Um bom modelo de carta de cobrança pode ser a solução para aquela situação embaraçosa de lembrar a um cliente que ele acabou deixando o pagamento de alguma parcela em aberto.
Levando em conta que, nem sempre essa falta de pagamento ocorre por falta de dinheiro mas, sim, por algum imprevisto ou esquecimento, uma carta de cobrança é uma maneira sensata e não vexatória de lembrar ele desse compromisso e manter a saúde do seu fluxo de caixa.
O dia a dia de todo mundo é bastante corrido atualmente. As pessoas correm de casa para o serviço, do serviço para o supermercado e do supermercado para casa e, muitas vezes acabam não se dando conta de que alguma fatura ou boleto ficou para trás.
Por esta razão, os empresários têm de ser compreensivos. Nem sempre é má vontade do cliente. É claro que também existem os casos em que a inadimplência se estende por muito tempo e fica claro que o cliente não tem interesse em fazer o pagamento em atraso.
Neste caso, uma carta de cobrança também pode ser a solução, uma vez que, de acordo com o tom usado, o empresário pode sugerir o que vai ser feito como negociação para o caso.
Como você vai ver ao longo deste artigo, o tom de voz usado na carta de cobrança tem tudo a ver com os resultados. Além disso, o tom usado tem que ser escolhido com muito cuidado, uma vez que esta carta de cobrança não pode fazer o cliente se sentir vexado, humilhado, coagido ou ameaçado.
Você também vai ver que existe até um artigo no Código de Defesa do Consumidor que orienta o modo com que devem ser feitas cobranças do tipo, de modo que elas não lesem o consumidor. Antes, vamos entender um pouco mais sobre esse método.
O que é carta de cobrança
A carta de cobrança é uma ferramenta estratégica para ajudar os empresários a lidarem com a inadimplência. Ela é composta, basicamente, de um aviso a respeito de algum débito que ficou em aberto junto à empresa em algum período. Dependendo do caso, ela também pode alertar o cliente sobre o risco de o CPF dele ser cadastrado nos órgãos de proteção ao crédito ou da possibilidade de uma cobrança judicial.
Por que usar uma carta de cobrança
A carta de cobrança costuma ser o método de cobrança mais utilizado por ele ser impresso em papel e enviado pelo correio. Isso faz com que o cliente que vai receber esta mensagem fixe ela na cabeça de maneira mais fácil, uma vez que ele tem contato com a carta quando ela é entregue, quando lê ela e, em todos os momentos do dia em que coloca os olhos nela.
Se a cobrança fosse feita por e-mail ou por um telefonema, por exemplo, a mensagem permaneceria na cabeça do cliente por menos tempo, uma vez que ele lê o e-mail ou escuta o telefonema e, logo depois se entretém novamente com as diversas tarefas do seu dia a dia.
Por essa série de fatores, é muito mais simples e efetivo possuir diversos modelos de carta de cobrança à sua disposição, de modo que você tenha uma para cada tipo de situação e, não perca tempo redigindo uma por uma.
Além disso, possuir modelos diferentes de cartas de cobrança permite que o empresário não perca um tempo útil fazendo essa tarefa que pode ser automatizada, ou mesmo, permite que ele não precise deslocar alguém de sua equipe para se dedicar integralmente somente a essa tarefa.
Cuidados na hora de criar uma carta de cobrança
Como você deve saber, existem casos e casos e clientes e clientes. Nunca é possível tratar todos da mesma forma. Isso se aplica também aos momentos em que é necessário fazer algum tipo de cobrança.
Cobrar um cliente é diferente de cobrar uma empresa. O tom é diferente, a linguagem, é diferente e até mesmo, a abordagem é diferente. Essa mesma variação ocorre de cliente para cliente.
Com toda a certeza você vai cobrar um cliente que compra em sua empresa há 20 anos de uma maneira bem mais amena do que um cliente que fez apenas uma compra lá.
Isso porque, existe muita coisa em jogo nisso tudo. Se você cobrar esse seu cliente antigo de uma forma mais abrupta, ele, além de ficar chateado, pode não comprar nunca mais no seu negócio.
Isso sem contar o risco de ele se sentir intimidado com a sua carta e recorrer à justiça em função disso. Você deve se lembrar que a sua forma de se comunicar, tanto com seus clientes quanto com seus funcionários deve estar em sintonia com a missão, visão e valores da sua empresa.
Recomendamos que você tenha muito bem definida a linguagem e a forma de comunicação da sua empresa, tanto interna quanto externamente, como ensinamos neste artigo sobre plano de marketing e neste, sobre plano de negócios.
Além de tudo isso, na hora de criar ou baixar um modelo de carta de cobrança, o ideal é que a sua linguagem, tom e abordagem estejam de acordo com o estabelecido pelo Código de Defesa do Consumidor, que no Art: 42 diz que:
Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.
Essa definição não vale somente para a composição da carta de cobrança mas, também, para o envelope que você vai usar na hora de mandar essa correspondência para o seu cliente.
Você deve enviar esta carta em um envelope neutro, que pode até indicar o nome da sua empresa, mas nunca, o objetivo da carta. Você deve se lembrar que o carteiro que vai entregar esta correspondência vai poder ver este envelope, assim como algum vizinho, ou mesmo, algum parente de seu cliente.
Modelo de carta de cobrança amigável
O modelo de carta de cobrança amigável ou carta de cobrança suave, como também é conhecido, é o modelo mais procurado, justamente pelos fatores que citamos acima: é necessário ter uma linguagem amigável com o cliente inadimplente.
Isso, além de fazer com que ele tenha mais vontade de passar na sua empresa e efetuar o pagamento dos valores em atraso, ainda pode fidelizar ele mais ainda, afinal, ele foi tratado com respeito até mesmo no momento de uma cobrança.
No final do texto, você vai encontrar o link para baixar diversos modelos de carta de cobrança, incluindo o modelo de carta de cobrança suave.
Cobrança extrajudicial ou no cartório
O gerenciamento financeiro do seu negócio não é brinquedo. É muito correto que você leve ele à sério. Manter o controle de suas contas e pagar e contas a receber é essencial para a saúde a para a sobrevivência da sua empresa.
Em função disso, não é aceitável que você deixe para trás pagamentos que você deve receber – justamente – pelas mercadorias que vendeu.
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Por isso, embora fazer uma cobrança seja um processo bastante desgastante e desconfortável, você não pode abrir mão de receber o que é justo pelos seus serviços e vendas.
Apesar disso, existem clientes que não efetuam o pagamento de suas faturas em atraso nem após receberem várias cartas. É aí que entram as cartas de cobrança extrajudicial ou no cartório.
É claro que, mesmo neste momento, a educação, o decoro e o respeito são necessários. Mas, é através destas cartas que você vai fazer o aviso de que, caso os pagamentos em atraso não sejam quitados até uma data específica, a cobrança pode acontecer judicialmente ou por meio do cartório.
Note que isso deve ser um aviso e, nunca uma ameaça.
Que dados colocar neste documento?
A resposta para esta pergunta também pode ser encontrada no Código de Defesa do Consumidor.
Ainda no Artigo 42, o código especifica que na carta de cobrança deve conter:
- Nome do Cliente
- Endereço
- CPF ou CNPJ
- Dados da Dívida:
- Mercadoria ou serviço adquirido
- Saldo da Dívida
- Prazo para regularização ou aviso do ajuizamento
- Número do Contrato
- Contato para possíveis negociação
Voltamos a reforçar: muito cuidado com o tom que você vai escrever esta carta. E, como dissemos, caso você não queira escrever, basta baixar gratuitamente os nossos modelos prontos no final do texto.
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