Quando você organizar seu negócio e eliminar a bagunça, você vai se sentir revigorado. Você vai ser facilmente motivado para ir direto ao trabalho quando não tiver nenhuma bagunça para arrumar. Você vai economizar tempo que anteriormente seria desperdiçado olhando através de montanhas de papel ou procurando um documento perdido no computador. No grande mistério de como organizar uma empresa, você deve começar estabelecendo um plano. Faça uma lista com prioridades, defina uma data com você mesmo e identifique sua motivação.
Em apenas 60 segundos, você vai aprender como organizar uma empresa (no seu caso, como organizar seu negócio).
0:60 Crie um ambiente de trabalho livre de “tralhas”
Jogue fora os itens que você não usa mais, como canetas que não escrevem, CDs antigos de computador e aqueles papeis com anotações que foram úteis por 5 minutos. Mantenha apenas as coisas que você usa regularmente em sua mesa. Isso geralmente inclui várias canetas e lápis, um grampeador, tesouras, clipes, post-its, uma agenda e um calendário.
Em seguida, melhore os equipamentos do seu escritório comprando multi-funcionais, como uma impressora “all-in-one“, aquelas que também são scanner, copiadora e fax. Use arquivos e divisórias para evitar pilhas de papel. Por fim, limpe suas gavetas e designe um propósito para cada uma (etiquetá-las com a informação do que tem na gaveta também é algo útil e que vale a pena ser feito). Se sua mesa tem três gavetas, considere deixar uma gaveta para materiais de escritório, uma gaveta pessoal e uma gaveta de “identidade”, esta última contendo itens com o logotipo da empresa neles.
00:46 Crie espaço para armazenamento onde não existe nenhum
Se você tem enfrentado problema por falta de espaço para armazenamento, você sabe que facilmente se formam montanhas e pilhas que deixam seu escritório, e sua empresa inteira, uma completa bagunça. Este é um assunto essencial na saga de como organizar uma empresa. O espaço para armazenar suprimentos pode ser facilmente criado por meio de prateleiras, instalação de armários, gavetas, unidades de armazenamento, estantes e armários de arquivo (foto). Prateleiras são baratas, fáceis de instalar e podem armazenar livros, arquivos, pastas, materiais de escritório ou qualquer outra coisa que você precise. Os armários são uma opção mais cara, mais permanente e são mais bonitos, porque eles escondem o que você for guardar neles. Balcões com prateleiras são ótimos para armazenar coisas que ocupam muito espaço, como o papel da impressora e pastas.
00:38: Gerencie o seu e-mail
É fácil deixar a pilha de emails crescer, mas poupe o seu tempo a longo prazo lidando com os e-mails recebidos imediatamente. Faça algo com o e-mail assim que ele chega. Jogue fora o lixo eletrônico, encaminhe para as pessoas apropriadas quando necessário, abra e separe o resto dos emails e arquive quando for o caso. Você pode categorizar seus emails recebidos, dividindo em pastas ou marcadores (no caso do Gmail), um bom exemplo de categorias seriam as de e-mails que precisam ser respondidos imediatamente, e-mails que não são urgentes, publicações/newsletters, e-mails pessoais etc. Se você depende muito da comunicação via e-mail, você deve verificar seu e-mail de tempos em tempos (defina este período de acordo com sua necessidade) e responder imediatamente, se possível. Utilize as pastas na sua caixa de entrada para organizar o seu e-mail, esta é uma dica valiosa, principalmente para buscar um e-mail no futuro.
00:20: Mantenha um sistema de arquivamento de documentos eficiente
Como organizar uma empresa cheia de documentos antigos espalhados pelas salas de trabalho? Os arquivos que você não usa mais, mas pode pode precisar no futuro, devem ser armazenados em caixas apropriadas. Devidamente etiquetadas, as caixas de arquivo podem ser armazenadas em prateleiras, em um armário ou em um centro de armazenamento fora da empresa, para economizar espaço. Saiba o que você pode jogar fora e o que você precisa manter. Jogue fora informações desatualizadas. Mantenha os documentos legais, como contratos, garantias e documentos fiscais. Organize seus arquivos por codificação de cores, em ordem alfabética, ou por tipo de documento. Considere ter gavetas separadas para diferentes áreas de negócio, tais como clientes, finanças e mídia.
00:11 Mantenha um computador organizado
Mantenha o seu computador organizado usando bons softwares, nomeie claramente os arquivos, salve arquivos em pastas apropriadas e crie atalhos realmente úteis no seu desktop. Atalhos devem ser criados para os programas mais utilizados, como o Microsoft Word, Excel, Internet (Google Chrome ou Mozilla Firefox, por favor, não use o Internet Explorer), e-mail e seu banco de dados ou sistema de gestão. Alguns softwares que você pode adquirir são o Microsoft Office (existe uma versão Open Source também, ou a opção gratuita que utilizamos aqui na empresa, o Google Drive), softwares de proteção contra vírus, como o Kaspersky, um banco de dados de gerenciamento de contatos (CRM, como o QuantoSobra, ou planilhas de Excel).
00:03 Esteja sempre medindo o seu tempo
O agendamento é crucial para saber como organizar uma empresa. Tenha um plano diário e cumpra-o. Programe o seu tempo em algum sistema de organização, como um calendário de mesa ou parede, uma agenda, um dispositivo portátil ou um programa de computador (eu, particularmente, utilizo o Google Agenda, que sincroniza entre meu computador e meu celular). Quando entrar em contato com as pessoas, envie um e-mail, informando exatamente o que você precisa para que a pessoa já esteja preparada com as informações quando você telefonar ou ela lhe enviar um e-mail de volta.
Este artigo é uma tradução livre e adaptada do artigo “60-Second Guide to Organizing Your Business“, da Entrepeneur.
