A conciliação de cartões entra em cena em um momento em que o dinheiro em papel está, a cada dia que passa, caindo mais em desuso.
Pense agora: quantas vezes você fez compras utilizando dinheiro vivo no último mês? E quantas vezes o comerciante encontrou dificuldades para te entregar o troco correto?
O menor dos estabelecimentos, ou até mesmo os vendedores ambulantes, estão aderindo às maquininhas de cartão para facilitar o momento de receber pagamentos.
Além de promover mais segurança para o cliente, que não precisa andar com dinheiro vivo no bolso, também garante a segurança do caixa que não reúne todas as suas vendas em dinheiro no estabelecimento.
Hoje em dia, não receber pagamentos em cartão representa, diretamente, a perda de um volume considerável de vendas. Tenha em mente que, se o seu produto não for exclusivo no mercado, o seu concorrente pode estar oferecendo-o com opções de pagamento muito melhores.
Se você não aceita cartão em sua empresa, provavelmente o seu potencial cliente vai buscar um outro espaço que aceite.
Porém, o processo de pagamentos em cartão possui sua complexidade de controle interno, apesar de apresentar toda a praticidade para o momento da consolidação de uma venda.
Isso porque os fatores que influenciam uma venda são muitos: a compra pode ser feita à vista ou parcelada, assim como também pode ser cancelada e estornada.
Também precisamos levar em consideração a quantidade de operadoras e bandeiras existentes atualmente. Se você estiver disposto a receber pagamentos em cartão, precisa aceitar, pelo menos, as principais bandeiras do mercado.
Ou seja, são mais dados para reunir e realizar o seu controle, e estes dados estão espalhados em diversos locais.
Contudo, controlar essa movimentação é fundamental para aqueles que desejam aderir o pagamento em cartões. Afinal, não adianta vender sem saber se você está realmente recebendo por tudo o que vendeu.
E é para facilitar este trabalho que existe a conciliação de cartões automática, uma prática ainda bastante desconhecida entre os empreendedores e gestores.
Muitos optam por realizar este controle através de planilhas, de forma manual. Apesar de promoverem uma certa praticidade, as planilhas estão sujeitas a erros graves cometidos por quem as utiliza, o que pode resultar em grandes prejuízos futuros.
Qual a melhor maneira de realizar a conciliação de cartões?
A conciliação de cartões consiste em verificar a situação de uma operação realizada através de cartão de crédito ou débito, com o objetivo de validar se a transação realizada foi paga pela operadora de cartão em questão.
Para realizar qualquer tipo de conciliação, duas fontes de informação são necessárias.
Neste caso, para a conciliação das vendas transacionadas, uma das fontes são as informações entregues pela operadora de cartão em relação a todas as suas vendas realizadas.
Essas informações devem ser cruzadas com o controle interno da empresa, seja ele feito através de sistema de gestão, planilhas do Excel ou anotações em papel.
Para realizar a conciliação de pagamentos (ou seja, conferir se tudo o que vendeu foi, de fato, pago pela operadora), é necessário conferir os valores da operadora com os recebidos em sua conta bancária.
Dessa forma, é possível saber se os valores estão de acordo com o que fora alegado, além de acompanhar as taxas cobradas pelas operadoras e ver se elas condizem com o que foi acordado durante a contratação dos serviços da mesma.
Como é uma tarefa cheia de minúcias, a forma ideal de realizá-la é através de sua automação. Isto porque, quando encaramos este processo imaginando o cenário de um empresário que trabalha com apenas uma operadora, ele não parece ser tão complexo quanto de fato é.
Agora, pense: quando vamos a um restaurante, quantas bandeiras o estabelecimento costuma aceitar? Várias. Quando pensamos nos benefícios (ticket, VR) então, a complexidade só aumenta.
Ter controle de tudo o que você vendeu ao trabalhar com diversas maquininhas e operadoras diferentes é um trabalho árduo e que toma muito tempo do empreendedor que, naturalmente, já não possui tanto tempo assim.
É através de sistemas de gestão e plataformas voltadas para o controle financeiro que essa tarefa se torna mais prática e possível, a medida em que a tecnologia avança.
Atualmente podemos contar com diversas soluções que tem como objetivo maior facilitar a vida do empresário, seja ele dono de uma pequena, média ou grande empresa. As soluções são várias e estão prontas para atender os mais diversos cenários!
Por que é importante conciliar cartões em sua empresa?
É muito comum encontrar empreendedores que se sentem lesados pelas operadoras de cartão. Isso porque, muitas vezes, as taxas que são acordadas não são as mesmas que estão sendo aplicadas na realização de cada venda.
Por isso, conciliar cartões é uma tarefa essencial para você receber de fato por tudo o que está vendendo.
A conciliação garante que você tenha controle dos valores que estão sendo repassados pelas operadoras e facilita a identificação de taxas divergentes neste processo.
Com a conciliação de cartões, é possível conferir a quantidade de cancelamentos de vendas feito por dia e auxiliar no ressarcimento das mesmas.
Com o controle relacionado às compras parceladas, você também terá uma visão sólida dos recebimentos futuros de sua empresa, o que torna os planejamentos mais claros para possíveis investimentos em seu empreendimento.
Assim, fica mais fácil controlar o capital de giro e prever a necessidade de antecipação de recebíveis para manter a empresa no azul.
Como realizar a conciliação de cartões?
Existem duas formas principais de realizar a conciliação de cartões: manualmente (através de planilhas) ou automática (através de um sistema que automatiza este controle).
As planilhas são utilizadas por diversos gestores porém, como comentamos anteriormente, elas estão passíveis de erros que podem se transformar em problemas maiores para a empresa e resultar em prejuízos que poderiam ser evitados se o controle fosse exercido corretamente.
A automatização desse controle é a forma ideal para que o empreendedor ou gestor possa ter mais assertividade nos dados que está controlando.
O controle automatizado garante que a empresa perca menos tempo realizando estas atividades financeiras e promove uma produtividade maior das áreas envolvidas nestas tarefas.
O tempo ganho pode resultar em outras atividades necessárias para garantir o controle financeiro da empresa!
Para realizar a conciliação de cartões, é extremamente importante que você tenha controle e acompanhe todas as taxas que foram acordadas com as operadoras.
Por mais que pareça óbvio, muitos lojistas não dão a devida atenção para esta questão e acabam se prejudicando com taxas cobradas de forma indevida, alcançando perdas consideráveis no caixa de sua empresa.
Como comentamos anteriormente, qualquer conciliação consiste na verificação de duas fontes de informação. Neste caso, é importante lembrar de sempre guardar as filipetas para a conferência dos extratos.
O arquivamento das filipetas serve para que você tenha em mãos um comprovante para qualquer falha ou erro no registro das vendas feito pela adquirente. É o seu controle interno e deve ser bem acompanhado!
Uma conciliação completa exige que você também tenha controle dos seus extratos bancários. Este controle consiste na verificação constante do saldo inicial e final de seu caixa, com o intuito de checar se ele bate com seu extrato bancário.
O controle financeiro de sua empresa deve obedecer uma periodicidade, seja ela diária ou semanal. Um período superior a isso pode representar o acúmulo de muitos registros e informações que, no fim, irão causar mais confusão ainda para o responsável por realizar estas tarefas.
Se você optar por conciliar os cartões automaticamente, a conciliação diária será uma tarefa comum no seu dia a dia e irá exigir pouquíssimo tempo daquele que operar a plataforma ou serviço.
Através de plataformas completas de conciliação, é possível visualizar todas as movimentações realizadas na empresa, além de acompanhar cobranças indevidas feitas por operadoras e chargebacks.
Quando o controle é realizado de forma manual e a empresa trabalha com mais de uma operadora de cartão, a pessoa responsável pela conciliação precisa visitar diversos portais de operadoras para resgatar as informações necessárias.
É bom lembrar que, normalmente, cada operadora possui um acordo específico de taxa a ser cobrada por cada transação, o que torna o acompanhamento dessas informações ainda mais penoso.
Com a conciliação automática de cartões, todas as informações são reunidas em um único lugar, as taxas podem ser cadastradas e acompanhadas e todo o processo é facilitado e simplificado, encurtando o tempo gasto com o acesso a diversas páginas diferentes.
