Uma empresa exige a execução de diversas atividades para se manter funcionando. Uma das mais fundamentais é o cadastro de produtos. Afinal, qualquer negócio depende das vendas para sobreviver e, portanto, é necessário saber o que você está comercializando.
Sim, esse processo influencia em todos os setores, inclusive no financeiro. Para entender melhor, imagine que uma companhia é como uma máquina com várias engrenagens. Cada uma funciona individualmente. Contudo, se uma delas apresentar um mau funcionamento, todo o empreendimento sofre.
Aliás, preparamos este artigo para te ajudar nisso. Nele, você verá não apenas o que é, para que serve e quais as principais vantagens, mas também aprenderá como fazer um cadastro de produtos partindo do zero.
Confira e veja como aprimorar a sua gestão!
O que é um cadastro de produtos?
O cadastro de produtos é uma estratégia de classificar, catalogar e organizar todas as mercadorias disponíveis na loja, em um sistema de fácil acesso. Nele, são reunidas as informações essenciais sobre um item, que receberá um código para facilitar a busca e identificação.
Para compreender melhor, veja um exemplo: quando você vai ao supermercado, a pessoa do caixa apenas escaneia o código de barras do produto, certo? Pois bem, isso é possível graças ao sistema que cadastra as mercadorias em um banco de dados.
Com isso, não é necessário digitar os códigos um por um, o que agiliza todo o percurso até a finalização da venda.
Qual a importância do cadastro de produtos?
Agora que você já sabe o que é um cadastro de produtos, falaremos sobre a importância desse procedimento para empresas que sobrevivem da venda de mercadorias.
Em primeiro lugar, isso é imprescindível pois permite que você tenha uma base de dados sólida e organizada. Dessa forma, cai drasticamente a possibilidade de ter algum erro no sistema, como vender uma mercadoria por um preço errado.
Além do mais, cadastrar seus produtos te dá informações indispensáveis sobre o ciclo de venda. No fim das contas, você estará sempre revisando-o.
Pensando por esse lado, pode-se saber o que vende mais e em qual época, o que vende menos, qual item precisa de um estoque maior e assim por diante.
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4 vantagens que fazer o cadastro de produtos traz para seu negócio
Deu para perceber qual a importância do cadastro de produtos? De fato, esse método é essencial para a saúde e organização do negócio, trazendo inúmeras vantagens.
A seguir, nós separamos algumas das principais. São elas:
1. Reduz os riscos
Um dos principais benefícios de fazer o cadastro de produtos é a redução de riscos. Isso inclui:
- ficar sem um item em estoque;
- comprar uma grande quantidade de uma mercadoria que não vende bem;
- perder dinheiro por informar um preço errado ao cliente;
- e muitos outros.
>>>> Leia mais: como calcular o estoque de segurança? O que é e quais os benefícios na prática?
2. Promove um aumento das vendas
Essa vantagem é sentida especialmente na loja online. Até porque, é uma péssima experiência adquirir um item pela internet e, quando finalizar a compra, ser informado que ele está em falta, não é?
Isso pode fazer com que o consumidor deixe de comprar com você e passe a falar mal do empreendimento para amigos e familiares.
Sendo assim, ter um cadastro de produtos completo e de fácil acesso é uma forma de promover um aumento nas suas vendas.
>>>> Leia também: técnicas de venda – conheça as melhores dicas para vender mais
3. Aprimora a experiência do cliente
Sim, ter um cadastro completo pode aperfeiçoar a experiência do seu cliente. Em lojas físicas, isso ocorre porque a tática agiliza o tempo no caixa e permite que seus vendedores encontrem um item no estoque mais rapidamente, por exemplo.
Já em lojas virtuais, o cadastro entrega ao consumidor tudo o que necessita saber sobre a mercadoria. Logo, ele não tem que estender o processo de decisão, tendo que falar com alguém do suporte, só para exemplificar.
4. Otimiza a organização do estoque
O estoque é o coração de uma loja e, como tal, deve estar bem organizado. Nesse sentido, cadastrar os produtos te mostra exatamente o que está disponível e em quais quantidades.
Dessa maneira, você consegue programar com antecedência os pedidos aos fornecedores, as promoções de queima de estoque e até criar uma boa estratégia de giro de estoque.
>>>> Leia mais: como fazer o controle de estoque – passo a passo + planilha grátis
Como fazer um cadastro de produtos do zero? Checklist com 5 passos
Fazer o cadastro de produtos da sua empresa não necessariamente é uma tarefa complicada. Na verdade, essa tática é mais simples do que parece. Entretanto, fique atento para evitar erros e garantir que o resultado poderá ser acessado facilmente por todos.
Dito isso, confira um checklist com os 5 passos para cadastrar uma mercadoria do zero.
1. Escolha a ferramenta mais adequada
O primeiro item do checklist do cadastro de produtos é escolher a ferramenta certa. Isso porque ela torna possível automatizar todo o procedimento.
Se você tem uma loja de grande porte, são muitas mercadorias, tornando o trabalho manual bem mais trabalhoso. Além disso, um bom software permite que você integre todas as informações.
Ou seja, pode-se colocar a informação apenas uma vez e todos os setores terão acesso imediatamente. Legal, não é?
Por isso, analise com cuidado as opções disponíveis e escolha a que corresponde às suas demandas e cabe no seu bolso. Um bom exemplo é o software Awise, que possui plano gratuito e é bem completo.
Quer saber como isso funciona? Então, aperte o play neste vídeo e veja o passo a passo de como fazer o cadastro de produtos no Awise!
2. Defina a metodologia a ser usada
O segundo passo é definir a metodologia ou o sistema que você usará ao cadastrar os produtos. Basicamente, é o momento de decidir como o cadastro será feito, para garantir que tudo sairá como o planejado.
Até porque não adianta colocar todas as mercadorias no sistema e não separá-las em categorias, pois isso gerará confusão e mais trabalho no futuro.
Em paralelo, é crucial destacar que não existe uma ordem mais ou menos adequada do que a outra. O que definirá se ela é boa ou não é a aplicabilidade. Em vista disso, você pode escolher categorizar seus produtos por:
- tipo;
- tamanho;
- material do qual eles são feitos;
- fornecedor;
- etc.
3. Separe os produtos por categorias
Após escolher a lógica que usará ao cadastrar os produtos da sua companhia, comece separando-os por categorias.
Lembre-se de tomar bastante cuidado para não colocar nada no lugar errado, pois isso poderá causar problemas na hora de procurar a mercadoria. Uma boa dica para garantir a organização é usar as palavras-chave.
Por exemplo, imagine que você tem uma loja de móveis. Uma palavra-chave poderia ser estofado ou sala de estar, podendo combinar várias delas para deixar a pesquisa no sistema ainda mais precisa.
Como complemento, aproveite para adicionar fotos, pois isso facilita bastante a vida dos colaboradores ou clientes, caso você tenha uma loja online.
4. Defina quais informações são necessárias
O próximo passo do percurso é definir quais informações aparecerão no cadastro dos seus produtos. Aqui, é indispensável identificar todos os dados fundamentais para facilitar a categorização e busca.
Não existe uma lista fixa do que colocar, visto que depende bastante do estabelecimento que você possui. Todavia, existem algumas informações básicas:
- nome do produto;
- marca, caso tenha;
- pequena descrição, especialmente se você trabalha com e-commerce;
- quantidade de cada mercadoria que está disponível no estoque;
- preço;
- data de validade, em especialmente para alimentos que devem ser vendidos no prazo seguro para consumo;
- código de barras;
- fotos.
Em alguns casos, você pode adicionar informações extras, como o desconto para um número específico de mercadorias ou forma de pagamento.
5. Atualize o cadastro com frequência
Por último, mas não menos importante, crie uma rotina para manter o cadastro sempre atualizado. Para entender a necessidade disso, imagine que você cadastrou todas as mercadorias da loja na primeira semana do mês, que é quando recebe novas peças do fornecedor.
Na segunda semana, você vendeu todo o estoque de camisas brancas. Porém, esqueceu de atualizar. Isso causa problemas tanto para a equipe que vai procurar no estoque e não encontrar nada, quanto para o cliente do e-commerce, pois achava que ia achar o que buscava.
Nessa perspectiva, você pode perder a venda e, ainda, a confiança do seu consumidor.
Outro exemplo: achar que tem a mercadoria em estoque e não pedir uma nova encomenda com seu fornecedor. Isso, por sua vez, causa a falta do produto e, consequentemente, a perda de dinheiro.
Em outras palavras, o ideal é que você defina um dia específico para fazer todo esse processo e da utilize um sistema que automatiza a maior parte das funções. Por conseguinte, você não perde tempo e fica sempre atualizado.
Como padronizar o cadastro de produtos no seu negócio?
Ao começar a cadastrar as mercadorias em um sistema, é crucial manter uma ordem. Então, como padronizar o cadastro de produtos? Você pode se perguntar.
Bem, o primeiro passo é, como já falamos, definir uma metodologia para a estratégia e quais informações relevantes para o estabelecimento. Outra maneira é indicar uma única pessoa para colocar os itens no sistema.
Assim, você evita a falta de comunicação, a duplicação de mercadorias ou até mesmo o preenchimento errado.
Por fim, lembramos que o ideal é utilizar um sistema que automatize as ações. Inclusive, a maioria já possui um layout específico para essa ação, o que ajuda bastante na hora de garantir que tudo seguirá um padrão de qualidade.
Qual é o melhor programa para cadastrar produtos?
Depois que você aprendeu o que é e como fazer, pode se perguntar: qual é o melhor sistema para cadastrar produtos? A resposta para essa pergunta é: o que se encaixa na sua realidade.
Em geral, a ferramenta deve caber no seu bolso e oferecer tudo o que você necessita para fazer um cadastro de produtos completo. Um bom exemplo disso é o sistema de gestão Awise, que é gratuito e possibilita o cadastro automático dos itens.
E não para por aí, porque o Awise possui diversas outras funcionalidades, como gestão fiscal, financeira e de estoque. Faça um teste grátis e confira na prática o que ele pode fazer pelo seu negócio.
