Um dos maiores desafios de micro, pequenas e médias empresas é manter o controle financeiro do negócio, seja por falta de conhecimento ou hábito. Entretanto, sem o acompanhamento das finanças do negócio, dificilmente a organização encontrará o sucesso e, ao contrário, pode acabar enfrentando grandes problemas para se manter funcionando. Para te ajudar a evitar que isso aconteça criamos um guia sobre como fazer uma planilha de controle de gastos.
Com ela em mãos você precisará criar o hábito de utilizá-la diariamente, garantindo que nenhuma informação ficará perdida.
Mesmo que pareça muito trabalho, acredite, essa prática pode livrar sua empresa da falência e ainda contribuir para a solução de uma série de problemas.
Então, mão na massa!
Dica extra: se você quer se livrar das planilhas, a contratação de um sistema de gestão financeira online pode ser a sua salvação!
Como fazer uma planilha de controle de gastos?
A seguir, organizamos o passo a passo de como fazer uma planilha de controle de gastos no Excel. Também é possível adaptar as nossas dicas para a criação de uma planilha no Google Sheets. Confira!
1. Abra um novo documento de planilha
Será necessário ter o Excel instalado no seu computador ou usar o Google Planilhas, que é gratuito.
Clique em abrir um arquivo em branco ou “abrir um novo arquivo”. Dessa forma você terá uma planilha novinha em folha para organizar e preencher.
Aproveite o renomeie o arquivo para “planilha de controle financeiro [nome da sua empresa] [ano de acompanhamento]”.
2. Divida as planilhas em abas
Tanto no Excel como no Google Planilhas é possível criar abas que vão organizar melhor as informações que você precisa inserir no documento.
Nossa sugestão é que crie uma aba para cada mês do ano. Assim poderá fazer uma planilha de controle de gastos que permita uma visão da evolução da sua empresa mês a mês.
Além disso, essa etapa já permite que você distribua gastos fixos que já são previstos para os próximos períodos.
3. Inclua o saldo do mês anterior
Logo no topo da planilha, inclua o saldo do mês anterior, ele será usado para os cálculos que serão realizados.
Se você ainda não começou a preencher sua planilha, apenas deixe reservado um espaço para essa informação.
4. Organize as coluna da planilha
Enquanto a primeira linha da planilha deve ser para o saldo anterior, na segunda, indique os lançamentos.
Logo abaixo dela, você começará a criar as colunas necessárias para fazer uma planilha de controle de gastos eficiente.
Na terceira linha inclua, em cada coluna, um dos termos abaixo:
- Tipo de lançamento (receita ou despesa);
- Categoria do gasto ou da receita. Indique sobre o que se refere ao valor que entrou ou saiu do seu caixa. Por exemplo, vendas, juros, financiamentos, retirada dos sócios, folha de pagamento, aluguel, entre outros;
- Descrição. Você poderá incluir observações como o nome do fornecedor que foi pago, ou o tipo de financiamento, qual imposto e mais. Em caso de vendas informe qual produto foi vendido;
- Valor, o montante em dinheiro que entrou ou saiu do seu caixa;
- Data de pagamento/recebimento; quando o dinheiro entrou ou saiu do caixa;
- Acumulado na data, montante total que permanece no caixa no final do dia.
Observe o exemplo abaixo:
Fonte: Contabilizei
5. Automatize a planilha
Uma das vantagens de usar o Excel e o Google Sheets para fazer uma planilha de controle de gastos é a possibilidade de automatizar algumas funções, como soma, subtração, e outras fórmulas.
Para você aproveitar as vantagens de ter uma planilha que automatiza seus cálculos, indicamos que assista ao vídeo abaixo com as 12 fórmulas mais usadas do Excel. Escolha as que mais se adequam às suas necessidades, insira em sua planilha e comece a usar.
6. Atualize as informações diariamente
A planilha de controle de gastos deve ser usada diariamente por sua equipe. Todas as informações devem ser inseridas imediatamente para que nada seja esquecido.
Manter uma planilha atualizada é fundamental para garantir o controle eficiente do caixa e acompanhamento da saúde financeira da sua empresa.
Em resumo, o passo a passo para fazer uma planilha de controle de gastos inclui:
- Abra um novo documento de planilha
- Divida a planilha em abas
- Inclua o saldo do mês anterior
- Organize as coluna da planilha
- Automatize a planilha
- Atualize as informações diariamente
Uma das formas de tornar o acompanhamento da sua gestão mais eficiente é baixar gratuitamente a planilha de fluxo de caixa pronta da QuantoSobra. Nela você vai acompanhar as entradas e saídas financeiras da sua empresa com facilidade, sem se preocupar em criar uma planilha do zero.
Faça agora o download da planilha de fluxo de caixa e assista o vídeo abaixo para ter as melhores dicas de como usá-la.
Softwares para organizar o controle de gastos e receitas
Sem dúvida, as planilhas ajudam muito na gestão de uma empresa, mas ao mesmo tempo não oferecem tudo o que sua empresa precisa. Para realizar a gestão do negócio podem ser necessárias várias planilhas, cada uma para uma área do negócio, como gestão do fluxo de caixa, controle de estoque, controle de vendas e por aí vai.
Além disso, atualmente, a tecnologia tem evoluído para permitir que as empresas tenham acesso a um volume muito maior de informações, que vão gerar importantes insights e contribuir para a eficiência do negócio.
É por isso que o uso de softwares para gestão financeira tem muitos benefícios a oferecer.
O QuantoSobra é um sistema de gestão completo que torna o dia a dia mais simples, facilita a gestão financeira e garante maior segurança das informações.
A plataforma integra um poderoso conjunto de ferramentas como:
- controle de gastos,
- controle do fluxo de caixa,
- gestão do capital de giro,
- projeção de faturamento,
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- o acompanhamento das movimentações de extratos,
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