Todo empreendedor, seja ele iniciante ou mais experiente, pode se deparar com uma situação em que para e pensa: afinal, como administrar uma microempresa? Você já passou por isso?
Até porque, não importa o porte da companhia, sempre terão dezenas de atividades necessárias no dia a dia. Para complicar ainda mais a situação, muitas delas dependem da boa execução das outras.
Pensando em te ajudar com isso, preparamos um artigo com 12 dicas matadoras para gerir seu empreendimento e 4 dicas extras de como organizar uma microempresa individual. Tudo para você sair do zero e alcançar o sucesso!
Primeiramente, o que é uma microempresa?
Microempresa, como o nome já indica, é uma empresa de porte bem pequeno. Isso significa que:
- o rendimento bruto não ultrapassa os R$ 360 mil por ano;
- a tributação se encaixa nas categorias de: simples nacional, lucro presumido ou lucro real;
- tem até 9 empregados nos ramos de serviços e comércios e até 19 em indústrias.
Deu para entender? Então, continue lendo para ver as principais dicas de como administrar uma microempresa do zero!
>>>> Aproveite e leia: como abrir uma microempresa — passo a passo completo
12 dicas para administrar microempresa começando do zero
Aprender como administrar uma microempresa não precisa ser um pesadelo. Na verdade, seguindo as 12 dicas que trouxemos, você aumentará suas chances de sucesso e poderá alavancar seu negócio.
1. Conheça o nicho
A primeira dica da lista de como administrar uma microempresa partindo do zero é conhecer a fundo o nicho. Em outras palavras, o ramo de atuação. Essa etapa é fundamental, pois permite saber:
- situação do mercado;
- perfil de consumidor;
- infraestrutura necessária;
- fornecedores disponíveis;
- principais concorrentes;
- e muito mais.
Todas essas informações serão usadas nas dicas que mostraremos a seguir. Por isso, não ignore, nem deixe para fazer depois.
2. Ofereça treinamento
Nossa segunda dica é escolher bem e treinar seus colaboradores, visto que ninguém consegue fazer tudo dentro de uma empresa sozinho. Logo, é imprescindível ter pessoas de confiança e capacitadas ao seu redor.
O ideal é investir em um treinamento inicial, que deve ser feito por cada novo contratado e alguns outros ao longo do ano.
Assim, você mantém os colaboradores a par do que acontece na companhia e todos ficam “na mesma página” em relação aos procedimentos padrões.
Ao mesmo tempo, não se esqueça de trabalhar para manter os funcionários em sua empresa, com incentivos e criando um ambiente saudável.
>>>> Confira nosso artigo: formação de equipes – como gerenciar seus colaboradores pela internet
3. Encontre bons fornecedores
Outra dica de ouro da nossa lista de como administrar uma microempresa é encontrar bons fornecedores. Lembre-se: nenhum negócio se mantém funcionando sem mercadorias para comercializar.
Por conta disso, é crucial ter contatos com companhias sérias e que entreguem no prazo. Elas também devem oferecer boas condições de pagamento, especialmente caso você pague tudo em dia e compre em grandes quantidades.
Atenção: evite depender de um único fornecedor, viu? Isso até parece bom no início, já que cria uma relação mais próxima. No entanto, considere que ele pode sair do ramo ou não ter o que você precisa.
Nesses casos, é bom ter um contato de reserva para não ficar sem seu “ganha-pão” e ter problemas com os clientes.
Por fim, nutra uma boa relação com eles. A melhor maneira de fazer isso é não atrasando o pagamento e evitando os pedidos de última hora.
>>>> Não deixe de ver: como captar novos fornecedores para seu negócio
4. Organize o estoque
Nossa quarta dica de como administrar uma microempresa é controlar o estoque. Pense que esse setor é o coração do seu negócio. Por sinal, não existem vendas sem produtos a serem comercializados.
Por esse motivo, não descuide do seu estoque. O ideal é investir em planilhas para acompanhar todas as movimentações e, se possível, delegar o preenchimento diário a uma pessoa só.
5. Não se esqueça do controle de fluxo de caixa
O fluxo de caixa é, basicamente, o controle das entradas e saídas do caixa de uma empresa. Apenas com isso já dá para perceber como ele é relevante para a administração de qualquer negócio, não é?
Sendo assim, mantenha registros e os atualize diariamente. Isso evita perdas de dados que podem ser cruciais mais à frente, o que te poupa de muitas dores de cabeça no futuro.
Não sabe como fazer o controle do fluxo de caixa? Confira este artigo que preparamos para você, que traz um passo a passo completo e fácil de seguir.
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6. Invista em um bom atendimento ao cliente
Um relatório de tendências elaborado pela Zendesk mostrou que:
- 81% dos clientes determinam se comprarão novamente com uma marca com base na qualidade do atendimento ao cliente;
- 70% decidem se vão ou não comprar de acordo com a maneira com a qual foram atendidos;
- 74% perdoariam um erro de uma empresa se forem bem atendidos;
- 76% procurariam um concorrente se tiverem várias experiências ruins.
Trouxemos esses dados para destacar a importância da sexta dica, que é investir em um bom atendimento ao cliente. Isso vai desde treinar os colaboradores, até garantir o uso das ferramentas corretas para otimizar todo o processo.
7. Monte um plano de negócios
Para saber como administrar uma microempresa com eficácia, é essencial montar um bom plano de negócios.
Ou seja, identificar onde sua empresa está no momento e quais são os recursos disponíveis para planejar as próximas ações, com foco em objetivos concretos.
Não sabe como criar um plano de negócios? Assista ao vídeo abaixo com algumas dicas de ouro dadas pela Sanara Fonseca, incluindo o passo a passo desse relatório.
8. Controle as contas
Até aqui, conseguiu assimilar as dicas de como administrar uma microempresa? Então, saiba que a oitava é uma das mais importantes: faça o controle das suas contas.
Essa etapa anda lado a lado com o fluxo de caixa, mas envolve as despesas e os ganhos da companhia. Em outros termos, o que precisa ser pago e o quanto de dinheiro há em caixa.
O ideal é manter todos os dados em uma planilha ou sistema de gestão, incluindo as datas de vencimento de cada conta. Assim, você evita se esquecer de pagar alguma e cair na temida inadimplência.
Para entender melhor os problemas que o descontrole nessa área traz, tire alguns minutos para ler nosso artigo falando sobre os principais riscos da inadimplência para um negócio. É rapidinho!
E mais: nós temos uma planilha gratuita de controle de contas a pagar e receber para te ajudar nesta tarefa. Clique na imagem abaixo para fazer o download!
9. Faça ações de marketing
Você provavelmente já ouviu a frase “quem não é visto, não é lembrado”, não é? Pois saiba que ela também é válida quando falamos em administração de micro e pequenos negócios.
Para entender melhor, tente imaginar como seu cliente saberá que sua empresa existe, se você não está onde ele está.
Podemos afirmar que, caso você não invista em ações de marketing e outras estratégias de divulgação, será difícil que ele te encontre.
Atualmente, a maneira mais fácil de conseguir isso é através das redes sociais. Afinal, todos podem criar perfis gratuitos. Aplicativos de mensagem, como o WhatsApp, também são bastante úteis e, inclusive, podem ser usados para impulsionar as vendas.
10. Não misture finanças pessoais com as da empresa
Sabe qual é um dos principais erros dos microempresários? Retirar dinheiro do caixa da companhia sem considerar as despesas dela ou até mesmo deixar de anotar a saída. Isto é, misturar as finanças pessoais com as da empresa.
Essa atitude costuma destruir todos os esforços da organização financeira, podendo deixar o caixa no vermelho. Em especial, isso pode ser problemático se você trabalha com um sócio, o que ainda por cima gera brigas nas quais todos saem perdendo.
Quer receber dicas de como fazer o controle financeiro do seu negócio? Aperte o PLAY no vídeo a seguir e confira as 5 melhores para otimizar sua gestão!
>>>> Leia mais: gestão financeira para pequenas empresas — as melhores dicas
11. Descubra o diferencial
A penúltima dica de como administrar uma microempresa é descobrir o que seu negócio tem de diferente dos outros do ramo.
Imagine que existem dezenas de outras empresas parecidas apenas na sua cidade. Todas elas prometem benefícios. Porém, para chamar a atenção dos clientes, é imprescindível entregar um pouquinho a mais. É aí que entram seus diferenciais.
Mas, atenção: evite prometer o que não pode cumprir ou exagerar a verdade, viu? Conheça sua companhia e entenda o que consegue ou não fazer. Só assim terá a capacidade de entregar algo realmente diferente.
12. Invista em tecnologia
Por último, mas, nem por isso, menos importante, invista em tecnologia. Atualmente, ela é cada vez mais necessária para quem quer se destacar no mercado e aumentar as vendas.
O melhor é que existem diversas opções de ferramentas e softwares disponíveis. Desde planilhas, como as que você viu em algumas das nossas dicas, até sistemas de gestão que automatizam e otimizam vários dos processos administrativos.
Resumindo, para administrar uma microempresa, é necessário:
- conhecer bem o nicho de atuação;
- treinar os colaboradores;
- encontrar bons fornecedores;
- organizar o estoque;
- controlar o fluxo de caixa;
- atender os clientes bem;
- criar um plano de negócios;
- controlar as contas;
- investir em ações de marketing;
- cuidar das finanças;
- apostar na tecnologia.
4 dicas como organizar uma microempresa individual (MEI)
Agora, se você é MEI, saiba que as dicas acima também servem de manual de como organizar uma microempresa individual.
Porém, como esse tipo de negócio possui características e necessidades próprias, separamos mais 4 dicas de ouro de como administrá-lo.
>>>> Mas, antes, confira: o que é MEI? Descubra tudo sobre microempreendedor individual
1. Saiba com o que irá trabalhar
Caso esteja pensando em se tornar microempreendedor individual, saiba que o primeiro passo para garantir uma boa administração é definir com o que trabalhará. Se será oferecendo um tipo de serviço ou vendendo produtos, de que nicho e assim por diante.
Isso até mesmo ajuda a saber como segmentar seus produtos ou serviços corretamente e como divulgá-los. Portanto, não deixe essa etapa para depois.
2. Analise o mercado
Você já sabe com o que quer trabalhar? Então, é a hora de analisar como está o mercado para essa área. A propósito, não vale a pena investir tempo e dinheiro em algo sem expectativas de retorno.
Dito isso, descubra quem são seus principais concorrentes e veja como eles “estão das pernas”. A intenção é verificar se há oportunidade de crescimento no setor e, principalmente, se você terá público.
3. Tenha um planejamento financeiro
Abrir uma microempresa individual é um grande passo para muita gente que busca independência. Porém, contenha-se para não “colocar o carro na frente dos bois”. Para entender melhor, planeje todas as ações com cuidado antes de colocá-las em prática.
Em especial, redobre a atenção quando se trata de investimentos financeiros. Ao mesmo tempo, tome cuidado para não se perder no meio de tantos números e desbalancear o caixa. No mais, tenha paciência, uma vez que nada cresce do dia para a noite.
4. Mantenha uma reserva de emergência
A última dica é sempre manter uma reserva de emergência, principalmente se a MEI for sua única fonte de renda. Tenha em mente que um determinado mês pode ser muito bom para os negócios e, no seguinte, ter apenas prejuízos.
Logo, ter um “pé de meia” guardado impede que você se desespere e feche sua empresa logo no início.
Use a tecnologia ao seu favor e faça sua empresa decolar
E aí, está preparado para colocar em prática nossas dicas de como administrar uma microempresa? Para complementar, fique ligado no truque extra que separamos para você: invista em um sistema de gestão.
Esse tipo de ferramenta é prático e permite que você:
- controle o caixa e as contas;
- personalize o PDV (ponto de venda);
- crie relatórios de desempenho;
- controle as vendas em cartões;
- emita notas fiscais;
- gerencie as metas.
E acha que tudo isso sai caro? Pois é aí que você se engana. O Awise, por exemplo, é um sistema de gestão gratuito que te oferece todas as funcionalidades citadas acima e muitas outras.
Aproveite para fazer um teste e confira na prática tudo o que ele pode te entregar!
