O controle de contas é uma das tarefas vitais na administração de qualquer empresa, não importando o tamanho ou faturamento. Isso porque esse processo entrega informações que direcionam toda a gestão.
Contudo, ainda é algo que muitos empresários acabam deixando para fazer depois, no meio de tantas atividades do dia a dia. Você costuma cometer esse erro? Então, continue lendo este artigo.
Neste artigo, você aprenderá o que é e qual é a importância do controle de contas. Além do mais, terá acesso a um passo a passo bem simples e dicas de ferramentas para otimizar sua gestão. Confira!
Primeiramente, o que é o controle de contas?
Controle de contas é basicamente o processo de monitorar as movimentações financeiras de um negócio com frequência. Nele, deve ser inserido tudo o que entra e sai do caixa da empresa, incluindo as previsões futuras.
O principal objetivo dessa estratégia é ter domínio sobre como e onde o dinheiro da companhia está sendo aplicado. Por isso, é fundamental para a saúde de qualquer empreendimento.
Nesse ponto, destacamos que o controle de contas não é um processo único. Em outras palavras, ele é dividido em duas grandes categorias: a de contas a receber e a de contas a pagar.
Veja o que cada uma delas representa a seguir!
O que é controle de contas a receber?
Você pode se questionar: “afinal, o que é controle de contas a receber”? E a verdade é que não é tão complicado de entender, porque, no fim das contas, o nome já é bem autoexplicativo.
Para compreender melhor, a categoria de contas a receber representa o dinheiro que entrou ou entrará no caixa da empresa. Ela costuma incluir:
- retorno de investimentos;
- restituições de tributos;
- dinheiro das vendas dos produtos ou serviços.
Ficou claro? Vamos seguir para o que é o controle de contas a pagar!
O que é controle de contas a pagar?
Esse é outro nome sem muito mistério. O controle de contas a pagar é a gestão das despesas de um negócio. Em resumo, tudo o que deve ser quitado para mantê-lo em funcionamento. Dentro desta categoria, pode-se incluir:
- salários dos colaboradores;
- compra de produtos para repor o estoque;
- custos com armazenamento e transporte de mercadorias;
- despesas com energia, água, telefone e internet;
- aluguel;
- etc.
Vale lembrar que essas despesas ainda costumam ser divididas em dois grupos menores:
- custos fixos: se mantém os mesmos ou sofrem pouca variação durante o ano, como o aluguel;
- custos variáveis: são infrequentes e dependem da época do ano ou de imprevistos, sendo influenciados pela sazonalidade.
E aí, ficou claro o que é controle de contas e qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber? Então, vamos entender qual a importância disso para a manutenção de qualquer negócio!
Qual a importância do controle de contas? 4 motivos para fazer hoje mesmo
Como já falamos, o controle de contas a pagar e a receber é indispensável para a saúde financeira de qualquer empreendimento.
Até porque, como administrar os recursos se não souber de onde eles vêm e o que fazer com eles, não é mesmo? No mais, veja os 4 principais motivos pelos quais você tem que fazer a gestão de contas a partir de hoje!
1. Otimiza o controle das finanças
Uma das razões pelas quais é vital fazer o controle de contas é que esse processo otimiza a gestão das finanças. Por consequência, você tem maior domínio sobre o que deve ou não ser feito durante a gestão.
Por conta disso, a estratégia permite identificar os momentos mais propícios para aumentar o estoque, expandir o empreendimento ou contratar novos colaboradores para dar conta das demandas.
2. Ajuda no cumprimento dos prazos
Cumprir os prazos com as obrigações financeiras é primordial para que o negócio prospere. E a boa notícia é que o controle de contas torna isso muito mais fácil, já que você terá em mãos os dados para organizar um calendário de pagamento.
Assim, pode-se evitar cair na temida inadimplência. Problema esse que, segundo uma pesquisa feita pelo Serasa Experian, atinge mais de 6 milhões de empresas.
Para você ter uma noção, o órgão descobriu que quase 30% dos empreendimentos do país estão endividados. Os mais afetados foram as micro e pequenas empresas. Já os setores mais impactados foram os de serviços e comércio.
Mas e o que esses dados nos mostram?
Em linhas gerais, eles nos mostram que é necessário cada vez mais investir em uma gestão financeira rígida. Além do mais, é fundamental manter um controle das finanças para evitar pagar contas com atraso e ficar com o “nome sujo”.
>>>> Veja mais: quais os principais riscos da inadimplência no meu negócio?
3. Orienta a tomada de decisões
Imagine que você tem que tomar uma decisão crucial a respeito do futuro da empresa, mas não sabe quanto deve ou quanto terá de lucro no período. Nesse cenário, fica difícil saber o que fazer, não é?
Pois esse problema pode ser amenizado com o controle de contas, pois o processo fornecerá informações relevantes sobre a situação financeira. Desse modo, será bem mais fácil direcionar os esforços para o que será feito.
Outro ponto a ser mencionado é que essa estratégia de gestão serve para reduzir os riscos e prejuízos, uma vez que é possível prever as reduções no faturamento. Logo, os planos de ação se tornam mais precisos.
>>>> Aproveite e leia: o que é e como elaborar um plano de ação para uma empresa? Confira o passo a passo!
4. Reduz os custos
Para finalizar a lista de vantagens do controle de contas, saiba que o processo ajuda a reduzir os custos.
E a razão para isso é bem simples: com tudo anotado, pode-se traçar planos de corte de gastos, aumento de vendas e, ainda, evitar multas por atraso no pagamento das contas.
>>>> Veja dicas de como economizar na gestão: redução de custos — 8 dicas para cortar gastos sem diminuir a qualidade
Como fazer o controle das contas da empresa? 9 passos para não errar
Agora que você já sabe o que é e quais os benefícios, confira o passo a passo de como fazer o controle das contas da empresa!
Passo 1: identifique todas as contas
O primeiro passo para um controle de contas eficaz é identificar todas as movimentações financeiras. Ou seja, anotar tudo o que entra e sai do caixa da empresa.
Lembre-se de tomar cuidado, pois um único erro coloca todo o trabalho a perder. O ideal é fazer isso com bastante calma e conferir assim que terminar, para garantir que os dados estão corretos e que não esqueceu de inserir nenhuma informação.
Passo 2: categorize as informações
O segundo passo é criar categorias para cada tipo de movimentação financeira. Não coloque todas no mesmo grupo, visto que elas são diferentes.
Uma dica é começar separando as contas a receber das contas a pagar. Depois, crie campos para custos fixos e variáveis, gastos ou faturamento futuro e assim por diante. Você é livre para separar as movimentações de acordo com as necessidades do dia a dia.
Passo 3: insira as datas das obrigações financeiras
Um passo vital é colocar as datas de vencimentos de todas as contas a pagar. Sem isso, é provável que você se esqueça de quitar alguma e arrisque ter que arcar com multas e juros.
Além disso, o atraso nas obrigações causa desconforto com os fornecedores e aumenta as chances de você ficar sem determinado produto, prejudicando as vendas.
Passo 4: acompanhe o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é simplesmente o registro das entradas e saídas de dinheiro do empreendimento. Ele costuma ser feito com certa frequência e fornece informações precisas sobre o saldo disponível.
Sendo assim, é uma ferramenta indispensável para um bom controle de contas.
>>>> Veja mais: como fazer fechamento de caixa? Dicas, tutoriais e erros mais comuns + planilha grátis
Passo 5: estabeleça um calendário de pagamento
Após ter todas as contas categorizadas e suas datas de vencimento anotadas, precisa-se criar um calendário de pagamento.
Uma dica é quitar as dívidas mais importantes primeiro, como salários e reposição de estoque. Em seguida, parta para aquelas que não são tão essenciais e deixe os custos variáveis por último.
Passo 6: antecipe o pagamento das dívidas
Se possível, opte por antecipar algumas dívidas, especialmente porque muitos locais oferecem descontos para quem paga antes do vencimento. Com isso, você economiza dinheiro e, ainda, melhora a relação com os fornecedores.
É interessante agendar o pagamento para datas próximas às entradas de dinheiro. Assim, você garante que conseguirá arcar com tudo e, finalmente, sairá ganhando.
Passo 7: cobre os inadimplentes
Sim, a gente sabe que essa costuma ser uma situação um pouco desconfortável para todos os envolvidos. Entretanto, um dos passos para ter um controle de contas eficaz é cobrar os clientes inadimplentes.
Afinal, nenhum negócio sobrevive sem dinheiro e o valor que está em aberto servirá para quitar diversas dívidas, fazendo com que o empreendimento se mantenha na ativa.
Não sabe como cobrar o cliente devedor? Assista ao vídeo a seguir e veja 10 dicas da Sarana Fonseca para fazer isso corretamente!
Passo 8: padronize os processos
O oitavo passo é definir um padrão para todos os processos do controle de contas. Aqui, decida as categorias e o que será colocado em cada uma. Por exemplo, nos custos fixos, adicione os salários dos colaboradores e o pagamento aos fornecedores e assim por diante.
Isso serve para manter a organização, facilitando a análise posterior do documento. Para finalizar, a padronização permite que você delegue esse trabalho para um colaborador, sem a preocupação de que ocorrerá algum erro, pois os resultados serão sempre os mesmos.
Passo 9: mantenha o sistema atualizado
O último passo envolve todos que citamos até agora: atualize seu sistema de controle de contas frequentemente. Por sinal, tenha em mente que esse é um processo contínuo e que está sempre mudando.
Por esse motivo, elaborar o documento uma vez ou outra é a fórmula perfeita para perder o comando das finanças. O indicado é criar uma rotina e estabelecer os dias certos para prepará-lo, a fim de se organizar melhor e dar conta de tudo.
Quais são as ferramentas para controlar as contas?
Depois de ver nosso passo a passo, ficou curioso para saber quais são as ferramentas para controlar as contas?
Existem várias formas de fazer isso com segurança. Para facilitar, separamos as 3 mais comuns para você!
1. Caderno
A ferramenta mais básica para fazer o controle de contas é o bom e velho caderno. Basta anotar todas as movimentações financeiras e pronto. No entanto, ele não é aconselhável para empresas maiores, porque é mais demorado e mais suscetível a erros.
2. Planilha
A segunda opção de ferramenta é mais completa em comparação com a anterior: a planilha do Excel ou Google. Com ela, você consegue criar categorias, compartilhar com outras pessoas e, ainda, editar de onde estiver.
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Quer aprender como montar uma planilha para controle financeiro? Assista ao vídeo abaixo para ver um tutorial!
3. Sistema de gestão
Depois de assistir nosso vídeo que ensina como montar uma planilha para controle financeiro, saiba que temos outra opção para você. Isto é, a melhor e mais completa ferramenta de todas é o sistema de gestão de empresas.
Com ele, você controla as movimentações financeiras de um só lugar, com praticidade. Contando com um bom sistema, como o Awise, você:
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