajuda a empresa a se programar melhor, de modo que o caixa não seja comprometido e que não haja atrasos nos pagamentos.
Para fazer esse controle uma sugestão é aprender como fazer planilha de controle de pagamentos de contas ou usar nosso modelo pronto e gratuito: “Planilha | Controle de Custos”. Baixe agora mesmo.
Caso ainda assim alguma conta sofra atraso, é importante procurar renegociar essa data com os fornecedores, o que ajuda a evitar a incidência de multas e juros.
Leia também: Como captar novos fornecedores para o seu negócio
Não misture os gastos pessoais com os da empresa
Um erro que nunca pode acontecer é usar o dinheiro que é exclusivamente da empresa para pagar contas pessoais.
É preciso ter em mente que isso complica — e muito! — a saúde financeira de um negócio.
Primeiro a empresa deve se manter para começar a lucrar, para só então o empresário obter os seus próprios rendimentos.
Gerencie tudo o que deve ser recebido
Além de ser necessário ter controle das contas a pagar, é também preciso controlar as contas a receber. É através desse controle que se consegue evitar atrasos e inadimplência dos clientes, saber exatamente quanto e quando a empresa irá receber os pagamentos, dentre outras coisas.
Para que a administração financeira do negócio seja eficaz no que diz respeito aos pagamentos a serem recebidos, nós recomendamos que você:
Facilite o pagamento antecipado
Ofereça vantagens ou descontos para os clientes que pagarem antecipadamente à data de vencimento da cobrança. Isso irá estimulá-los a pagarem em dia e evitarem os atrasos.
Envie suas cobranças em tempo hábil
Se você atrasar na hora de enviar as cobranças para os clientes, é fato que na grande maioria dos casos eles também irão atrasar para efetuar o pagamento.
Portanto, é fundamental enviar as cobranças sempre em dia, para evitar ao máximo esse tipo de transtorno.
Mantenha diálogo com os clientes
O diálogo cria uma relação de maior proximidade com o cliente e faz com que ele se sinta mais confortável em relação à empresa.
Dessa maneira, no caso de, por exemplo, haver um atraso no envio da cobrança, se deve entrar em contato com o consumidor imediatamente — o que pode ajudar a melhorar o nível de recebimentos.
Não deixe de cobrar dos clientes
Alguns empreendedores ficam com receio de cobrar seus clientes inadimplentes e acabam perdendo o cliente.
Mas lembre-se que, se você vendeu, é seu direito receber por essa venda! Deixar de cobrar pode fazer com que você deixe de receber — o que é extremamente prejudicial para sua empresa.
Tenha cuidado com a liberação de crédito
Seja rigoroso com relação à política de crédito da empresa.
Por mais que vender seja objetivo principal do negócio, para que ele sobreviva e dê lucros, é necessário — claro — receber pelas vendas.
Por isso, é muito importante manter um controle mais rigoroso sobre os clientes que sempre atrasam as contas.
Dessa forma, você saberá quando pode ou não emprestar recursos a esses clientes.
Além disso, muita inadimplência ou pagamentos com prazos muito longos podem gerar sérios problemas de fluxo de caixa.
Organize sua gestão
Organizar contas a pagar e receber de uma empresa é fundamental para uma gestão eficaz.
Faça a previsão de todas as contas a receber — lembre-se de nunca contar como total uma compra que é parcelada — e de todas as contas a pagar — incluindo as despesas fixas e uma margem para as variáveis.
Use também nossa planilha gratuita de “Controle de Vendas no Cartão (Débito e Crédito)” para evitar problemas com parcelamentos.
Confira se todos os dados lançados conferem com os documentos referentes para que não haja divergências.
Faça um planejamento
Fazer controle de contas a pagar e receber permite entender melhor os ciclos de pagamentos e recebimentos.
Isso ajuda, por exemplo, a negociar com fornecedores prazos maiores para pagamento quando necessário e planejar para que eles não sejam efetuados antes dos recebimentos terem caído na conta da empresa.
O planejamento financeiro para pequenas empresas permite equilibrar melhor as contas e evita que o caixa fique comprometido com pagamentos que antecedem os recebimentos.
Utilize um software de gestão
O uso de cadernos ou planilhas eletrônicas para o controle da gestão estão sujeitos a muitos erros e problemas em relação ao arquivamento, além de uma maior dificuldade na hora de encontrar os dados necessários.
Para fazer controle de contas a pagar e receber existem sistemas mais modernos, que são os softwares de gestão.
Esses softwares permitem, de forma muito mais dinâmica, a realização de:
- automação do gerenciamento dos pagamentos e recebimentos,
- registros das informações dos clientes,
- acompanhamento das movimentações através de extratos, além de várias outras ações.
Um sistema de gestão sem dúvida irá otimizar todo seu processo e torná-lo mais confiável, além de tornar o seu trabalho mais simples e permitir que você direcione seus esforços a atividades que realmente precisam de maior atenção.
Quando falamos de gestão financeira, qualquer erro, por menor que seja, pode trazer grandes problemas para o negócio.
Dessa maneira, fazer uma gestão eficaz com total controle sobre as contas a pagar e receber é fundamental para o sucesso de seu empreendimento. Para isso, é necessário:
- fazer a conferência dos dados periodicamente,
- avaliar alternativas,
- negociar prazos,
- definir estratégias que estejam de acordo com seu modelo de negócios.
Onde encontrar um sistema que faça tudo isso? Aqui mesmo! Inicie um teste gratuito do sistema de gestão do QuantoSobra e comece a melhorar sua gestão financeira.
