Você sabe como fazer a consulta de nota fiscal (NF) ou, ainda, qual a finalidade desse procedimento? Todo mundo já tem em mente que a emissão desse documento é algo obrigatório para qualquer empresa, certo?
No entanto, às vezes, é preciso conferir para verificar se a nota que você recebeu ou emitiu foi preenchida corretamente e é válida, o que pode deixar muita gente meio perdida, sem saber ao certo como fazer isso.
Se você está nessa situação, saiba que veio ao lugar certo. No artigo a seguir, nós explicamos:
- o que é e para que serve uma nota fiscal;
- como fazer a consulta de NF pela internet;
- quais os benefícios da emissão do documento para sua empresa.
Não perca tempo e confira!
Primeiramente, o que é nota fiscal?
Basicamente, uma nota fiscal (NF) é um documento que registra todas as transações de compra e venda — seja de produtos ou serviços — de uma empresa. Ela é de caráter obrigatório.
Ou seja, qualquer empresa — incluindo os MEIs — devem emiti-la ao negociar com outras companhias ou com pessoas físicas. Geralmente, a NF deve incluir informações como:
- dados da empresa que vendeu o produto ou prestou o serviço (nome, CNPJ, número de inscrição etc.);
- produtos ou serviços comercializados;
- data da transação;
- valor total;
- e muito mais.
Quais são os tipos de nota fiscal disponíveis?
Antes de aprender como realizar a consulta de nota fiscal, é importante saber que existe mais de um tipo desse documento. Aliás, cada um deles é verificado de maneira diferente e por órgãos distintos.
Dito isso, os tipos mais comuns de NF estão listados abaixo. Confira!
- Nota Fiscal de Produtos ou Mercadorias (NF-e): o tipo mais comum, que costuma ser digital e registra a comercialização de produtos físicos.
- Nota Fiscal de Serviços (NFS): confirma que um serviço foi prestado, seja para outra empresa ou para uma pessoa física.
- Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): tipo de cupom fiscal que é emitido apenas digitalmente.
Destacamos que existem mais tipos de notas fiscais. As que citamos são apenas as que você, provavelmente, terá mais contato no seu dia a dia.
Por sinal, que tal baixar nosso e-book gratuito com os tipos de notas fiscais eletrônicas, para aprender tudo sobre o tema?
Qual a finalidade de uma nota fiscal?
Uma nota fiscal serve, primariamente, como método de fiscalização dos tributos que uma empresa deve pagar aos órgãos competentes.
Ela também torna as vendas oficiais, já que o documento tem valor legal. Outra utilidade da nota fiscal é garantir um controle financeiro mais eficiente para o estabelecimento. Isso porque ela fornece informações essenciais para elaborar um bom balanço financeiro.
No mais, a NF dá mais segurança para o consumidor, uma vez que oficializa a venda. Justamente por esses motivos, esse documento precisa ser guardado por, pelo menos, 5 anos.
Afinal, o que é e qual o objetivo da consulta de nota fiscal?
Deu para compreender o que é e para que serve uma nota fiscal? Então, vamos explicar agora o que significa quando falamos que vamos consultá-la.
Em suma, fazer uma consulta de nota fiscal é simplesmente o ato de verificar se o documento é válido. Em outros termos, que ele foi preenchido corretamente, portanto, possui valor legal. Fácil de entender, não é?
A boa notícia é que esse é um procedimento bem simples e pode ser feito pela internet, com poucos cliques e gratuitamente.
O processo é feito inteiramente pelo site da Secretaria da Fazenda. Mas preste atenção: para fazer a consulta de uma nota fiscal, é necessário ter em mãos a chave de acesso — código formado por 44 dígitos.
Fazendo isso, você verá informações como:
- emitente da nota fiscal;
- destinatário do documento;
- que operação foi realizada;
- dados do produto ou serviço;
- valores pagos;
- impostos cobrados;
- forma de pagamento;
- e muito mais.
Como faço para consultar uma nota fiscal de produtos? Passo a passo completo
Nesse ponto, você pode se questionar: e agora, como faço para consultar uma nota fiscal de produtos ou mercadorias pela internet?
Pois, calma, que explicaremos tudo em um passo a passo simplificado e bem fácil de seguir. Tudo para você confirmar que isso é mais fácil do que imagina!
Passo 1: separe as notas que deseja consultar
O primeiro passo para realizar a consulta de uma nota fiscal é identificar e separar todos os documentos que deseja — ou precisa — conferir.
Sim, pode até parecer meio óbvio, mas muita gente costuma esquecer e tem que realizar o procedimento de novo, pois deixou uma NF passar despercebida.
O ideal é separar um tempo para verificar as notas da semana ou do mês, por exemplo. Assim, você faz todo o trabalho de uma só vez e tem mais tempo para se dedicar à gestão do seu negócio.
Passo 2: acesse o site da Secretaria da Fazenda
Terminado o passo um, acesse o site da Secretaria da Fazenda. Aqui, passe o cursor do mouse por cima da aba “serviços” e clique em “consultar NF-e”. Após isso, você poderá seguir para o próximo passo.
Passo 3: insira a chave de acesso
Para, por fim, fazer a consulta de uma nota fiscal, é necessário apenas informar a chave de acesso. Como já falamos, ela possui 44 dígitos e é encontrada no Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).
Feito isso, clique na caixinha que diz “não sou um robô” para confirmar que é uma pessoa real e pronto. Você já terá tudo o que precisa para confirmar a validade da nota fiscal. Bem fácil, não é?
Como realizar a consulta de nota fiscal de consumidor?
Explicamos que existe mais de um tipo de nota fiscal e cada uma delas é emitida por um órgão diferente. Por isso, a forma de consulta muda. A NFC-e, por exemplo, fica sob responsabilidade dos governos estaduais.
Logo, o procedimento é um pouco diferente da nota fiscal de produtos. Para te ajudar a compreender, trouxemos abaixo um tutorial simples de como conferir a autenticidade de uma nota fiscal do consumidor.
Passo 1: acesse o site da Secretaria da Fazenda do seu estado
Com as notas fiscais de consumidor que você quer consultar em mãos, acesse o site da Secretaria da Fazenda do estado em que o documento foi emitido. Fique atento para clicar no endereço correto da sua região, viu?
Passo 2: informe a chave de acesso
Para finalizar, preencha o campo que solicita a chave de acesso — aquela série de dígitos que mencionamos no tópico anterior. Em seguida, clique no campo que comprova que você não é um robô e vá em consultar. Fácil, não é mesmo?
E como consultar uma nota fiscal de serviço?
Já o caso das notas fiscais de serviço é um pouco diferente, pois elas são regulamentadas pelas prefeituras municipais.
Sendo assim, você deve procurar pelo portal específico de onde você mora. Em geral, as informações pedidas são as mesmas dos outros documentos.
Porém, fique atento, pois ainda poderá ser solicitado o número da nota e o CNPJ de quem prestou o serviço, viu?
Como resgatar a nota fiscal?
O Governo do Estado de São Paulo criou um programa para incentivar as pessoas a pedirem as NFs ao fazer qualquer compra. Ele se chama Nota Fiscal Paulista e existe desde 2007.
O funcionamento dele é bem simples. Na hora da compra do produto ou contratação do serviço, basta que o comprador peça para colocar o número do CPF ou CNPJ no documento e pronto. Isso permite o acúmulo de créditos, que podem ser resgatados posteriormente.
E como resgatar a nota fiscal? Bem, é só fazer o cadastro e login no site do programa ou baixar o aplicativo gratuito. Posteriormente, pode-se acessar o campo de “conta-corrente” e escolher “utilizar créditos”.
O último passo é escolher para onde o valor será transferido e aguardar o depósito!
Por que emitir nota fiscal? 5 benefícios para qualquer negócio
Você aprendeu como realizar a consulta de notas fiscais de vários tipos. Contudo, sabe quais as vantagens que a emissão desse documento pode trazer para seu negócio? Continue lendo para conferir!
1. Garante a segurança do consumidor
O primeiro benefício da emissão de nota fiscal é o de trazer mais segurança para o consumidor. Isso acontece porque o documento garante a legalidade da transação e simplifica a eventual troca do produto.
2. Agiliza os processos diários
Imagine que você tem um comércio do segmento B2B — business to business — que vende para outras empresas. Nesses casos, a nota fiscal agiliza os procedimentos de entrega e recebimento de mercadorias.
3. Regulariza o negócio
Como já foi dito, a nota fiscal contribui para a fiscalização de tributos. Por esse motivo, a emissão do documento é obrigatória. Portanto, se você deseja manter seu negócio regularizado, precisa emitir a NF a cada transação.
A boa notícia é que, tanto os documentos eletrônicos quanto os físicos, possuem o mesmo valor e são bem fáceis de emitir.
>>>> Veja mais: nota fiscal eletrônica (NFe) — sou obrigado a emitir? Entenda
4. Ajuda no controle financeiro
O controle financeiro da empresa é a alma de qualquer negócio. Afinal, é crucial manter as finanças em dia para ter sucesso e não ficar “no vermelho”. Nesse sentido, a nota fiscal é útil, pois permite conferir todas as vendas feitas.
Fora isso, o documento faz com que o acompanhamento do fluxo de caixa seja mais preciso, podendo até mesmo calcular quanto de imposto o empreendimento deverá pagar.
>>>> Tem dúvidas sobre como fazer o controle financeiro do seu negócio? Pois assista ao vídeo abaixo e veja as 6 dicas de ouro para não errar!
5. Reduz os erros
A emissão da nota fiscal eletrônica também auxilia na redução dos erros, que podem prejudicar toda a gestão. O motivo para isso é que elas são geradas por softwares, que padronizam o preenchimento das informações, para que tudo saia dentro do previsto.
>>>> Leia mais: conheça os principais erros na hora de emitir notas fiscais eletrônicas
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E aí, conseguiu compreender como realizar a consulta de nota fiscal pela internet? Então, fique de olho na dica extra que trouxemos para você: investir em um sistema de emissão de nota fiscal.
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- cuida do estoque;
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