Neste artigo você vai ler:
Quando trabalhamos com a venda de mercadorias, o controle de estoque e a conferência de estoque são, com certeza, as gestões mais importantes para o negócio. Como sempre dizemos aqui no blog, estoque é dinheiro investido e o seu giro é dinheiro circulando.
Em função disso, como você deve ter notado, você encontra diversos artigos sobre o assunto por aqui. O motivo é simples: como nossos artigos são direcionados para donos de pequenas empresas, reafirmar a importância da conferência de estoque é essencial.
Quando tratamos sobre pequenas empresas, qualquer erro de gestão pode representar perdas irreparáveis e, controlar a origem do capital da empresa é o primeiro passo para evitar isso.
No momento em que estamos fazendo o controle de estoque e a conferência de estoque estamos fazendo justamente isso: garantindo que os produtos estocados em nossos armazéns vão representar lucros e nunca perdas financeiras.
O que é conferência de estoque
Conferência de estoque é a prática de comparar a quantidade dos produtos que constam nos estoques físicos da empresa com os produtos que constam no sistema de controle de estoque do negócio.
Em curtas palavras: conferência de estoque é contar as mercadorias estocadas e ver se a quantidade corresponde ao que conta no sistema informatizado da empresa.
Geralmente, é muito difícil um sistema de gestão de estoques informatizado errar nessa gestão. Entretanto, a conferência de estoque é uma garantia a mais de que não vão haver surpresas desagradáveis no futuro.
É claro que a conferência de estoque não se resume somente a esta contagem de produtos. No momento desta conferência, muitos outros dados são recolhidos, como vamos explicar adiante.
Qual a importância da conferência de estoque?
Tudo dentro de uma empresa se resume a dados. Quanto mais dados, índices, números e indicadores você tiver sobre a saúde do seu negócio, mais facilitada e segura vai ser a adoção de planejamentos estratégicos para a empresa.
E a conferência de estoque traz muitos dados importantes sobre o negócio, como:
1. O giro de estoque
É na conferência de estoque que é possível analisar o giro de estoque da sua empresa e verificar se as vendas indicadas pelo seu sistema correspondem à realidade. Como o giro de estoque é um indicativo sobre as vendas e a lucratividade, você precisa desses dados obtidos de maneira segura.
2. Ponta de estoque
Com a conferência de estoque você também vai ficar por dentro dos produtos que já podem compor a sua ponta de estoque. Com isso, vem a garantia de não perder dinheiro com mercadoria parada.
3. Queima de estoque
A hora certa para se fazer uma queima de estoque pode ser definida pela sua conferência de estoque. Assim, você lucra até mesmo com produtos que têm pouca saída.
4. Estoque de segurança
Com a conferência de estoque você vai saber o momento exato em que cada produto estocado atingir o ponto de estoque de segurança. Assim, você tem a certeza de que não vão faltar mercadorias no momento em que você mais precisar.
5. Estoque mínimo e estoque máximo
Tendo o controle sobre o seu estoque mínimo e estoque máximo você garante que não vai perder dinheiro e nem investir demais em produtos com baixa circulação.
Claro que estas são apenas algumas das vantagens da conferência de estoque. Com o tempo e com a prática você vai perceber que cada vez mais índices importantes para a sua gestão vão aparecer.
Como fazer conferência de estoque?
Fazer conferência de estoque é simples, embora dê trabalho. A boa notícia é que se você incluir esse processo no dia a dia da sua empresa vai ficando mais e mais fácil, uma vez que o controle vai estar sendo feito periodicamente.
Lembramos também, que para quem usa um bom sistema de controle de estoque, esse processo é ainda mais simples, uma vez que o sistema vai fazer todo o trabalho e o conferente vai fazer apenas isso: conferir.
Caso você prefira ter os custos de contratação e manutenção de mais um colaborador para esta tarefa, um passo a passo simples para fazer conferência de estoque é o seguinte:
1. Defina a periodicidade
Como dissemos acima, quanto mais a conferência de estoque for sendo feita, mais fácil vai ficando o processo. Por isso, é importante que você defina de quanto em quanto tempo esta conferência vai ser feita. Vale lembrar que a conferência de estoque deve acontecer quando a loja estiver fechada e a colheita de informações importantes deve ser o foco.
Se você contratou um colaborador para isso, talvez seja uma boa ideia que ele atue no turno noturno, uma vez que assim ele vai poder trabalhar com tranquilidade e sem aquela pressa que pode gerar enganos. Fins de semana também são uma boa pedida para quem não pode pagar adicional noturno.
2. Tenha um bom método de controle de estoque
Existem vários métodos de controle de estoque disponíveis no mercado. Cada um se aplica a um tipo de gestão. Você deve escolher o que mais se adapta às necessidades do seu negócio e manter tudo sempre organizado como o método indica. Isso vai poupar trabalho, facilitar a conferência, manter seus armazéns catalogados e setorizados, agilizando todos os processos. Além disso, com um bom controle de estoque você ainda economiza dinheiro.
Aqui: Ensinamos os melhores métodos de controle de estoque.
3. Categorize
Ter um bom método de controle de estoque vai ajudar você a categorizar os seus produtos. Não apenas isso, a organização geral desse setor vai garantir que a sua conferência de estoque seja mais efetiva e facilitada. Através da categorização e organização, como já dissemos, você vai poupar custos de armazenamento e limpeza, além de saber o exato momento de fazer queima de estoques e promoções.
4. Calcule unidades e o total
É no momento da conferência de estoque que você vai poder verificar se a precificação dos seus produtos está correta e se as mercadorias, tanto em unidade quanto no total, estão trazendo lucros para o negócio.
5. Atribua códigos para cada produto
Ainda na linha organizacional, você deve facilitar o seu trabalho futuro atribuindo códigos para cada produto, por tipo ou categoria. Se você tem um sistema de gestão de estoques, você já fez isso no momento em que as mercadorias entraram na sua empresa.
6. Conte os produtos
Esse é o passo principal, uma vez que ele é o maior objetivo da conferência de estoque. Contar todos os produtos, contar quantos produtos de cada tipo, e comparar com os dados que você já tem na sua planilha de controle de estoque ou no seu caderninho.
7. Tenha um sistema de controle de estoque
A melhor opção, para poupar todos os passos acima, é ter um bom sistema de controle de estoque. Um programa do tipo, vai fazer tudo isso para a sua empresa de maneira automática, durante o seu dia a dia, controlando entradas e saídas de mercadoria e ajudando você a catalogar cada produto. Assim, você poupa tempo e dinheiro.
Controle o seu estoque e faça a gestão da sua empresa
A melhor opção na hora de controlar todas as etapas, áreas e setores do seu estoque é o QuantoSobra. Com ele, você controla todas as entradas e saídas de mercadorias da sua empresa, além de controlar suas vendas. Isso porque, o sistema faz a gestão do seu PDV, interligando ele com seus estoques. Além disso, o QuantoSobra controla o seu fluxo de caixa, faz a emissão de notas fiscais eletrônicas, cuida do cadastro de clientes, gera etiquetas de preços e muito mais.
Com o QuantoSobra você controla, não só os seus estoques mas, também, toda a sua empresa.
Para testar o QuantoSobra, grátis, basta clicar no botão abaixo:
